Tổng hợp mẫu biên bản giao nhận quà ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, hướng dẫn các nội dung cần có và lưu ý về chứng từ để doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ quà tặng, xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
1. Mẫu biên bản giao nhận quà 20/10/2026
Biên bản giao nhận quà là chứng từ ghi nhận việc doanh nghiệp bàn giao quà tặng cho người nhận. Văn bản này giúp xác nhận số lượng quà đã giao, thông tin bên giao – bên nhận và thời điểm bàn giao thực tế.
Hiện nay, pháp luật không quy định một mẫu thống nhất bắt buộc áp dụng cho biên bản giao nhận quà 20/10. Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng mẫu phù hợp với quy trình nội bộ và mục đích sử dụng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo và tải hai mẫu biên bản dưới đây:
Mẫu biên bản giao nhận quà 20/10 số 1: Tải mẫu Word
Mẫu biên bản giao nhận quà 20/10 số 2: Tải mẫu Word
Các mẫu trên chỉ mang tính chất tham khảo. Doanh nghiệp nên điều chỉnh thông tin để phù hợp với loại quà tặng, đối tượng nhận quà và cách thức bàn giao thực tế.
2. Biên bản giao nhận quà cần có những nội dung gì?
Để thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu và lưu trữ chứng từ kế toán, biên bản giao nhận quà nên có các nội dung chính sau:
Thông tin chung
Tên doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức tặng quà.
Số biên bản, ngày lập và địa điểm bàn giao.
Lý do bàn giao, chẳng hạn tặng quà nhân Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10.
Thông tin bên giao và bên nhận
Họ tên, bộ phận hoặc đơn vị của người giao quà.
Họ tên, bộ phận hoặc đơn vị của người nhận quà.
Thông tin người đại diện hoặc người phụ trách nếu bàn giao theo nhóm.
Danh sách quà tặng
STT | Tên quà tặng | Đơn vị tính | Số lượng | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
1 | Giỏ quà 20/10 | Giỏ | 10 | Theo danh sách đính kèm |
2 | Hoa tươi | Bó | 10 | Theo danh sách đính kèm |
Bảng trên chỉ là ví dụ minh họa; doanh nghiệp cần điền đúng loại quà và số lượng thực tế.
Xác nhận bàn giao
Xác nhận số lượng quà đã giao và đã nhận.
Ghi rõ các trường hợp thiếu, thừa hoặc có sai lệch nếu phát sinh.
Chữ ký của người giao, người nhận và người có trách nhiệm xác nhận theo quy trình của doanh nghiệp.
Nếu quà được giao cho nhiều nhân viên hoặc nhiều đơn vị, doanh nghiệp có thể lập biên bản tổng hợp kèm danh sách người nhận chi tiết để thuận tiện đối chiếu.
3. Biên bản giao nhận quà có phải là điều kiện để tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Biên bản giao nhận quà là chứng từ hỗ trợ chứng minh việc bàn giao hàng hóa thực tế. Tuy nhiên, không nên hiểu rằng chỉ cần có biên bản là khoản chi đương nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Theo quy định về thuế TNDN, khoản chi cần đáp ứng các điều kiện pháp luật quy định, trong đó có yêu cầu về tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và hồ sơ hóa đơn, chứng từ phù hợp.
Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên mà tại thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán, hồ sơ có thể cần hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ và biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ; khi thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định áp dụng.
Vì vậy, khi mua quà tặng nhân dịp 20/10, doanh nghiệp nên lưu ý:
Hóa đơn, chứng từ mua quà: Phản ánh giao dịch mua hàng thực tế và thông tin hàng hóa.
Hồ sơ phê duyệt chương trình tặng quà: Có thể gồm kế hoạch, đề xuất hoặc quyết định phê duyệt theo quy trình nội bộ.
Biên bản giao nhận quà: Xác nhận việc giao nhận thực tế.
Danh sách người nhận quà: Đối chiếu với số lượng quà đã mua và bàn giao.
Chứng từ thanh toán: Lưu giữ theo phương thức thanh toán và điều kiện pháp luật tương ứng.
Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định hiện hành tại thời điểm phát sinh chi phí và tình huống thực tế của mình để xác định đầy đủ hồ sơ cần lưu.
4. Lưu ý khi lập biên bản giao nhận quà 20/10
Để hạn chế sai sót khi kiểm tra, đối chiếu chứng từ, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau:
Ghi đúng số lượng quà: Số lượng trên biên bản cần phù hợp với thực tế bàn giao và danh sách người nhận.
Thống nhất thông tin: Tên hàng hóa, ngày bàn giao và thông tin liên quan nên khớp với các chứng từ có liên quan.
Có xác nhận của người liên quan: Biên bản cần được ký xác nhận theo quy trình của doanh nghiệp.
Lưu hồ sơ đồng bộ: Sắp xếp biên bản cùng hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán, hồ sơ phê duyệt và danh sách nhận quà.
Không dùng biên bản thay cho hóa đơn: Biên bản giao nhận không thay thế hóa đơn hoặc các chứng từ khác mà pháp luật yêu cầu.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp tặng quà bằng hàng hóa, cần xem xét nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định áp dụng cho hàng hóa biếu, tặng. Biên bản giao nhận và hóa đơn là các loại chứng từ có mục đích khác nhau, cần được lưu giữ đầy đủ khi thuộc trường hợp phải lập.
5. Kết luận
Mẫu biên bản giao nhận quà 20/10 giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ ràng việc bàn giao quà tặng và hoàn thiện hồ sơ kế toán. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu tham khảo rồi điều chỉnh theo thực tế, đồng thời đối chiếu biên bản với danh sách người nhận, hóa đơn mua quà và chứng từ thanh toán có liên quan.
Để xác định khoản chi quà tặng có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không, cần xem xét đầy đủ điều kiện pháp luật và hồ sơ của từng trường hợp, không chỉ dựa vào riêng biên bản giao nhận.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
