Từ 10/9/2026, doanh nghiệp cần rà soát những gì để tránh bị xử phạt?

Đây là thời điểm doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ quy trình quản lý nhân sự, tiền lương và bảo hiểm xã hội. Những sai sót tưởng như mang tính thủ tục như không lập sổ quản lý lao động, hợp đồng thiếu nội dung, trả lương không đúng quy định hoặc chậm đóng BHXH đều có thể phát sinh mức phạt đáng kể.

Lưu ý về mức phạt: Theo nguyên tắc của Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tại các chương liên quan nhìn chung được quy định đối với cá nhân; tổ chức thực hiện cùng hành vi có thể bị phạt gấp 02 lần, trừ trường hợp nghị định quy định mức phạt trực tiếp đối với tổ chức.

Doanh nghiệp nên kiểm tra những nội dung nào?

Thay vì kiểm tra hồ sơ rời rạc, doanh nghiệp có thể chia thành 6 nhóm rủi ro chính:

1. BHXH là nhóm doanh nghiệp nên kiểm tra trước tiên

Nghị định 283/2026/NĐ-CP tách riêng hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc và trốn đóng BHXH bắt buộc, với mức xử phạt và biện pháp khắc phục khác nhau.

Trường hợp chậm đóng BHXH

Đối với một số hành vi chậm đóng, mức phạt có thể bằng 12% – 15% tổng số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng tại thời điểm lập biên bản, mức tối đa theo khung áp dụng cho cá nhân là 75 triệu đồng.

Ngoài khoản tiền phạt, người sử dụng lao động còn phải đóng đủ số tiền BHXH còn thiếu và nộp thêm khoản tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng.

Trường hợp trốn đóng BHXH

Đối với hành vi thuộc trường hợp trốn đóng, mức phạt có thể bằng 18% – 20% tổng số tiền trốn đóng, tối đa 75 triệu đồng theo khung áp dụng cho cá nhân.

Doanh nghiệp còn phải đóng đủ số tiền trốn đóng và khoản bổ sung 0,03%/ngày theo quy định.

Doanh nghiệp nên làm ngay

Đối chiếu ba nguồn dữ liệu với nhau:

Danh sách nhân sự thực tế ↔ Danh sách đang tham gia BHXH ↔ Bảng lương làm căn cứ đóng BHXH

Nếu ba nguồn này có sự chênh lệch, doanh nghiệp nên kiểm tra nguyên nhân trước khi phát sinh một kỳ đóng mới.

2. Kiểm tra lại toàn bộ hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là một trong những nhóm hồ sơ dễ phát sinh lỗi nhất, đặc biệt ở doanh nghiệp có nhiều lao động hoặc tuyển dụng thường xuyên.

Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP xử lý các trường hợp như giao kết hợp đồng không bằng văn bản khi pháp luật yêu cầu, ký sai loại hợp đồng hoặc hợp đồng không có đầy đủ nội dung chủ yếu.

Mức phạt tăng theo số lượng người lao động bị vi phạm. Đối với doanh nghiệp là tổ chức, một số hành vi trong nhóm này có thể có mức phạt lên đến 50 triệu đồng.

Một lỗi cần đặc biệt tránh

Doanh nghiệp không nên giữ bản chính:

CCCD/hộ chiếu → văn bằng → chứng chỉ → giấy tờ cá nhân của người lao động

Việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt và bị buộc trả lại giấy tờ.

Cách rà soát hiệu quả: Chọn một mẫu hợp đồng chuẩn của doanh nghiệp, đối chiếu với quy định hiện hành, sau đó sử dụng mẫu chuẩn đó để kiểm tra toàn bộ hợp đồng còn hiệu lực.

3. Tiền lương: không chỉ kiểm tra số tiền thực nhận

Khi kiểm tra tiền lương, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào bảng chuyển khoản cuối tháng.

Hồ sơ tiền lương cần được xem như một chuỗi:

Thang bảng lương → Hợp đồng → Chấm công → Tăng ca → Bảng lương → Bảng kê trả lương → Chứng từ thanh toán

Chỉ cần một khâu không thống nhất với các khâu còn lại đã có thể tạo ra rủi ro khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt nhiều hành vi như không công khai thang lương, bảng lương, mức lao động, quy chế thưởng; không xây dựng thang bảng lương; trả lương không đúng hạn; không trả đủ tiền làm thêm giờ, làm ban đêm hoặc trả thấp hơn mức lương tối thiểu.

Trường hợp cần đặc biệt lưu ý: trả thấp hơn lương tối thiểu

Mức phạt theo quy định có thể từ 20 – 75 triệu đồng đối với cá nhân, tùy số lượng lao động bị vi phạm. Theo nguyên tắc áp dụng mức phạt đối với tổ chức, mức phạt đối với doanh nghiệp có thể cao hơn tương ứng.

Doanh nghiệp nên kiểm tra: mức lương ghi trên hợp đồng, mức lương thực tế, vùng áp dụng mức lương tối thiểu và khoản lương làm căn cứ đóng BHXH có đang thống nhất hay không.

4. Chấm công và làm thêm giờ cũng cần được kiểm tra lại

Một doanh nghiệp có bảng lương đúng nhưng hồ sơ thời giờ làm việc sai vẫn có thể phát sinh vi phạm.

Điều 24 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định việc xử phạt đối với các hành vi liên quan đến thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi. Trong đó có trường hợp bố trí thời giờ làm việc bình thường vượt giới hạn hoặc huy động người lao động làm thêm mà không có sự đồng ý của người lao động trong trường hợp pháp luật yêu cầu.

Thay vì chỉ xem bảng chấm công, doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời:

Dữ liệu máy chấm công → đăng ký/tài liệu làm thêm giờ → bảng tính OT → bảng lương

Bốn loại dữ liệu này nên khớp với nhau.

Ví dụ

Nhân viên thực tế làm thêm 20 giờ trong tháng nhưng bảng chấm công không thể hiện, trong khi bảng lương lại có tiền OT.

Hoặc ngược lại, bảng chấm công thể hiện thời gian tăng ca nhưng doanh nghiệp không thanh toán tiền làm thêm tương ứng.

Đây đều là những tình huống nên được xử lý trước khi trở thành sai lệch kéo dài qua nhiều kỳ lương.

5. Nội quy lao động và xử lý kỷ luật không nên làm theo “mẫu cũ”

Đây là nhóm hồ sơ doanh nghiệp thường lập một lần rồi ít khi kiểm tra lại.

Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, việc không có nội quy lao động bằng văn bản hoặc không thực hiện các thủ tục cần thiết liên quan đến nội quy có thể bị xử phạt.

Nghị định cũng xử lý các trường hợp thực hiện kỷ luật lao động không đúng trình tự, thủ tục hoặc áp dụng hình thức xử lý không phù hợp.

Đặc biệt tránh hai cách xử lý sau

Phạt tiền nhân viên để thay cho kỷ luật

và

Tự ý cắt lương nhân viên để xử lý vi phạm

Đây không phải là cách doanh nghiệp có thể tùy ý sử dụng để thay thế quy trình xử lý kỷ luật lao động.

Cách kiểm tra: lấy 3–5 hồ sơ kỷ luật gần nhất của doanh nghiệp, đối chiếu ngược với nội quy lao động và trình tự thực hiện. Nếu các hồ sơ cũ đang áp dụng một quy trình khác nhau, cần chuẩn hóa lại.

6. Quản lý nhân sự không chỉ là lưu hồ sơ nhân viên

Nghị định 283/2026/NĐ-CP cũng quy định xử phạt đối với các vi phạm về tuyển dụng và quản lý lao động.

Một số vấn đề doanh nghiệp cần chú ý gồm việc khai trình sử dụng lao động, lập và cập nhật sổ quản lý lao động cũng như việc thu tiền của người lao động trong quá trình tuyển dụng.

Nên chuyển từ “hồ sơ giấy” sang dữ liệu có kiểm soát

Doanh nghiệp có thể tổ chức hồ sơ nhân sự theo cấu trúc:

Cách quản lý này vừa giúp dễ kiểm tra hồ sơ vừa hạn chế việc nhân sự không có thẩm quyền tùy ý khai thác dữ liệu người lao động.

Nghị định quy định mức phạt đối với hành vi khai thác, chia sẻ hoặc sử dụng trái phép một số thông tin, dữ liệu về người lao động; các hành vi mua bán, trao đổi, chiếm đoạt trái phép dữ liệu còn có thể chịu mức xử phạt cao hơn.

Checklist rà soát nhanh cho doanh nghiệp

Thay vì kiểm tra hàng trăm đầu mục riêng lẻ, doanh nghiệp có thể thực hiện theo thứ tự sau:

Doanh nghiệp có nên đợi đến khi bị kiểm tra mới hoàn thiện hồ sơ?

Không nên.

Một số vi phạm về lao động và BHXH không chỉ phát sinh tiền phạt mà còn kéo theo biện pháp khắc phục hậu quả.

Ví dụ, với trường hợp chậm hoặc trốn đóng BHXH, ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động còn có thể phải đóng đủ số tiền còn thiếu và nộp thêm khoản tiền tính theo 0,03%/ngày trên số tiền và thời gian chậm hoặc trốn đóng.

Vì vậy, việc rà soát sớm giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch khi phạm vi còn nhỏ, thay vì để sai sót tích lũy qua nhiều tháng hoặc nhiều người lao động.

Kết luận

Nghị định 283/2026/NĐ-CP đã có hiệu lực từ 10/9/2026, do đó doanh nghiệp hiện nay cần áp dụng các quy định mới khi quản lý lao động và thực hiện nghĩa vụ BHXH.

Thay vì chỉ tập trung vào một vài hồ sơ riêng lẻ, doanh nghiệp nên kiểm tra theo sáu nhóm chính: BHXH – hợp đồng lao động – tiền lương – thời giờ làm việc – nội quy, kỷ luật – quản lý dữ liệu và hồ sơ lao động.

Trong đó, BHXH, hợp đồng lao động và tiền lương nên được ưu tiên trước vì đây là các nhóm có khả năng ảnh hưởng đến nhiều người lao động cùng lúc và có thể làm tăng đáng kể mức xử phạt nếu vi phạm xảy ra trên diện rộng.

Căn cứ pháp lý chính: Nghị định 283/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

Bài viết được cập nhật theo quy định đang áp dụng tại thời điểm 01/10/2026 và mang tính chất tham khảo.