Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử: khi nào điều chỉnh, thay thế hoặc lập hóa đơn mới?

Trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể phát sinh các trường hợp cần điều chỉnh giá trị hóa đơn, trả lại hàng hóa, chiết khấu thương mại hoặc thay đổi giá trị quyết toán. Tùy từng trường hợp, người bán cần xác định phương án xử lý hóa đơn điện tử phù hợp theo quy định pháp luật.

Vậy khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn mới hoặc hóa đơn trả lại hàng hóa? Dưới đây là hướng dẫn xử lý một số trường hợp đặc thù theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

1. Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử đặc thù

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, phương án xử lý hóa đơn điện tử được xác định căn cứ vào từng tình huống phát sinh. Các trường hợp đặc thù được phân thành những nhóm chính sau:

Doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất giao dịch và quy định áp dụng cho từng trường hợp, không nên mặc định mọi thay đổi liên quan đến hóa đơn đều phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

2. Khi nào cần lập hóa đơn thay thế?

Theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, một số trường hợp đặc thù được xử lý bằng cách lập hóa đơn thay thế, bao gồm:

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thuộc trường hợp được quy định.

• Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc trường hợp áp dụng quy định tương ứng.

Khi phát sinh các trường hợp trên, doanh nghiệp cần đối chiếu đúng quy định để xác định việc lập hóa đơn thay thế, bảo đảm thông tin hóa đơn phản ánh phù hợp với giao dịch thực tế.

Căn cứ pháp lý: điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh?

Hóa đơn điều chỉnh được áp dụng trong một số trường hợp đặc thù theo khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cụ thể:

3.1. Chiết khấu thương mại theo doanh số, số lượng

Khi phát sinh chiết khấu thương mại căn cứ vào doanh số hoặc số lượng hàng hóa, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại điểm b khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Doanh nghiệp cần xác định chính xác khoản chiết khấu được hưởng, căn cứ tính chiết khấu và hóa đơn liên quan để thực hiện việc điều chỉnh phù hợp.

3.2. Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa

Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, việc xử lý hóa đơn được thực hiện theo tiết c1 điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Doanh nghiệp cần xác định số lượng hàng hóa thực tế được trả lại và giá trị tương ứng để xử lý hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Riêng trường hợp trả lại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu đã sang tên người mua, cần xem xét quy định riêng về việc người mua lập hóa đơn trả lại tại tiết c2 điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư này.

3.3. Hoàn phí, giảm phí và giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm

Đối với các trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi nhằm giảm thu khác thuộc phạm vi quy định, việc xử lý được thực hiện theo tiết c3 điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Doanh nghiệp cần xác định khoản phí hoặc hoa hồng được hoàn, giảm và lập hóa đơn theo đúng hướng dẫn tương ứng.

3.4. Hủy hoặc chấm dứt giao dịch dịch vụ, bất động sản, xây dựng đã thu tiền trước

Trường hợp giao dịch dịch vụ, bất động sản hoặc xây dựng đã thu tiền trước nhưng sau đó bị hủy hoặc chấm dứt, doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn theo tiết c4 điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Việc xử lý cần căn cứ vào tình trạng thực tế của giao dịch, số tiền đã thu và các khoản cần hoàn trả hoặc điều chỉnh.

3.5. Ngân hàng, tổ chức thanh toán hoàn phí dịch vụ cho khách hàng

Khi ngân hàng hoặc tổ chức thanh toán hoàn phí dịch vụ cho khách hàng thuộc trường hợp quy định, hóa đơn được xử lý theo điểm d khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3.6. Doanh nghiệp viễn thông điều chỉnh thanh toán bằng thẻ trả trước

Đối với hoạt động viễn thông có phát sinh điều chỉnh thanh toán bằng thẻ trả trước, doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn theo điểm đ khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3.7. Bán khí thiên nhiên phát sinh chênh lệch tỷ giá khi thanh toán

Trường hợp bán khí thiên nhiên có phát sinh chênh lệch tỷ giá khi thanh toán, việc lập hóa đơn điều chỉnh được thực hiện theo tiết d.4 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

4. Khi nào cần lập hóa đơn mới?

Một số trường hợp điều chỉnh giá trị hoặc khối lượng giao dịch không thực hiện theo phương án hóa đơn điều chỉnh thông thường mà áp dụng quy định về lập hóa đơn mới.

Theo điểm a khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các trường hợp được đề cập bao gồm:

4.1. Điều chỉnh giá trị quyết toán dự án đầu tư

Trường hợp cần điều chỉnh giá trị quyết toán dự án đầu tư do thay đổi giá hoặc khối lượng, hoặc điều chỉnh giá bán theo pháp luật chuyên ngành, việc lập hóa đơn được thực hiện theo tiết a1 điểm a khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

4.2. Điều chỉnh giá trị, khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Nếu giá trị hoặc khối lượng giao dịch cần điều chỉnh trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, doanh nghiệp thực hiện theo tiết a2 điểm a khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

4.3. Điều chỉnh giá bán buôn điện

Đối với hoạt động điều chỉnh giá bán buôn điện giữa Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) với các Tổng công ty Điện lực, hoặc giữa các Tổng công ty Điện lực với các Công ty Điện lực, việc xử lý hóa đơn được thực hiện theo tiết a3 điểm a khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực trên cần đối chiếu quy định chuyên biệt tương ứng trước khi lập hóa đơn để tránh áp dụng nhầm phương án xử lý.

5. Khi nào người mua lập hóa đơn trả lại hàng hóa?

Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu đã được sang tên người mua, khi phát sinh việc trả lại tài sản, người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện lập hóa đơn trả lại theo quy định tại tiết c2 điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Đây là trường hợp cần phân biệt với việc người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại hàng hóa thông thường.

Khi xử lý, các bên nên kiểm tra tình trạng đăng ký quyền sở hữu, thông tin giao dịch ban đầu và điều kiện áp dụng để xác định đúng chủ thể lập hóa đơn.

6. Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử trong các trường hợp đặc thù

Để hạn chế sai sót trong quá trình lập và xử lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Xác định đúng tình huống phát sinh: Phân biệt trường hợp chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, hoàn phí, thay đổi giá trị quyết toán hoặc các trường hợp đặc thù khác.

• Đối chiếu quy định pháp luật: Kiểm tra đúng điều, khoản tương ứng tại Thông tư 91/2026/TT-BTC trước khi lựa chọn phương án xử lý.

• Kiểm tra thông tin giao dịch: Đối chiếu hợp đồng, biên bản trả hàng, hồ sơ quyết toán và chứng từ liên quan để bảo đảm thông tin chính xác.

• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Lưu hóa đơn ban đầu, hóa đơn được lập để xử lý và tài liệu chứng minh nghiệp vụ phát sinh theo quy định.

• Phân biệt các phương án xử lý: Không tự động sử dụng hóa đơn điều chỉnh cho mọi trường hợp hoặc mặc định phải lập hóa đơn thay thế khi có thay đổi giao dịch.

Việc xác định đúng phương án xử lý hóa đơn giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót về kế toán, kê khai thuế và bảo đảm tính nhất quán giữa hóa đơn với hồ sơ giao dịch thực tế.

7. Kết luận

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử trong các trường hợp đặc thù được thực hiện theo từng tình huống cụ thể. Doanh nghiệp có thể phải lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn mới hoặc thực hiện lập hóa đơn trả lại theo quy định tương ứng.

Vì vậy, trước khi xử lý hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất nghiệp vụ, chủ thể có trách nhiệm lập hóa đơn và căn cứ pháp lý áp dụng để thực hiện đúng quy định.

Bài viết mang tính chất tham khảo. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và quy định chuyên ngành có liên quan khi xử lý từng trường hợp cụ thể.