Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự chữ và số, thể hiện thông tin về mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn được sử dụng. Tìm hiểu ý nghĩa từng ký tự và cách đọc ký hiệu theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
1. Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm bao nhiêu ký tự?
Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự kết hợp giữa chữ cái và chữ số. Nhóm ký tự này thể hiện thông tin về hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Cần phân biệt ký hiệu hóa đơn điện tử với ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử. Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, dùng để phản ánh loại hóa đơn.
Như vậy, trên hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn là hai thông tin khác nhau, có ý nghĩa bổ sung cho nhau.
2. Ý nghĩa của 6 ký tự trong ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, sáu ký tự của ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định như sau:
Vị trí | Ý nghĩa | Quy định |
|---|---|---|
Ký tự thứ nhất | Loại hóa đơn theo mã của cơ quan thuế | C: Hóa đơn có mã; K: Hóa đơn không có mã |
Ký tự thứ hai và thứ ba | Năm lập hóa đơn | Hai chữ số cuối của năm dương lịch; năm 2026 thể hiện là 26 |
Ký tự thứ tư | Loại hóa đơn điện tử được sử dụng | T, D, L, M, N, B, G, H, X hoặc F |
Ký tự thứ năm và thứ sáu | Ký hiệu do người bán xác định | Dùng để quản lý, phân biệt các mẫu hóa đơn; nếu không có nhu cầu thì sử dụng YY |
Ý nghĩa cụ thể của ký tự thứ tư như sau:
T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
D: Hóa đơn điện tử bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù theo quy định.
L: Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
X: Hóa đơn thương mại điện tử.
F: Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.
Hai ký tự cuối do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Nếu người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn thuộc cùng một loại thì có thể dùng hai ký tự này để phân biệt các mẫu.
3. Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử có ý nghĩa gì?
Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử được quy định bằng một chữ số từ 1 đến 9, tương ứng với các loại hóa đơn sau:
Ký hiệu mẫu | Loại hóa đơn |
|---|---|
1 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng |
2 | Hóa đơn điện tử bán hàng |
3 | Hóa đơn điện tử bán tài sản công |
4 | Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia |
5 | Các loại hóa đơn điện tử khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử và chứng từ có nội dung hóa đơn theo quy định |
6 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử |
7 | Hóa đơn thương mại điện tử |
8 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
9 | Hóa đơn điện tử bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
Ký hiệu mẫu giúp nhận biết loại hóa đơn; còn sáu ký tự trong ký hiệu hóa đơn cho biết thêm thông tin về mã cơ quan thuế, năm lập và loại hóa đơn được sử dụng.
4. Ví dụ cách đọc ký hiệu hóa đơn điện tử
Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC đưa ra một số ví dụ giúp nhận biết ký hiệu hóa đơn điện tử.
Ví dụ 1: Ký hiệu 1C26TAA
Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
Chữ C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Số 26: Hóa đơn được lập trong năm 2026.
Chữ T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
Hai chữ AA: Ký hiệu do người bán xác định để phục vụ quản lý.
Ví dụ 2: Ký hiệu 1K26TYY
Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
Chữ K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
Số 26: Hóa đơn được lập trong năm 2026.
Chữ T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
Hai chữ YY: Người bán không có nhu cầu sử dụng ký hiệu riêng để phân biệt mẫu hóa đơn.
Ví dụ 3: Ký hiệu 1C26LBB
Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
Chữ C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Số 26: Hóa đơn được lập trong năm 2026.
Chữ L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
Hai chữ BB: Ký hiệu do người bán xác định theo nhu cầu quản lý.
Theo quy định, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn hoặc tại vị trí dễ nhận biết trên bản thể hiện.
5. Căn cứ pháp lý về ký hiệu hóa đơn điện tử
Các quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử được đề cập tại:
Khoản 1 và khoản 2 Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC: Quy định về ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử.
Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC: Quy định chi tiết các ký hiệu mẫu hóa đơn, sáu ký tự của ký hiệu hóa đơn và ví dụ minh họa.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và các nội dung liên quan.
6. Kết luận
Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự chữ và số, thể hiện tình trạng có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn được sử dụng. Trong khi đó, ký hiệu mẫu hóa đơn là một chữ số từ 1 đến 9, phản ánh loại hóa đơn điện tử.
Khi kiểm tra hóa đơn, doanh nghiệp nên đối chiếu cả ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn để xác định đúng loại hóa đơn, năm lập và hình thức sử dụng. Việc hiểu rõ các ký tự này cũng giúp hạn chế nhầm lẫn trong quá trình lập, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
