Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử ghi sai ngày lập theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026. Tìm hiểu trường hợp không cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, cách gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT và lưu ý về lập hóa đơn không đúng thời điểm.
1. Hóa đơn xuất sai ngày có phải điều chỉnh hoặc thay thế không?
Theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026, nếu hóa đơn chỉ sai nội dung ngày, tháng, năm và không sai các thông tin trọng yếu khác thuộc trường hợp quy định thì người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thực hiện:
Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.
Gửi thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Không phải lập lại hóa đơn trong trường hợp này.
Như vậy, nếu hóa đơn chỉ ghi sai ngày, tháng, năm và đáp ứng điều kiện nêu trên, người bán không cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà thực hiện thủ tục thông báo theo quy định. <Cite refs={["turn700290view0"]}/>
2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn ghi sai ngày lập
Khi phát hiện hóa đơn điện tử ghi sai ngày, người bán có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra nội dung sai sót
Đối chiếu hóa đơn đã lập với chứng từ giao dịch để xác định hóa đơn chỉ sai ngày, tháng, năm hay còn sai các thông tin khác như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa.
Việc xác định đúng nội dung sai rất quan trọng vì cách xử lý hóa đơn phụ thuộc vào loại thông tin bị sai.
Bước 2: Thông báo cho người mua và cơ quan thuế
Nếu sai sót thuộc trường hợp không phải lập lại hóa đơn, người bán thông báo cho người mua biết về hóa đơn đã lập sai, đồng thời gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo quy định.
Người bán cần lưu lại thông tin và hồ sơ liên quan đến việc xử lý để phục vụ đối chiếu khi cần thiết.
Bước 3: Tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định
Đối với trường hợp chỉ sai nội dung ngày, tháng, năm và đáp ứng điều kiện xử lý nêu trên, người bán không cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Việc kê khai thuế cần được thực hiện theo quy định áp dụng cho hóa đơn và giao dịch thực tế.
3. Trường hợp nào phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế?
Không phải mọi sai sót trên hóa đơn đều được xử lý bằng cách gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn sai các nội dung như mã số thuế; tên hàng hóa hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác không thuộc trường hợp được xử lý tại điểm a, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
Cụ thể:
Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh được lập để điều chỉnh thông tin sai trên hóa đơn đã phát hành. Hóa đơn phải có dòng chữ nhận diện theo mẫu:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Trường hợp lập hóa đơn thay thế
Hóa đơn thay thế là hóa đơn mới được lập để thay thế hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán cần xác định đúng trường hợp trước khi lựa chọn phương án xử lý. Sau khi đã chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nếu tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã lựa chọn ban đầu, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng. <Cite refs={["turn700290view0"]}/>
4. Hóa đơn ghi sai ngày có bị phạt không?
Cần phân biệt giữa ghi sai ngày trên hóa đơn và lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật.
Việc xử lý sai sót về nội dung ngày, tháng, năm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đương nhiên được miễn trách nhiệm đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo từng loại giao dịch. Chẳng hạn:
Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn thường là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn thường là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp có quy định riêng.
Đối với xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành theo quy định.
Nếu hóa đơn được lập không đúng thời điểm thực tế phải lập, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn và thuế. Mức xử phạt phụ thuộc vào tính chất vi phạm, số lượng hóa đơn và trường hợp cụ thể. <Cite refs={["turn700290view0"]}/>
Do đó, khi phát hiện sai ngày, doanh nghiệp nên kiểm tra cả nội dung hóa đơn và thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn để xác định cách xử lý phù hợp.
5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xử lý hóa đơn sai ngày?
Để hạn chế sai sót trong quá trình lập và xử lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:
Kiểm tra kỹ nội dung sai: Xác định hóa đơn chỉ sai ngày hay còn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa.
Không tự ý lập lại hóa đơn: Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế khi thuộc trường hợp được áp dụng theo quy định.
Gửi thông báo đúng mẫu: Sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT đối với trường hợp thuộc diện thông báo hóa đơn sai mà không phải lập lại hóa đơn.
Phân biệt sai ngày và sai thời điểm: Ngày ghi trên hóa đơn không chính xác và hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là hai vấn đề cần được xem xét riêng.
Lưu hồ sơ xử lý: Bảo quản hóa đơn gốc, chứng từ giao dịch và hồ sơ thông báo sai sót để phục vụ công tác kế toán, kê khai thuế và giải trình khi cần.
Kiểm tra quy định đang có hiệu lực: Đối chiếu quy định áp dụng tại thời điểm lập hóa đơn và thời điểm phát hiện sai sót.
6. Kết luận
Từ ngày 01/07/2026, nếu hóa đơn điện tử chỉ sai nội dung ngày, tháng, năm và không sai các thông tin trọng yếu thuộc trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Tuy nhiên, nếu việc ghi sai ngày đồng thời phản ánh hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, doanh nghiệp vẫn cần xem xét trách nhiệm theo quy định có liên quan. Vì vậy, cần xác định chính xác bản chất sai sót trước khi thực hiện xử lý.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
