File mẫu biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn có sai sót theo Thông tư 91/2026

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán cần xác định cách xử lý phù hợp theo quy định trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Trong một số trường hợp, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.

Bài viết dưới đây tổng hợp các điểm cần lưu ý và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuận tiện áp dụng.

1. Có mẫu biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo Thông tư 91/2026 không?

Theo điểm b.2 khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán thực hiện xử lý theo quy định. Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.

Hiện chưa có mẫu biên bản thống nhất bắt buộc áp dụng cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp có thể tham khảo và xây dựng mẫu phù hợp với giao dịch thực tế, bảo đảm thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết.

Có thể tham khảo hai mẫu sau:

• Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử: dùng làm căn cứ ghi nhận nội dung sai và thống nhất việc xử lý giữa hai bên.

• Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử: dùng để ghi nhận sai sót và thống nhất việc lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập sai.

Khi soạn biên bản, nên thể hiện rõ thông tin bên bán, bên mua, thông tin hóa đơn gốc, nội dung sai sót, nội dung hai bên thống nhất xử lý, ngày lập và chữ ký của người đại diện có thẩm quyền.

2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn?

Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với trường hợp xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai, việc lập văn bản thỏa thuận phụ thuộc vào đối tượng mua hàng và trường hợp giao dịch.

Cụ thể:

• Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

• Người mua là cá nhân: người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.

• Trường hợp được miễn lập văn bản thỏa thuận: bao gồm một số trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn theo bảng tổng hợp dữ liệu, chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác theo quy định.

Văn bản thỏa thuận phải được lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

3. Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế?

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với phần lớn trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc thù chỉ áp dụng một hình thức nhất định.

Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh

Một số trường hợp cần lưu ý gồm:

• Hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn nhưng có sai sót: thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

• Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua: người bán lập hóa đơn điều chỉnh; trường hợp các bên có thỏa thuận, người mua có thể lập hóa đơn điện tử trả lại hàng theo quy định.

• Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản giảm thu thuộc trường hợp được quy định: lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ số tiền và lý do.

• Một số trường hợp đặc thù khác được quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Đối với nội dung giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, điều chỉnh tăng phải ghi số dương, điều chỉnh giảm phải ghi số âm, phù hợp với thực tế điều chỉnh.

Trường hợp lập hóa đơn thay thế

Một số trường hợp đặc thù phải lập hóa đơn thay thế gồm:

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã lập sai, trừ trường hợp ngoại lệ được quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10.

• Hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đã lập sai, trừ trường hợp ngoại lệ được quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10.

Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ thể hiện việc thay thế hóa đơn cũ, kèm mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày, tháng, năm của hóa đơn được thay thế theo quy định.

Lưu ý khi xử lý sai sót nhiều lần

Nếu hóa đơn điện tử đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức đã áp dụng ở lần đầu, theo khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

4. Lưu ý khi lập biên bản và xử lý hóa đơn sai sót

Để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên lưu ý:

• Kiểm tra kỹ hóa đơn gốc, xác định chính xác nội dung sai trước khi lập biên bản.

• Ghi rõ nội dung sai sót và cách xử lý mà hai bên thống nhất.

• Xác định đúng trường hợp được lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế, tránh áp dụng sai hình thức.

• Lưu giữ biên bản, văn bản thỏa thuận và hồ sơ liên quan để phục vụ việc đối chiếu, giải trình khi cần.

• Kiểm tra các yêu cầu về nội dung, ký số và gửi hóa đơn sau khi xử lý theo quy định hiện hành.

Trường hợp trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong tháng và đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT, Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu đáp ứng điều kiện quy định.

Kết luận

Biên bản điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn là tài liệu giúp các bên ghi nhận sai sót và thống nhất phương án xử lý trong những trường hợp pháp luật yêu cầu. Trước khi lập hóa đơn mới, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng mua hàng, trường hợp được miễn lập văn bản thỏa thuận và hình thức xử lý hóa đơn phù hợp.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.