Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng để thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai từ ngày 01/07/2026. Xem trường hợp phải sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT, cách xử lý hóa đơn sai và lưu ý khi lập mẫu theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Thông tư này ban hành Mẫu 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai tại Phụ lục III.
Vậy khi nào phải lập Mẫu 04/SS-HĐĐT? Hóa đơn sai nào chỉ cần thông báo mà không phải lập lại hóa đơn?
1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?
Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo với cơ quan thuế về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Mẫu được ban hành tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và áp dụng từ ngày 01/07/2026.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp hóa đơn điện tử sai đều phải sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Việc có phải lập mẫu này hay không phụ thuộc vào nội dung sai sót và phương án xử lý hóa đơn.
2. Khi nào phải lập Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử sai về các nội dung như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai:
Mã số thuế;
Số tiền ghi trên hóa đơn;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Hàng hóa ghi trên hóa đơn;
thì người bán:
Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai;
Không phải lập lại hóa đơn;
Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Ví dụ
Công ty A lập hóa đơn cho Công ty B nhưng ghi sai địa chỉ của Công ty B.
Nếu mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa trên hóa đơn đều chính xác thì Công ty A không phải lập hóa đơn mới.
Công ty A thông báo cho Công ty B và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
3. Những trường hợp nào không dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Nếu hóa đơn sai các nội dung quan trọng như:
Mã số thuế;
Tên hàng hóa;
Quy cách, chất lượng hàng hóa;
Số tiền;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Các nội dung bắt buộc khác;
thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định, thay vì chỉ thông báo bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”
Hóa đơn thay thế
Hóa đơn thay thế phải có dòng:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”
Do đó, kế toán cần xác định đúng nội dung sai trước khi lựa chọn Mẫu 04/SS-HĐĐT, hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế.
4. Có được dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT cho nhiều hóa đơn sai không?
Trường hợp có nhiều hóa đơn sai nhưng cùng thuộc trường hợp chỉ cần thông báo sai sót thì việc xử lý thực hiện theo quy định về thông báo hóa đơn sai.
Đối với trường hợp nhiều hóa đơn của cùng một người mua, cùng tháng và cùng nội dung sai thuộc trường hợp được phép xử lý chung, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai và đính kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Như vậy, cần phân biệt:
Trường hợp | Biểu mẫu/hình thức xử lý |
|---|---|
Sai tên, địa chỉ... nhưng không sai MST, tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn |
Sai MST, tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa... | Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn |
Nhiều hóa đơn cùng người mua, cùng tháng, cùng nội dung sai thuộc trường hợp được gộp | Một hóa đơn điều chỉnh/thay thế + Mẫu 01/BK-ĐCTT |
5. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai từ 01/07/2026
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán có thể xác định theo trình tự sau:
Bước 1: Kiểm tra nội dung sai trên hóa đơn.
Bước 2: Xác định sai sót có thuộc trường hợp chỉ cần thông báo hay không.
Bước 3: Nếu chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ... và không sai các nội dung quan trọng thì lập Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bước 4: Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa... thì lựa chọn hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
Bước 5: Nếu có nhiều hóa đơn cùng người mua, cùng tháng và cùng nội dung sai thuộc trường hợp được phép gộp thì lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế và Mẫu 01/BK-ĐCTT.
6. Có phải lập văn bản thỏa thuận khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn?
Có, trong trường hợp thuộc diện phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế.
Tuy nhiên, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định một số trường hợp không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận, chẳng hạn một số trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn theo bảng tổng hợp dữ liệu hoặc giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
7. Mẫu 04/SS-HĐĐT được áp dụng từ khi nào?
Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91/2026/TT-BTC được áp dụng từ 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày này và đồng thời thay thế các quy định trước đây về hóa đơn, chứng từ thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư.
8. Tải Mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất
Mẫu 04/SS-HĐĐT được ban hành tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bạn có thể xem và tải mẫu tại bài hướng dẫn về Mẫu 04/SS-HĐĐT áp dụng từ 01/07/2026. Xem và tải Mẫu 04/SS-HĐĐT
9. Lưu ý khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT
Kế toán cần kiểm tra kỹ trước khi gửi thông báo, đặc biệt:
Xác định chính xác hóa đơn nào bị sai;
Kiểm tra nội dung sai có thuộc trường hợp chỉ cần thông báo hay không;
Đối chiếu mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và thông tin hàng hóa;
Không sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT thay cho hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nếu sai sót thuộc trường hợp phải xử lý bằng hóa đơn;
Lưu hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc xử lý hóa đơn sai.
Đối với trường hợp người bán thực hiện thông báo theo điểm a khoản 1 Điều 10, hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động thông báo việc tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-SSĐT.
Kết luận
Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai trong trường hợp sai các nội dung như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ... nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa.
Trong trường hợp sai các nội dung quan trọng như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán cần thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.
Vì vậy, trước khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT, kế toán nên xác định rõ nội dung sai và cách xử lý tương ứng để tránh sử dụng sai biểu mẫu.
