Sổ BHXH điện tử có giá trị như sổ giấy: Người lao động và doanh nghiệp cần làm gì?

Sổ BHXH điện tử có giá trị như sổ giấy: Người lao động và doanh nghiệp cần làm gì?

Ngày 05/10/2026, Bảo hiểm xã hội TP. Hồ Chí Minh ban hành Thông báo số 8362/TB-BHXH về việc nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) bản điện tử.

Theo thông báo, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy. Người tham gia có thể nhận và sử dụng dữ liệu sổ BHXH trên ứng dụng VssID để thực hiện nhiều thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT và bảo hiểm thất nghiệp.

Đáng chú ý, đối với người đã được cấp sổ BHXH điện tử theo quy định, cơ quan BHXH không yêu cầu nộp lại sổ BHXH giấy hoặc tờ rời giấy khi thực hiện các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng.

1. Những điểm đáng chú ý về sổ BHXH điện tử

Theo Thông báo số 8362/TB-BHXH, một số nội dung người lao động và doanh nghiệp cần lưu ý gồm:

Sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy.

Người lao động có thể nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử thông qua ứng dụng VssID.

Mỗi mã số BHXH chỉ có một tờ rời hoặc bản điện tử có hiệu lực duy nhất.

Người đã được cấp sổ BHXH điện tử không phải nộp lại sổ giấy hoặc tờ rời giấy khi thực hiện các thủ tục tương ứng.

Người chưa được cấp sổ BHXH điện tử vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH hoặc tờ rời bằng giấy.

Người tham gia cần có VNeID mức độ 2, VssID và cung cấp chính xác địa chỉ email cá nhân.

Cơ quan BHXH vẫn có thể in sổ BHXH bằng giấy khi người tham gia có yêu cầu.

2. Sổ BHXH điện tử là gì?

Sổ BHXH điện tử có thể hiểu là phiên bản điện tử của sổ BHXH giấy, chứa các thông tin liên quan đến quá trình tham gia và đóng bảo hiểm xã hội của người lao động.

Thay vì chỉ quản lý thông tin thông qua cuốn sổ và các tờ rời bằng giấy, người tham gia có thể tiếp nhận và sử dụng dữ liệu BHXH trên môi trường điện tử.

Theo hướng dẫn của BHXH TP.HCM, người lao động có thể sử dụng ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số để tiếp nhận và sử dụng dữ liệu sổ BHXH điện tử.

Việc triển khai sổ điện tử giúp giảm giấy tờ, hạn chế nguy cơ thất lạc sổ và thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện thủ tục BHXH.

3. Sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ giấy không?

Có.

Theo Thông báo số 8362/TB-BHXH, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy.

Điều này có nghĩa người lao động có thể sử dụng sổ BHXH điện tử trong các giao dịch hành chính và thủ tục thuộc phạm vi được cơ quan BHXH quy định.

Một số trường hợp có thể sử dụng dữ liệu sổ BHXH điện tử gồm:

Giải quyết các chế độ BHXH.

Giải quyết bảo hiểm thất nghiệp.

Thực hiện các thủ tục liên quan đến BHYT.

Chuyển quá trình đóng BHXH giữa các đơn vị.

Điều chỉnh thông tin người tham gia.

Điều chỉnh họ tên, ngày sinh.

Điều chỉnh nội dung đã ghi nhận trên sổ.

Gộp sổ BHXH.

Xác nhận thời gian bảo lưu đóng BHXH, BHTN.

Như vậy, người lao động đã được cấp sổ BHXH điện tử có thể sử dụng dữ liệu điện tử thay cho sổ giấy trong các trường hợp được áp dụng.

4. Sổ BHXH điện tử được nhận ở đâu?

Sổ BHXH điện tử được gửi vào kho dữ liệu điện tử.

Người tham gia có thể tiếp nhận và sử dụng dữ liệu sổ BHXH thông qua ứng dụng VssID.

Để phục vụ việc triển khai sổ BHXH điện tử, các đơn vị sử dụng lao động được yêu cầu hướng dẫn người tham gia thực hiện các nội dung sau:

Có tài khoản VNeID mức độ 2.

Cài đặt và sử dụng ứng dụng VssID.

Cung cấp chính xác địa chỉ email cá nhân.

Trong đó, email là một thông tin quan trọng phục vụ quá trình tiếp nhận dữ liệu sổ BHXH điện tử.

5. Vì sao người lao động phải cung cấp email cá nhân?

Theo hướng dẫn của BHXH TP.HCM, địa chỉ email cung cấp phải là email thuộc sở hữu của chính người tham gia.

Người lao động không nên sử dụng email chung của doanh nghiệp, email của kế toán, nhân sự hoặc email do người khác quản lý.

Việc sử dụng email cá nhân giúp người lao động chủ động quản lý thông tin và hạn chế nguy cơ dữ liệu BHXH được gửi đến sai người.

Người lao động nên sử dụng email đáp ứng các điều kiện sau:

Là email do chính mình sở hữu.

Vẫn có thể đăng nhập bình thường.

Có số điện thoại hoặc email khôi phục.

Thường xuyên sử dụng.

Không dùng chung với người khác.

Thông báo cũng lưu ý về trách nhiệm trong trường hợp thông tin email được cung cấp không chính xác, làm ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH, BHYT hoặc BHTN của người tham gia.

6. Chưa có email trên hệ thống BHXH thì làm thế nào?

Trường hợp người tham gia chưa có thông tin email trên hệ thống, đơn vị sử dụng lao động sẽ tổng hợp thông tin và gửi đến cơ quan BHXH đang quản lý.

Việc cập nhật được thực hiện thông qua hồ sơ điện tử 608.

Doanh nghiệp nên yêu cầu từng người lao động kiểm tra và xác nhận email trước khi gửi thông tin lên cơ quan BHXH.

Các thông tin cần đối chiếu gồm:

Họ và tên.

Mã số BHXH.

Số CCCD.

Thông tin VNeID.

Tài khoản VssID.

Email cá nhân.

Việc kiểm tra trước khi gửi giúp hạn chế tình trạng nhập nhầm email hoặc thông tin cá nhân của người lao động.

7. Mỗi người được cấp bao nhiêu sổ BHXH điện tử?

Theo nguyên tắc được nêu trong thông báo, mỗi mã số BHXH chỉ có một tờ rời hoặc bản điện tử có hiệu lực duy nhất.

Khi có bản mới được cấp và có hiệu lực, bản cũ tương ứng sẽ được thu hồi hoặc hủy hiệu lực.

Quy định này nhằm bảo đảm dữ liệu về quá trình tham gia BHXH của một người được quản lý thống nhất, tránh trường hợp có nhiều phiên bản cùng tồn tại và gây nhầm lẫn khi thực hiện thủ tục.

8. Có sổ BHXH điện tử rồi có phải nộp sổ giấy không?

Đối với người đã được cấp sổ BHXH điện tử theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH, cơ quan BHXH không yêu cầu người tham gia phải nộp sổ BHXH giấy hoặc tờ rời sổ BHXH giấy khi thực hiện các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng.

Người lao động có thể sử dụng dữ liệu sổ BHXH điện tử trên VssID để phục vụ các giao dịch liên quan đến:

Thu BHXH.

Sổ BHXH.

Thẻ BHYT.

Giải quyết chế độ BHXH.

Giải quyết chế độ BHTN.

Đây là một trong những thay đổi đáng chú ý nhất khi triển khai sổ BHXH điện tử, bởi người lao động sẽ giảm được việc phải mang hoặc nộp lại giấy tờ BHXH trong nhiều thủ tục.

9. Có sổ BHXH điện tử rồi có nên bỏ sổ giấy không?

Không nên.

Mặc dù người đã được cấp sổ BHXH điện tử có thể không phải nộp lại sổ giấy trong các thủ tục tương ứng, người lao động không nên tự ý vứt hoặc tiêu hủy sổ BHXH giấy đang giữ.

Trước tiên, nên kiểm tra thông tin trên VssID, bao gồm:

Họ tên.

Ngày sinh.

Mã số BHXH.

Quá trình đóng BHXH.

Thời gian tham gia BHTN.

Đơn vị sử dụng lao động.

Nếu dữ liệu chưa đầy đủ hoặc có sai lệch, người lao động nên liên hệ đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH để được hướng dẫn điều chỉnh.

10. Chưa được cấp sổ BHXH điện tử thì sổ giấy còn dùng được không?

Có.

Theo thông báo, trường hợp người lao động đang tham gia BHXH hoặc đã bảo lưu quá trình đóng trước ngày 01/10/2026 nhưng chưa được cấp sổ BHXH điện tử thì vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH hoặc tờ rời bằng giấy.

Người lao động thuộc trường hợp này vẫn có thể sử dụng sổ giấy để thực hiện giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH theo quy định.

Như vậy, việc triển khai sổ BHXH điện tử không đồng nghĩa với việc tất cả sổ BHXH giấy lập tức mất giá trị.

11. Có thể yêu cầu cấp sổ BHXH giấy không?

Có.

Theo nội dung thông báo, cơ quan BHXH vẫn thực hiện in sổ BHXH bằng giấy khi người tham gia có yêu cầu.

Điều này có nghĩa việc triển khai sổ điện tử không loại bỏ hoàn toàn sổ BHXH giấy.

Người lao động có nhu cầu sử dụng bản giấy vẫn có thể đề nghị cơ quan BHXH cấp theo quy định.

12. Người lao động cần làm gì để chuẩn bị?

Người lao động nên chủ động thực hiện ba việc quan trọng.

12.1. Kiểm tra VNeID

Kiểm tra tài khoản VNeID và bảo đảm đã được định danh mức độ 2.

Thông tin trên VNeID, đặc biệt là CCCD và thông tin cá nhân, cần chính xác.

12.2. Kiểm tra VssID

Đăng nhập ứng dụng VssID và kiểm tra lại các thông tin:

Họ tên.

Ngày sinh.

Mã số BHXH.

Quá trình đóng BHXH.

Đơn vị đang tham gia BHXH.

Nếu phát hiện sai thông tin, cần thực hiện điều chỉnh trước khi sử dụng dữ liệu điện tử cho các thủ tục khác.

12.3. Kiểm tra email cá nhân

Người lao động cần cung cấp email do chính mình quản lý.

Nên kiểm tra lại khả năng đăng nhập, mật khẩu và thông tin khôi phục tài khoản để bảo đảm có thể sử dụng email lâu dài.

13. Doanh nghiệp cần làm gì?

Đối với doanh nghiệp và đơn vị sử dụng lao động, việc triển khai sổ BHXH điện tử cần được thực hiện cẩn thận để tránh sai thông tin của người lao động.

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Rà soát danh sách người lao động đang tham gia BHXH.

Bước 2: Hướng dẫn người lao động đăng ký hoặc kiểm tra VNeID mức độ 2.

Bước 3: Hướng dẫn người lao động cài đặt và đăng nhập VssID.

Bước 4: Thu thập địa chỉ email cá nhân.

Bước 5: Yêu cầu người lao động xác nhận lại email.

Bước 6: Cập nhật các trường hợp còn thiếu thông tin thông qua hồ sơ điện tử 608.

Bước 7: Thông báo cho người lao động sau khi sổ BHXH điện tử được cấp.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên tự nhập email của công ty hoặc email của nhân sự thay cho email cá nhân của người lao động.

14. Sổ BHXH giấy có bị bỏ hoàn toàn không?

Chưa.

Có thể chia thành ba trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Người đã được cấp sổ BHXH điện tử.

Người tham gia có thể sử dụng dữ liệu điện tử trên VssID theo quy định và không phải nộp lại sổ giấy trong các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng.

Trường hợp 2: Người chưa được cấp sổ BHXH điện tử.

Người lao động vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH hoặc tờ rời bằng giấy.

Trường hợp 3: Người có nhu cầu sử dụng sổ giấy.

Người tham gia vẫn có thể yêu cầu cơ quan BHXH in sổ BHXH giấy.

Do đó, người lao động không nên hiểu rằng việc triển khai sổ BHXH điện tử đồng nghĩa sổ giấy bị xóa bỏ hoàn toàn.

15. Câu hỏi thường gặp về sổ BHXH điện tử

15.1. Sổ BHXH điện tử có giá trị như sổ giấy không?

Có. Sổ BHXH điện tử được cấp theo quy định có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy.

15.2. Sổ BHXH điện tử xem ở đâu?

Người tham gia có thể nhận và sử dụng dữ liệu sổ BHXH điện tử thông qua ứng dụng VssID.

15.3. Có sổ điện tử rồi có phải nộp lại sổ giấy không?

Đối với người đã được cấp sổ BHXH điện tử theo quy định, cơ quan BHXH không yêu cầu nộp sổ BHXH giấy hoặc tờ rời giấy khi thực hiện các thủ tục tương ứng.

15.4. Có thể sử dụng email công ty không?

Không nên. Email cung cấp cần là email cá nhân thuộc sở hữu và quyền quản lý của chính người tham gia.

15.5. Chưa có sổ BHXH điện tử thì có làm thủ tục BHXH được không?

Có. Người chưa được cấp sổ điện tử vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH hoặc tờ rời bằng giấy theo quy định.

15.6. Có thể yêu cầu cấp sổ BHXH giấy không?

Có. Cơ quan BHXH vẫn thực hiện in sổ BHXH bằng giấy khi người tham gia có yêu cầu.

16. Kết luận

Việc triển khai sổ BHXH điện tử là một bước quan trọng trong quá trình số hóa thủ tục bảo hiểm xã hội.

Điểm đáng chú ý nhất là sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ giấy, người lao động có thể tiếp nhận và sử dụng dữ liệu trên VssID, đồng thời người đã được cấp sổ điện tử không phải nộp lại sổ giấy trong các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng.

Đối với người lao động, ba việc nên kiểm tra ngay là VNeID mức độ 2, tài khoản VssID và địa chỉ email cá nhân.

Đối với doanh nghiệp, cần rà soát thông tin người lao động, đặc biệt là email, trước khi cập nhật dữ liệu cho cơ quan BHXH.

Lưu ý: Thông báo số 8362/TB-BHXH ngày 05/10/2026 do Bảo hiểm xã hội TP. Hồ Chí Minh ban hành. Người lao động và doanh nghiệp tại các tỉnh, thành phố khác nên theo dõi hướng dẫn của cơ quan BHXH tại địa phương để áp dụng phù hợp.

Nguồn tham khảo: Thông báo số 8362/TB-BHXH ngày 05/10/2026 của Bảo hiểm xã hội TP. Hồ Chí Minh về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử.