Hóa đơn ghi sai hình thức thanh toán có cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không?

1. Hóa đơn ghi sai hình thức thanh toán có cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không?

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hình thức thanh toán không thuộc nhóm nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử.

Căn cứ khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trường hợp hóa đơn chỉ ghi sai hình thức thanh toán, nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa thì người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Trong trường hợp này, người bán thực hiện các việc sau:

• Thông báo cho người mua biết hóa đơn đã lập có sai sót.

• Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.

• Lưu giữ hồ sơ liên quan để phục vụ việc đối chiếu, giải trình khi cần thiết.

Như vậy, nếu hóa đơn chỉ sai hình thức thanh toán và không có sai sót khác thuộc trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế, người bán không cần lập lại hóa đơn chỉ vì nội dung này.

2. Những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có các nội dung theo quy định, bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

• Số hóa đơn.

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.

• Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua theo trường hợp áp dụng.

• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT; thuế suất; tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.

• Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua theo quy định. Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận.

• Thời điểm lập hóa đơn.

• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.

• Các nội dung khác như phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và thông tin liên quan nếu có.

Do hình thức thanh toán không thuộc danh mục nội dung bắt buộc nêu trên, việc ghi sai nội dung này không đồng nghĩa với việc hóa đơn phải được lập điều chỉnh hoặc thay thế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra các nội dung bắt buộc khác để xác định hóa đơn có phát sinh sai sót cần xử lý hay không.

3. Trường hợp nào phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế?

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót phụ thuộc vào nội dung sai sót cụ thể.

Trường hợp 1: Sai sót không thuộc nhóm nội dung phải điều chỉnh hoặc thay thế

Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thông báo cho người mua và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT; không phải lập lại hóa đơn.

Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung thuộc trường hợp phải xử lý

Nếu hóa đơn sai mã số thuế; tên hàng hóa hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp quy định, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn phải thể hiện nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

• Lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn mới phải thể hiện nội dung “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Do đó, trước khi xử lý hóa đơn sai sót, kế toán cần xác định chính xác nội dung nào bị sai và đối chiếu với quy định hiện hành, tránh lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không cần thiết.

4. Đã sử dụng hóa đơn điện tử thì có bắt buộc đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không?

Theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc nhóm sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.

Tuy nhiên, nếu các đối tượng này đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a hoặc điểm b khoản 1 Điều 6 thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Trường hợp có nhu cầu và đáp ứng điều kiện theo quy định, người nộp thuế vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Vì vậy, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần xác định đúng đối tượng, hình thức hóa đơn đang sử dụng và điều kiện áp dụng trước khi thực hiện đăng ký.

5. Kế toán cần lưu ý gì khi phát hiện hóa đơn sai hình thức thanh toán?

Để xử lý đúng quy định và hạn chế sai sót trong công tác kế toán, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

1. Kiểm tra toàn bộ hóa đơn: Xác định hóa đơn chỉ sai hình thức thanh toán hay còn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa.

2. Thông báo cho người mua: Trao đổi rõ nội dung sai sót và cách xử lý theo quy định.

3. Thực hiện thông báo với cơ quan thuế: Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT đối với trường hợp thuộc diện phải thông báo.

4. Không tự động lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: Chỉ thực hiện khi nội dung sai sót thuộc trường hợp cần xử lý theo quy định.

5. Lưu hồ sơ liên quan: Bảo đảm hóa đơn, chứng từ thanh toán và tài liệu trao đổi được lưu trữ đầy đủ để thuận tiện khi đối chiếu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần phân biệt việc ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn với việc thực tế thanh toán không đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí được trừ. Hai vấn đề này có bản chất khác nhau và phải được xem xét theo quy định thuế tương ứng.

6. Kết luận

Trường hợp hóa đơn điện tử chỉ sai hình thức thanh toán, trong khi các nội dung khác không có sai sót thuộc trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế, người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán thông báo cho người mua và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Kế toán cần kiểm tra đầy đủ các thông tin trên hóa đơn trước khi quyết định cách xử lý, đồng thời phân biệt sai sót về nội dung hóa đơn với điều kiện thanh toán để khấu trừ thuế và xác định chi phí được trừ.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.