Hóa đơn điều chỉnh đã lập sai có bắt buộc ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn” không? Cập nhật quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC và trường hợp ngoại lệ đối với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai được thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Một trong những nội dung kế toán cần lưu ý là cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh, đặc biệt là dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn...”.
Vậy khi lập hóa đơn điều chỉnh, có bắt buộc phải ghi dòng chữ này không? Có trường hợp nào được miễn ghi hay không?
1. Hóa đơn điều chỉnh đã lập sai có bắt buộc ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn” không?
Có.
Theo điểm b.1 khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung như:
Mã số thuế;
Tên hàng hóa;
Quy cách, chất lượng hàng hóa;
Số tiền ghi trên hóa đơn;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Các nội dung bắt buộc khác theo quy định;
thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, trừ các trường hợp pháp luật quy định hình thức xử lý riêng.
Nếu lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn phải thể hiện dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Như vậy, đối với hóa đơn điều chỉnh thông thường, đây là nội dung bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn.
2. Trường hợp nào không cần ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn”?
Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định một trường hợp ngoại lệ đối với tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt.
Cụ thể, nếu tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán:
Đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ cho khách hàng;
Sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí dịch vụ cho khách hàng;
thì tổ chức này thực hiện lập hóa đơn để điều chỉnh.
Đối với hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp này, không cần ghi thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số... Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”.
Ví dụ
Ngân hàng A đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán cho khách hàng.
Sau đó, ngân hàng thực hiện hoàn lại khoản phí này cho khách hàng theo chính sách của mình.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh khoản phí đã hoàn, ngân hàng không bắt buộc phải ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn...” như trường hợp điều chỉnh hóa đơn thông thường.
3. Hóa đơn thay thế có phải ghi thông tin tương tự không?
Nếu người bán lựa chọn hóa đơn thay thế thay vì hóa đơn điều chỉnh thì trên hóa đơn mới phải thể hiện dòng:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Do đó, cần phân biệt rõ hai hình thức:
Hình thức | Nội dung cần thể hiện |
|---|---|
Hóa đơn điều chỉnh | “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” |
Hóa đơn thay thế | “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” |
Hoàn phí dịch vụ thanh toán | Hóa đơn điều chỉnh không bắt buộc ghi thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn...” |
Quy định về nội dung của hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế được nêu tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
4. Khi nào được lập hóa đơn điều chỉnh thay cho hóa đơn sai?
Không phải mọi sai sót trên hóa đơn đều xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp chỉ cần thông báo sai sót
Nếu hóa đơn sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc một số nội dung khác nhưng không sai:
Mã số thuế;
Số tiền ghi trên hóa đơn;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Hàng hóa ghi trên hóa đơn;
thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định.
Trường hợp được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Nếu hóa đơn sai về mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thì người bán có thể lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, trừ trường hợp pháp luật quy định riêng.
5. Một hóa đơn điều chỉnh có được áp dụng cho nhiều hóa đơn sai không?
Có, nhưng phải đáp ứng điều kiện theo quy định.
Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua và các hóa đơn có cùng nội dung sai về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất thì có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai.
Khi đó, người bán phải đính kèm Mẫu số 01/BK-ĐCTT – Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
6. Có phải lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hóa đơn?
Đối với trường hợp thuộc diện phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, trước khi thực hiện, người bán và người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản thỏa thuận và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Tuy nhiên, Thông tư 91 quy định một số trường hợp không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận, chẳng hạn như một số trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu, chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch hoặc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
7. Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh phải thực hiện những gì?
Sau khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn.
Nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn cho người mua.
Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Do đó, sau khi xác định đúng hình thức xử lý, doanh nghiệp cần kiểm tra lại nội dung hóa đơn trước khi ký số và gửi dữ liệu.
8. Lưu ý khi ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn”
Kế toán cần phân biệt giữa hóa đơn điều chỉnh thông thường và trường hợp đặc thù được miễn ghi thông tin này.
Trường hợp | Có ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn...” không? |
|---|---|
Điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai thông thường | Có |
Thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai | Ghi “Thay thế cho hóa đơn...” |
Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn phí cho khách hàng | Không bắt buộc ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn...” |
Hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ... thuộc trường hợp không phải lập lại | Không lập hóa đơn điều chỉnh |
Vì vậy, không nên hiểu rằng mọi hóa đơn điều chỉnh đều được miễn ghi thông tin tham chiếu đến hóa đơn gốc. Ngoại lệ về hoàn phí dịch vụ thanh toán là trường hợp được quy định riêng tại điểm d khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
9. Quy định áp dụng từ khi nào?
Thông tư 91/2026/TT-BTC được ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
Thông tư quy định một số nội dung về quản lý thuế, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Kết luận
Khi lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán về nguyên tắc phải ghi dòng:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Tuy nhiên, tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt khi đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ nhưng sau đó hoàn phí cho khách hàng thì lập hóa đơn điều chỉnh và không bắt buộc ghi thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn...”.
Do đó, khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất giao dịch và trường hợp xử lý trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
