Từ ngày 1/7/2026, hóa đơn điện tử sai mã số thuế người mua được xử lý thế nào? Tìm hiểu quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC về lựa chọn hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và các trường hợp đặc biệt.
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập bị sai mã số thuế người mua, doanh nghiệp cần xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử để bảo đảm thông tin kê khai và hạch toán chính xác.
Từ ngày 1/7/2026, theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với hóa đơn điện tử sai mã số thuế người mua, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc thù chỉ được áp dụng một phương thức xử lý nhất định.
1. Hóa đơn điện tử sai mã số thuế người mua phải điều chỉnh hay thay thế?
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế, người bán có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý:
Lập hóa đơn điều chỉnh: Dùng hóa đơn mới để điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã lập sai.
Lập hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Đối với hóa đơn thay thế, hóa đơn mới phải thể hiện dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó gửi cho người mua nếu sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế; hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã để chuyển cho người mua nếu sử dụng hóa đơn có mã.
Lưu ý: Không phải mọi hóa đơn sai sót đều được tự do lựa chọn giữa điều chỉnh và thay thế. Người bán cần kiểm tra loại hóa đơn và trường hợp sai sót cụ thể trước khi xử lý.
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ ngày 1/7/2026
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được phân thành các trường hợp chính sau:
Trường hợp 1: Sai thông tin nhưng không ảnh hưởng đến các nội dung trọng yếu
Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán:
Thông báo cho người mua về hóa đơn đã lập sai.
Không phải lập lại hóa đơn.
Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo quy định.
Trường hợp 2: Sai mã số thuế hoặc nội dung quan trọng khác
Nếu hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách hoặc chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp quy định, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Trước khi thực hiện, cần lưu ý:
Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình nếu có.
Văn bản thỏa thuận phải được lưu giữ để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Một số trường hợp được miễn lập văn bản thỏa thuận theo quy định, chẳng hạn các trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn theo bảng tổng hợp hoặc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số thuộc phạm vi áp dụng.
Trường hợp 3: Hóa đơn thuộc diện chỉ được áp dụng một phương thức
Một số trường hợp đặc thù không được tùy ý lựa chọn giữa điều chỉnh và thay thế:
Chỉ lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bị sai; hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng bị sai, trừ trường hợp ngoại lệ theo quy định.
Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh: Một số trường hợp đặc thù được quy định riêng, chẳng hạn hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn bị sai.
Ngoài ra, nếu hóa đơn đã được xử lý bằng phương thức điều chỉnh hoặc thay thế mà sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo phương thức đã áp dụng lần đầu, theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
3. Có được gộp nhiều hóa đơn sai của cùng một người mua để điều chỉnh hoặc thay thế không?
Có, trong trường hợp đáp ứng điều kiện theo quy định.
Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn của cùng một người mua với cùng thông tin sai về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong tháng.
Khi thực hiện, người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT, Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng trước khi gộp, bảo đảm các hóa đơn thuộc đúng trường hợp được phép xử lý chung và bảng kê thể hiện đầy đủ thông tin liên quan.
4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xử lý hóa đơn sai mã số thuế?
Để hạn chế sai sót trong quá trình điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
Kiểm tra nội dung sai: Xác định sai mã số thuế hay chỉ sai tên, địa chỉ hoặc nội dung khác.
Xác định loại hóa đơn: Kiểm tra hóa đơn có mã, không có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền để áp dụng đúng cách xử lý.
Trao đổi với người mua: Thực hiện thông báo hoặc lập văn bản thỏa thuận khi thuộc trường hợp bắt buộc.
Lập hóa đơn đúng quy định: Ghi đầy đủ thông tin tham chiếu hóa đơn gốc và nội dung điều chỉnh hoặc thay thế.
Lưu hồ sơ: Lưu hóa đơn đã lập sai, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, văn bản thỏa thuận và bảng kê liên quan nếu có.
Kết luận
Từ ngày 1/7/2026, khi hóa đơn điện tử sai mã số thuế người mua, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tuy nhiên, cần kiểm tra các trường hợp đặc thù chỉ được áp dụng một phương thức và thực hiện đúng yêu cầu về thông báo, thỏa thuận, ký số và lưu trữ hồ sơ.
Doanh nghiệp nên rà soát kỹ nội dung sai và loại hóa đơn trước khi xử lý để hạn chế rủi ro khi kê khai thuế và đối chiếu dữ liệu hóa đơn.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
