Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã phải đáp ứng đầy đủ nội dung, đúng định dạng, khớp thông tin đăng ký và không thuộc trường hợp bị ngừng sử dụng. Tìm hiểu các điều kiện cấp mã và cách xử lý khi hóa đơn điện tử có mã được lập sai.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải đáp ứng các điều kiện về nội dung, định dạng và thông tin đăng ký trước khi được cấp mã. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn cũng không được thuộc trường hợp bị ngừng sử dụng theo quy định. Do đó, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần kiểm tra thông tin trước khi gửi hóa đơn đến cơ quan thuế.
1. Bốn điều kiện để hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã
Căn cứ khoản 2 Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Thứ nhất, có đầy đủ nội dung theo quy định.
Hóa đơn phải bảo đảm các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Số hóa đơn.
Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
Thông tin người mua theo quy định, gồm tên, địa chỉ và mã số thuế hoặc thông tin định danh tương ứng tùy trường hợp.
Thông tin hàng hóa, dịch vụ như tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất và tiền thuế GTGT theo quy định.
Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua theo trường hợp áp dụng.
Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
Phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan khác nếu có.
Một số trường hợp hóa đơn được phép không có đầy đủ một hoặc một số nội dung theo quy định riêng. Vì vậy, khi kiểm tra hóa đơn, cần đối chiếu cả loại hóa đơn và trường hợp giao dịch cụ thể.
Thứ hai, đúng định dạng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn phải tuân thủ định dạng theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trong đó có quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người lập hóa đơn cần kiểm tra cấu trúc dữ liệu và định dạng trước khi gửi cơ quan thuế.
Thứ ba, đúng thông tin đăng ký.
Thông tin trên hóa đơn phải phù hợp với thông tin đăng ký theo quy định. Người bán nên rà soát thông tin định danh, mã số thuế và các dữ liệu liên quan để hạn chế sai sót trong quá trình cấp mã.
Thứ tư, không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
Hóa đơn không được thuộc trường hợp ngừng sử dụng theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Sau khi đáp ứng các điều kiện trên, hệ thống cấp mã hóa đơn của Cục Thuế tự động thực hiện cấp mã và gửi kết quả cho người gửi.
2. Ngừng sử dụng hóa đơn có phải là biện pháp cưỡng chế thuế không?
Có. Theo khoản 1 Điều 49 Luật Quản lý thuế năm 2025, ngừng sử dụng hóa đơn là một trong những biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế.
Tuy nhiên, cần phân biệt việc ngừng sử dụng hóa đơn với việc hóa đơn không được cấp mã do chưa đáp ứng điều kiện kỹ thuật hoặc thông tin. Đây là những tình huống khác nhau và cần được xử lý theo căn cứ pháp lý tương ứng.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nên thường xuyên kiểm tra tình trạng sử dụng hóa đơn, thông tin đăng ký thuế và các thông báo từ cơ quan thuế để chủ động khắc phục khi có vấn đề phát sinh.
3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai thì xử lý thế nào?
Cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai trên hóa đơn. Theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có thể phân biệt hai nhóm trường hợp chính:
Trường hợp 1: Sai sót không thuộc nhóm phải điều chỉnh hoặc thay thế.
Nếu hóa đơn sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai các thông tin trọng yếu theo quy định, như mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thực hiện:
Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.
Gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Không phải lập lại hóa đơn trong trường hợp này.
Cần đối chiếu đầy đủ điều kiện của quy định trước khi áp dụng cách xử lý này.
Trường hợp 2: Sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Nếu hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng hóa hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác không thuộc trường hợp được xử lý theo cách trên, người bán có thể lựa chọn:
Lập hóa đơn điều chỉnh: Trên hóa đơn phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Lập hóa đơn thay thế: Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế rồi gửi cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, người bán cần thực hiện thủ tục thông báo hoặc lập văn bản thỏa thuận với người mua theo đúng trường hợp áp dụng. Một số trường hợp được quy định riêng không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận.
4. Lưu ý để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn điện tử
Để hạn chế việc hóa đơn bị từ chối cấp mã hoặc phải xử lý lại, người bán nên thực hiện các bước sau:
Kiểm tra thông tin người bán và người mua trước khi lập hóa đơn.
Đối chiếu tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất và tiền thuế với chứng từ liên quan.
Sử dụng phần mềm đáp ứng định dạng hóa đơn điện tử theo quy định.
Kiểm tra tình trạng được phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Lưu giữ hóa đơn, thông báo và hồ sơ điều chỉnh hoặc thay thế để phục vụ đối chiếu khi cần.
Kết luận
Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã phải đáp ứng bốn điều kiện chính: đầy đủ nội dung, đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng. Khi phát hiện hóa đơn lập sai, người bán cần xác định đúng loại sai sót để lựa chọn thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định hiện hành.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
