Doanh nghiệp ở trạng thái 03, 06 khi thực hiện thủ tục giải thể thường phải rà soát và hoàn thiện số lượng lớn tờ khai thuế còn thiếu. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, hạn chế phát sinh và thuận lợi hơn khi làm việc với cơ quan thuế.
Doanh nghiệp trạng thái 03, 06 cần lưu ý gì khi làm hồ sơ giải thể?
Đối với những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động trong thời gian dài, đặc biệt là doanh nghiệp đang ở trạng thái 03 hoặc 06, việc hoàn tất nghĩa vụ thuế để thực hiện giải thể có thể phức tạp hơn rất nhiều so với doanh nghiệp vẫn hoạt động bình thường.
Có trường hợp doanh nghiệp phải bổ sung hàng chục, thậm chí hơn 100 tờ khai thuế còn thiếu trước khi có thể hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế.
Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế khi xử lý hồ sơ.
1. Nên nộp các tờ khai còn thiếu trong cùng một ngày
Khi doanh nghiệp còn thiếu nhiều kỳ kê khai, nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước và thực hiện nộp các tờ khai trong cùng một ngày.
Việc này giúp hồ sơ được xử lý tập trung, thuận tiện hơn trong quá trình giải trình với cơ quan thuế và có thể hạn chế việc phát sinh nhiều lần xử lý vi phạm hành chính tùy từng trường hợp cụ thể.
Nguyên tắc này nên được áp dụng thống nhất đối với cả hồ sơ khai thuế điện tử và những hồ sơ bắt buộc phải nộp bằng bản giấy.
Doanh nghiệp không nên vừa làm vừa nộp rải rác trong nhiều ngày nếu có thể chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu.
2. Cần xác định thời điểm doanh nghiệp bắt đầu khai thuế điện tử
Đối với những doanh nghiệp thành lập từ lâu, không phải toàn bộ các kỳ kê khai đều có thể xử lý theo cùng một phương thức.
Tại Hà Nội và TP.HCM, việc khai thuế qua mạng được triển khai từ khá sớm. Sau đó hình thức khai thuế điện tử mới được mở rộng trên phạm vi cả nước.
Vì vậy, khi xử lý doanh nghiệp tồn tại từ nhiều năm trước, cần kiểm tra thời điểm doanh nghiệp bắt đầu đăng ký và thực hiện khai thuế điện tử.
Các kỳ thuộc giai đoạn doanh nghiệp đã sử dụng khai thuế qua mạng có thể thực hiện theo phương thức điện tử nếu hệ thống cho phép. Với những kỳ quá cũ hoặc thuộc thời điểm chưa áp dụng khai thuế điện tử, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị hồ sơ giấy theo yêu cầu của cơ quan thuế quản lý.
3. Rà soát toàn bộ tờ khai thuế còn thiếu
Một trong những công việc quan trọng nhất là kiểm tra toàn bộ lịch sử nghĩa vụ kê khai của doanh nghiệp.
Đối với các tờ khai chưa từng nộp, cần xác định đầy đủ các kỳ còn thiếu và thực hiện bổ sung theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Không nên chỉ kiểm tra một hoặc hai năm gần nhất vì doanh nghiệp thành lập lâu năm có thể còn nghĩa vụ kê khai từ nhiều năm trước.
Riêng trường hợp khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ thuế đã nộp, cần kiểm tra thời hạn và điều kiện được khai bổ sung theo quy định pháp luật thuế áp dụng tại thời điểm thực hiện.
4. Không phải năm nào cũng phải nộp lại tờ khai lệ phí môn bài
Nếu doanh nghiệp đã thực hiện khai lệ phí môn bài khi thành lập và trong quá trình hoạt động không có thay đổi làm ảnh hưởng đến mức lệ phí môn bài phải nộp thì thông thường không cần lập lại tờ khai cho từng năm.
Trường hợp doanh nghiệp có thay đổi vốn điều lệ hoặc có thay đổi khác làm thay đổi mức lệ phí môn bài, cần rà soát nghĩa vụ khai lệ phí môn bài tại thời điểm phát sinh thay đổi.
Đây là phần khá dễ bị nhầm khi kế toán rà soát lại hồ sơ của những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhiều năm.
5. Kiểm tra nghĩa vụ khai thuế thu nhập cá nhân
Đối với doanh nghiệp thực tế không hoạt động, không có lao động và không phát sinh việc trả thu nhập, cần rà soát hồ sơ để xác định nghĩa vụ khai thuế thu nhập cá nhân trong từng giai đoạn.
Trong quá trình làm việc với cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể cần cung cấp tài liệu hoặc cam kết về việc không phát sinh chi trả tiền lương, tiền công để cơ quan thuế có cơ sở xem xét tình trạng kê khai.
Không nên tự động lập hàng loạt tờ khai thuế TNCN khi chưa kiểm tra doanh nghiệp thực tế có phát sinh nghĩa vụ kê khai hay không.
6. Doanh nghiệp có phát sinh hóa đơn cần kiểm tra kỹ hơn
Trường hợp doanh nghiệp trạng thái 03, 06 trước đây có phát sinh hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra thì hồ sơ thường phức tạp hơn.
Doanh nghiệp nên chủ động trao đổi với cán bộ quản lý thuế để kiểm tra tình trạng hóa đơn và xác định hướng xử lý phù hợp.
Đặc biệt cần lưu ý các trường hợp:
Có hóa đơn đầu vào, đầu ra nhưng chưa kê khai.
Mất hoặc thất lạc hóa đơn, chứng từ.
Số liệu hóa đơn không khớp với các tờ khai đã nộp.
Có phát sinh doanh thu nhưng chưa kê khai.
Có nghĩa vụ thuế hoặc tiền chậm nộp còn tồn tại.
Tùy hồ sơ thực tế, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung chứng từ, giải trình hoặc xử lý vi phạm trước khi hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Doanh nghiệp thành lập lâu năm có thể phải xử lý hơn 100 tờ khai
Đây là tình huống không hiếm gặp.
Một doanh nghiệp thành lập từ nhiều năm trước nhưng ngừng hoạt động và không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai có thể còn thiếu rất nhiều hồ sơ như:
Tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN, quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN, lệ phí môn bài và các loại báo cáo hoặc hồ sơ thuế khác tùy từng thời kỳ.
Cộng dồn nhiều năm, số lượng hồ sơ cần xử lý có thể lên đến vài chục hoặc hơn 100 tờ khai.
Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ giải thể, doanh nghiệp nên lập bảng rà soát toàn bộ nghĩa vụ thuế theo từng năm, từng loại tờ khai và từng kỳ kê khai.
Không nên để giám đốc tự xử lý toàn bộ hồ sơ thuế
Giám đốc doanh nghiệp có thể trực tiếp liên hệ cơ quan thuế, làm việc với cán bộ quản lý và thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết.
Tuy nhiên, với doanh nghiệp trạng thái 03, 06 tồn tại nhiều năm, phần rà soát và lập lại hồ sơ khai thuế thường cần người có kinh nghiệm về kế toán và thuế thực hiện.
Chỉ cần xác định sai một kỳ kê khai hoặc kê khai không đúng số liệu cũ, quá trình xử lý hồ sơ có thể kéo dài thêm đáng kể.
Do đó, trước khi thực hiện giải thể, doanh nghiệp nên hoàn thiện ba bước:
Rà soát nghĩa vụ thuế → Hoàn thiện các tờ khai còn thiếu → Làm việc với cơ quan thuế để xử lý tồn tại.
Sau khi các nghĩa vụ về kê khai, tiền thuế, tiền chậm nộp và xử phạt (nếu có) được xử lý, doanh nghiệp mới có thể tiếp tục các bước để chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thiện thủ tục giải thể.
Lưu ý: Hồ sơ của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thời gian hoạt động, lịch sử kê khai, hóa đơn và cơ quan thuế quản lý. Doanh nghiệp nên đối chiếu hồ sơ thực tế và quy định hiện hành trước khi thực hiện.
Nguồn: Group Thuế
