Doanh nghiệp mua quà tặng khách hàng, đối tác nhân dịp 20/10 cần lưu ý quy định về lập hóa đơn điện tử, nội dung hóa đơn và các trường hợp ngoại lệ theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp mua quà tặng khách hàng, đối tác dịp 20/10 có phải xuất hóa đơn không?
Dịp 20/10, nhiều doanh nghiệp mua hoa, mỹ phẩm, giỏ quà hoặc các sản phẩm khác để tặng khách hàng và đối tác nữ. Một trong những vấn đề kế toán cần quan tâm là việc lập hóa đơn khi mua quà và khi xuất quà tặng.
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, khuyến mại và tiêu dùng nội bộ, trừ các trường hợp được quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Như vậy, doanh nghiệp cần phân biệt hai nghiệp vụ:
Khi mua quà: Doanh nghiệp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp theo giao dịch mua hàng thực tế.
Khi tặng quà khách hàng, đối tác: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa biếu, tặng theo quy định, trừ trường hợp thuộc diện ngoại lệ.
Việc quà tặng không thu tiền không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được bỏ qua nghĩa vụ lập hóa đơn.
Hóa đơn quà tặng cần có những nội dung gì?
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn cần thể hiện các nội dung theo quy định, bao gồm:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số và số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Thông tin người mua theo quy định.
Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
Thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT), tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán theo quy định.
Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số và các nội dung liên quan khác nếu có.
Một số trường hợp được áp dụng quy định riêng về nội dung hóa đơn. Doanh nghiệp cần đối chiếu tình huống thực tế với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và phụ lục kèm theo để xác định các chỉ tiêu bắt buộc.
Giá tính thuế GTGT đối với quà tặng được xác định như thế nào?
Bên cạnh việc lập hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý cách xác định giá tính thuế GTGT của hàng hóa đem biếu, tặng.
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho về nguyên tắc là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định ghi giá tính thuế bằng 0 chỉ vì quà tặng không thu tiền. Kế toán cần xác định đúng bản chất giao dịch và quy định thuế áp dụng để lập hóa đơn, kê khai thuế phù hợp.
Những trường hợp nào không phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 7. Các trường hợp này bao gồm một số giao dịch, hoạt động đặc thù được quy định cụ thể, chẳng hạn như một số trường hợp điều chuyển tài sản nội bộ hoặc cho mượn máy móc, thiết bị đáp ứng điều kiện luật định.
Tuy nhiên, việc doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng, đối tác không tự động thuộc diện được miễn lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất giao dịch và đối chiếu đầy đủ điều kiện của trường hợp ngoại lệ trước khi quyết định không lập hóa đơn.
Kế toán cần lưu ý gì khi hạch toán quà tặng khách hàng, đối tác?
Để hồ sơ kế toán rõ ràng và thuận tiện khi kiểm tra, doanh nghiệp nên lưu giữ các chứng từ liên quan đến việc mua và tặng quà, gồm:
Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp.
Chứng từ thanh toán và hồ sơ mua hàng theo quy định.
Kế hoạch, quyết định hoặc phê duyệt chương trình tặng quà.
Danh sách người nhận quà, biên bản bàn giao hoặc tài liệu xác nhận việc tặng quà phù hợp với thực tế.
Hóa đơn điện tử lập khi xuất quà tặng và các chứng từ kế toán liên quan.
Đồng thời, doanh nghiệp cần xem xét riêng điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Việc có hóa đơn mua quà chưa đồng nghĩa với việc mọi khoản chi đều đương nhiên được chấp nhận về thuế.
Kết luận
Doanh nghiệp mua quà tặng khách hàng, đối tác dịp 20/10 cần lưu ý nghĩa vụ hóa đơn ở cả khâu mua hàng và khâu xuất quà biếu, tặng. Theo quy định được đề cập tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hàng hóa dùng để biếu, tặng về nguyên tắc vẫn phải lập hóa đơn điện tử, trừ trường hợp thuộc diện ngoại lệ.
Kế toán cần xác định đúng giá tính thuế GTGT, lập hóa đơn với nội dung phù hợp và lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh việc mua, tặng quà để phục vụ công tác kê khai thuế và quyết toán thuế của doanh nghiệp.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
