Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu và gia công xuất khẩu được xác định như thế nào? Tìm hiểu thời hạn lập hóa đơn theo quy định và mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm.
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu, được quy định như sau:
Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
Thời hạn lập hóa đơn muộn nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
Như vậy, doanh nghiệp xuất khẩu cần theo dõi thời điểm thông quan để xác định thời hạn lập hóa đơn, tránh lập hóa đơn quá hạn.
Lưu ý khi xác định thời điểm lập hóa đơn
Doanh nghiệp nên đối chiếu hồ sơ hải quan, chứng từ giao nhận và dữ liệu lập hóa đơn để bảo đảm thời điểm lập hóa đơn phù hợp với quy định.
Đối với hàng hóa xuất khẩu theo hình thức gia công xuất khẩu, quy định về thời điểm lập hóa đơn nêu trên cũng được áp dụng.
2. Mức phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm
Theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được xác định theo tính chất giao dịch và số lượng hóa đơn vi phạm.
2.1. Đối với hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Theo quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026, mức phạt đối với tổ chức được xác định như sau:
Số lượng hóa đơn lập sai thời điểm | Mức phạt |
|---|---|
01 hóa đơn | 500.000 – 1.500.000 đồng |
Từ 02 đến dưới 10 hóa đơn | 2.000.000 – 5.000.000 đồng |
Từ 10 đến dưới 20 hóa đơn | 5.000.000 – 15.000.000 đồng |
Từ 20 đến dưới 50 hóa đơn | 15.000.000 – 30.000.000 đồng |
Từ 50 đến dưới 100 hóa đơn | 30.000.000 – 50.000.000 đồng |
Từ 100 hóa đơn trở lên | 50.000.000 – 70.000.000 đồng |
2.2. Đối với một số trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm khác
Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi; trả thay lương cho người lao động; tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); hoặc xuất hàng cho vay, cho mượn, hoàn trả hàng hóa, mức xử phạt được phân theo số lượng hóa đơn vi phạm.
Số lượng hóa đơn lập sai thời điểm | Mức phạt đối với tổ chức |
|---|---|
01 hóa đơn | Cảnh cáo |
Từ 02 đến dưới 10 hóa đơn | 500.000 – 1.500.000 đồng |
Từ 10 đến dưới 50 hóa đơn | 2.000.000 – 5.000.000 đồng |
Từ 50 đến dưới 100 hóa đơn | 5.000.000 – 15.000.000 đồng |
Từ 100 hóa đơn trở lên | 15.000.000 – 30.000.000 đồng |
2.3. Mức phạt áp dụng đối với cá nhân và hộ kinh doanh
Theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với cá nhân bằng một nửa mức phạt áp dụng cho tổ chức. Hộ gia đình, hộ kinh doanh cũng áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân theo quy định được dẫn chiếu.
Lưu ý: Mức phạt cụ thể còn phụ thuộc vào hành vi vi phạm và tình tiết của vụ việc. Khi xác định mức phạt, cần đối chiếu đầy đủ quy định pháp luật áp dụng cho trường hợp thực tế.
3. Quản lý hóa đơn có phải là nội dung quản lý thuế không?
Theo khoản 2 Điều 5 Luật Quản lý thuế 2025, quản lý hóa đơn, chứng từ là một trong những nội dung của quản lý thuế.
Vì vậy, việc lập, sử dụng và quản lý hóa đơn đúng quy định là trách nhiệm quan trọng của người nộp thuế. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn, lưu trữ chứng từ và theo dõi thời hạn lập hóa đơn phù hợp với từng hoạt động kinh doanh.
4. Doanh nghiệp xuất khẩu cần lưu ý gì?
Để hạn chế rủi ro lập hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:
Theo dõi ngày thông quan: Cập nhật ngày thông quan của từng lô hàng để xác định thời hạn lập hóa đơn.
Phân công trách nhiệm rõ ràng: Phối hợp giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán và bộ phận phụ trách hóa đơn.
Kiểm tra chứng từ: Đối chiếu hồ sơ hải quan, thông tin hàng hóa và hóa đơn trước khi hoàn tất hồ sơ.
Lưu trữ hồ sơ: Bảo quản chứng từ liên quan để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Rà soát quy định hiện hành: Kiểm tra văn bản pháp luật đang có hiệu lực và các sửa đổi, bổ sung liên quan trước khi áp dụng.
Kết luận
Đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng phải lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Doanh nghiệp cần theo dõi sát thời hạn này và quản lý hồ sơ đầy đủ để hạn chế nguy cơ bị xử phạt do lập hóa đơn sai thời điểm.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
