Mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

1. Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91/2026/TT-BTC là gì?

Mẫu số 04/SS-HĐĐT là Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai, được ban hành tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Mẫu này được sử dụng để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai trong trường hợp thuộc diện phải thông báo theo quy định.

Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua biết và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Cần phân biệt Mẫu 04/SS-HĐĐT với hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Mẫu 04 là thông báo về hóa đơn đã lập sai, còn hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế là hóa đơn được lập để xử lý những sai sót thuộc trường hợp tương ứng theo quy định.

2. Tải Mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất ở đâu?

Mẫu 04/SS-HĐĐT được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Người nộp thuế có thể tra cứu và tải mẫu từ văn bản chính thức hoặc nguồn tra cứu văn bản pháp luật đáng tin cậy. Khi sử dụng, cần kiểm tra đúng mẫu biểu áp dụng theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và các quy định có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.

3. Khi nào phải sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót phụ thuộc vào nội dung sai và trường hợp phát sinh. Có thể phân biệt các tình huống chính như sau:

Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ hoặc nội dung khác nhưng không sai các thông tin trọng yếu

Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn. Người bán gửi thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa

Nếu hóa đơn sai mã số thuế; tên hàng hóa hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

Với trường hợp này, không nên mặc định chỉ cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT là đã xử lý xong sai sót. Người bán cần xác định đúng phương án xử lý hóa đơn theo quy định hiện hành.

Trường hợp 3: Nhiều hóa đơn của cùng một người mua có sai sót giống nhau trong cùng tháng

Nếu trong tháng người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho các hóa đơn sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê theo mẫu quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp 4: Hóa đơn đã lập và người bán đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Đối với trường hợp thuộc quy định về gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, việc điều chỉnh hoặc thay thế được thực hiện theo cơ chế quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người bán cần xác định đúng hình thức gửi dữ liệu áp dụng cho hóa đơn của mình để thực hiện đúng thủ tục.

4. Hóa đơn điều chỉnh có bắt buộc ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn” không?

Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai, hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Nếu người bán lựa chọn lập hóa đơn thay thế, hóa đơn mới phải có dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Như vậy, khi xử lý hóa đơn sai sót bằng phương án điều chỉnh hoặc thay thế, người bán cần ghi đúng thông tin nhận diện hóa đơn gốc theo quy định.

Một số trường hợp đặc thù được quy định riêng tại Điều 10 có cách thể hiện khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần đối chiếu đúng loại giao dịch trước khi lập hóa đơn.

5. Khi nào hóa đơn điều chỉnh ghi số âm, khi nào ghi số dương?

Việc ghi số âm hoặc số dương trên hóa đơn điều chỉnh phụ thuộc vào bản chất nghiệp vụ và quy định áp dụng cho trường hợp cụ thể.

Đối với trường hợp quyết toán hoặc thanh toán thực tế làm thay đổi giá trị, khối lượng của giao dịch mà hóa đơn ban đầu được lập đúng, khoản chênh lệch được phản ánh theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh: phát sinh giảm ghi số âm, phát sinh tăng ghi số dương, theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần kiểm tra nguyên nhân điều chỉnh, giá trị chênh lệch và hướng dẫn áp dụng cho giao dịch tương ứng; không nên áp dụng máy móc một cách ghi cho mọi trường hợp.

6. Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Để hạn chế sai sót khi xử lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Xác định chính xác nội dung sai trên hóa đơn trước khi lựa chọn cách xử lý.

• Phân biệt trường hợp thông báo hóa đơn sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT với trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

• Kiểm tra thông tin hóa đơn gốc, bao gồm mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập, khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

• Lưu giữ hồ sơ, chứng từ và văn bản thỏa thuận với người mua nếu thuộc trường hợp phải lập thỏa thuận theo quy định.

• Đối chiếu quy định có hiệu lực tại thời điểm xử lý, đặc biệt đối với hóa đơn thuộc trường hợp đặc thù.

7. Kết luận

Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91/2026/TT-BTC là mẫu thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai gửi cơ quan thuế, áp dụng trong những trường hợp được quy định. Không phải mọi hóa đơn có sai sót đều chỉ cần gửi mẫu thông báo này; tùy nội dung sai, người bán có thể phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần xác định đúng trường hợp, thực hiện đúng thủ tục và lưu giữ hồ sơ liên quan để bảo đảm việc xử lý hóa đơn điện tử phù hợp với quy định hiện hành.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.