Từ ngày 01/7/2026, trường hợp hoàn phí, giảm phí bảo hiểm được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần lưu ý nội dung phải thể hiện trên hóa đơn và hồ sơ, chứng từ liên quan.
Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp hoàn phí, giảm phí bảo hiểm được thực hiện theo quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Quy định này áp dụng đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.
Hoàn phí, giảm phí bảo hiểm thì xử lý hóa đơn điện tử thế nào?
Theo điểm c.3 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát sinh việc hoàn phí hoặc giảm phí bảo hiểm, doanh nghiệp thực hiện căn cứ vào hóa đơn đã lập để lập hóa đơn điều chỉnh và giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm.
Việc lập hóa đơn điều chỉnh được thực hiện không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa thu tiền phí bảo hiểm.
Trên hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện rõ:
Số tiền phí bảo hiểm được hoàn hoặc giảm;
Lý do hoàn hoặc giảm phí.
Như vậy, khi phát sinh khoản hoàn, giảm phí bảo hiểm, doanh nghiệp không đơn thuần điều chỉnh số liệu trên hóa đơn cũ mà phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
Có phải lập văn bản thỏa thuận khi hoàn, giảm phí bảo hiểm?
Trường hợp doanh nghiệp bảo hiểm và khách hàng có thỏa thuận về việc lập văn bản trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh thì biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản phải được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp.
Các hồ sơ này phải được xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý bảo quản đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc hoàn hoặc giảm phí để làm căn cứ giải trình khi cần thiết.
Xử lý thế nào nếu phí bảo hiểm chưa thu được tiền?
Một trường hợp đáng lưu ý là doanh nghiệp bảo hiểm đã lập hóa đơn nhưng khoản phí bảo hiểm vẫn chưa thu được tiền.
Khi đó, doanh nghiệp bảo hiểm căn cứ vào dữ liệu về các khoản phí chưa thu được tiền để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước.
Hóa đơn điều chỉnh tổng hợp phải đi kèm bảng kê các số hóa đơn, số tiền và tiền thuế được điều chỉnh.
Quy định này giúp doanh nghiệp xử lý tập trung các khoản phí chưa thu được tiền thay vì phải thực hiện riêng lẻ cho từng khoản.
Hồ sơ, chứng từ cần lưu ý
Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí và các trường hợp xử lý hóa đơn liên quan theo khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán và người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc phát sinh nghiệp vụ.
Các hồ sơ, chứng từ này phải được cung cấp khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Vì vậy, doanh nghiệp bảo hiểm nên lưu trữ đầy đủ hóa đơn ban đầu, hóa đơn điều chỉnh, bảng kê và các văn bản, chứng từ liên quan đến việc hoàn hoặc giảm phí.
Tóm lại
Từ ngày 01/7/2026, khi phát sinh hoàn phí hoặc giảm phí bảo hiểm, doanh nghiệp cần lưu ý:
Căn cứ vào hóa đơn đã lập để lập hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng.
Việc điều chỉnh được thực hiện không phân biệt phí bảo hiểm đã thu tiền hay chưa.
Hóa đơn phải thể hiện số tiền phí được hoàn, giảm và lý do hoàn, giảm.
Nếu có thỏa thuận lập văn bản trước khi điều chỉnh, văn bản thỏa thuận phải được lưu giữ cùng hóa đơn thu phí.
Nếu phí bảo hiểm chưa thu được tiền nhưng đã lập hóa đơn, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản chưa thu của tháng trước và kèm bảng kê theo quy định.
Người bán và người mua cần lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ hoàn, giảm phí.
Doanh nghiệp bảo hiểm nên rà soát quy trình lập và điều chỉnh hóa đơn điện tử để bảo đảm việc xử lý các khoản hoàn, giảm phí phù hợp với quy định đang áp dụng.
