Tỷ giá xuất hóa đơn xuất khẩu sai quy định: Cách xử lý hóa đơn đã lập

Khi lập hóa đơn cho giao dịch xuất khẩu hoặc giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần xác định đúng tỷ giá theo quy định pháp luật. Nếu phát hiện tỷ giá trên hóa đơn đã lập không phù hợp, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn và rà soát hồ sơ khai thuế liên quan.

Theo Công văn 9331/CTH-QLDN1 năm 2026 của Thuế thành phố Cần Thơ, việc xử lý hóa đơn ghi sai tỷ giá được thực hiện theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trường hợp việc điều chỉnh làm thay đổi số liệu đã kê khai, doanh nghiệp phải khai bổ sung hồ sơ thuế của kỳ có sai sót.

1. Quy định về tỷ giá ghi trên hóa đơn xuất khẩu

Căn cứ điểm c.1 khoản 8 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, hóa đơn được thể hiện các giá trị bằng ngoại tệ và người bán đồng thời phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.

Bên cạnh đó, khoản 4 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định tỷ giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được thực hiện theo pháp luật về hải quan.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

• Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu: Tỷ giá tính thuế thực hiện theo quy định của pháp luật về hải quan.

• Giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ: Tỷ giá thể hiện trên hóa đơn được xác định theo quy định về quản lý thuế và pháp luật kế toán có liên quan.

• Dịch vụ xuất khẩu: Cần xác định tỷ giá theo quy định áp dụng cho giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ, không mặc nhiên áp dụng quy tắc tỷ giá tính thuế hàng hóa xuất nhập khẩu.

Công văn 6810/CT-QLNT ngày 14/9/2026 của Cục Thuế hướng dẫn về tỷ giá trên hóa đơn là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác định và rà soát tỷ giá đã sử dụng.

2. Xử lý hóa đơn đã lập khi ghi sai tỷ giá như thế nào?

Theo Công văn 9331/CTH-QLDN1 ngày 14/10/2026, nếu tỷ giá trên hóa đơn không phù hợp với quy định, doanh nghiệp xử lý hóa đơn đã lập theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai sót cụ thể.

Trường hợp 1: Sai sót không thuộc nhóm nội dung phải điều chỉnh hoặc thay thế

Nếu sai sót thuộc nhóm nội dung như tên, địa chỉ hoặc số tiền bằng chữ nhưng không làm sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thông báo cho người mua về hóa đơn sai và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo quy định.

Tuy nhiên, cần xác định đúng bản chất sai sót trước khi áp dụng trường hợp này. Sai tỷ giá có thể ảnh hưởng đến giá trị quy đổi hoặc số liệu liên quan, do đó không nên mặc định rằng mọi sai sót về tỷ giá đều chỉ cần gửi thông báo.

Trường hợp 2: Sai sót thuộc nhóm phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn

Nếu sai sót thuộc các nội dung phải xử lý theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán có thể lựa chọn:

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Hóa đơn phải ghi rõ nội dung điều chỉnh cho hóa đơn đã lập, kèm mẫu số, ký hiệu, số và ngày hóa đơn gốc.

• Lập hóa đơn điện tử thay thế: Hóa đơn mới phải ghi rõ thay thế cho hóa đơn có mẫu số, ký hiệu, số và ngày tương ứng.

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, người bán và người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, trừ trường hợp được miễn theo quy định. Nếu người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo theo quy định.

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi chuyển cho người mua, tùy loại hóa đơn đang sử dụng.

3. Sai tỷ giá có phải khai bổ sung hồ sơ thuế không?

Theo hướng dẫn tại Công văn 9331/CTH-QLDN1 năm 2026, nếu việc điều chỉnh hóa đơn làm thay đổi số liệu đã kê khai, doanh nghiệp phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót theo quy định pháp luật về quản lý thuế.

Doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

1. Rà soát tỷ giá đã ghi trên hóa đơn và xác định tỷ giá đúng theo quy định áp dụng.

2. Xác định nội dung sai sót và mức độ ảnh hưởng đến giá trị giao dịch, số thuế và số liệu đã kê khai.

3. Thực hiện thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng trường hợp quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

4. Đối chiếu lại sổ kế toán, hồ sơ xuất khẩu, chứng từ thanh toán và hồ sơ khai thuế.

5. Khai bổ sung hồ sơ thuế của kỳ có sai sót nếu việc xử lý làm thay đổi số liệu đã kê khai.

Việc khai bổ sung cần căn cứ vào hồ sơ thực tế và quy định quản lý thuế áp dụng, không nên chỉ dựa vào việc hóa đơn đã được điều chỉnh hay thay thế.

4. Tải Công văn 9331/CTH-QLDN1 và Công văn 6810/CT-QLNT

Doanh nghiệp có thể tham khảo trực tiếp các tài liệu sau để xác định cách áp dụng cho trường hợp cụ thể:

• Tải Công văn 9331/CTH-QLDN1 năm 2026 – hướng dẫn xử lý hóa đơn xuất khẩu ghi sai tỷ giá.

• Xem hướng dẫn về tỷ giá tại Công văn 6810/CT-QLNT – tham khảo cách xác định tỷ giá khai thuế và tỷ giá ghi trên hóa đơn.

Khi tra cứu, kế toán nên đối chiếu văn bản gốc với loại giao dịch thực tế của doanh nghiệp để lựa chọn đúng tỷ giá và phương án xử lý hóa đơn.

Kết luận

Khi phát hiện tỷ giá trên hóa đơn xuất khẩu không phù hợp quy định, doanh nghiệp cần rà soát căn cứ xác định tỷ giá, xử lý hóa đơn theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC và khai bổ sung hồ sơ thuế nếu việc điều chỉnh làm thay đổi số liệu đã kê khai. Việc xử lý đúng ngay từ đầu giúp hạn chế sai lệch giữa hóa đơn, sổ kế toán và hồ sơ thuế.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.