Mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Mẫu số 04/SS-HĐĐT là thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai, được ban hành tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Mẫu này được sử dụng khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thuộc trường hợp phải thông báo với cơ quan thuế nhưng không phải lập lại hóa đơn.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp hóa đơn điện tử sai đều sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT. Người bán cần xác định nội dung sai sót để lựa chọn cách xử lý phù hợp.

1. Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91/2026/TT-BTC dùng trong trường hợp nào?

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán thực hiện xử lý theo quy định tương ứng.

Đối với trường hợp hóa đơn sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thực hiện:

• Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.

• Không phải lập lại hóa đơn.

• Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Như vậy, Mẫu 04/SS-HĐĐT không phải là hóa đơn điều chỉnh mà là mẫu thông báo sai sót gửi cơ quan thuế trong trường hợp được quy định.

2. Tải Mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất ở đâu?

Mẫu 04/SS-HĐĐT được ban hành tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Người nộp thuế có thể tra cứu văn bản và phụ lục biểu mẫu tại các nguồn chính thức sau:

• Cổng thông tin Chính phủ: tra cứu Thông tư 91/2026/TT-BTC và tài liệu đính kèm.

• Công báo điện tử: tra cứu văn bản, phụ lục và bản tải về.

Khi sử dụng biểu mẫu, cần đối chiếu đúng phiên bản có hiệu lực tại thời điểm xử lý hóa đơn và điền thông tin theo hướng dẫn trên mẫu.

3. Hóa đơn điện tử sai có phải lúc nào cũng gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Không. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai sót.

Trường hợp 1: Sai sót không thuộc các nội dung trọng yếu được liệt kê

Nếu hóa đơn sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thông báo cho người mua và cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT; không phải lập lại hóa đơn.

Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung thuộc trường hợp phải xử lý bằng hóa đơn mới

Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế theo quy định.

Với hóa đơn điều chỉnh, cần thể hiện dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Với hóa đơn thay thế, cần thể hiện dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Vì vậy, trước khi lập hồ sơ xử lý, người bán cần xác định chính xác nội dung sai để tránh nhầm giữa thông báo sai sót và việc lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế.

4. Khi nào hóa đơn điều chỉnh ghi số âm, khi nào ghi số dương?

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong trường hợp phải lập hóa đơn mới để phản ánh chênh lệch giá trị hoặc khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, số liệu được thể hiện theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

• Phát sinh tăng: Ghi số dương phù hợp với thực tế.

• Phát sinh giảm: Ghi số âm phù hợp với thực tế.

Việc ghi số âm hoặc số dương cần căn cứ vào bản chất nghiệp vụ và trường hợp xử lý cụ thể, không nên áp dụng máy móc cho mọi hóa đơn điều chỉnh.

5. Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai

Để hạn chế sai sót khi thực hiện thủ tục, người bán nên:

• Kiểm tra kỹ nội dung sai trên hóa đơn gốc trước khi chọn phương án xử lý.

• Phân biệt trường hợp sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT với trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

• Thông báo cho người mua khi thuộc trường hợp phải thông báo.

• Lưu giữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và hồ sơ liên quan để phục vụ đối chiếu, kiểm tra.

• Tra cứu Thông tư 91/2026/TT-BTC và các quy định có liên quan đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.

Kết luận

Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91/2026/TT-BTC được dùng để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai trong những trường hợp không phải lập lại hóa đơn theo quy định. Nếu hóa đơn sai các nội dung cần xử lý bằng hóa đơn mới, người bán cần lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng trường hợp.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.