Cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh có được sử dụng hóa đơn điện tử không?

Cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh vẫn có thể thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định về thuế và hóa đơn. Việc có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không phụ thuộc vào doanh thu tính thuế giá trị gia tăng và trường hợp kinh doanh cụ thể.

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, cá nhân kinh doanh cần xác định đúng ngưỡng doanh thu để thực hiện đăng ký và sử dụng hóa đơn theo quy định.

1. Cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh có được sử dụng hóa đơn điện tử không?

Có. Theo hướng dẫn tại Công văn 4062/CT-NVT năm 2026 của Cục Thuế, cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh vẫn thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc không đăng ký hộ kinh doanh không đồng nghĩa với việc cá nhân kinh doanh không được sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nghĩa vụ sử dụng hóa đơn và hình thức cấp hóa đơn được xác định theo quy định áp dụng đối với hoạt động kinh doanh và doanh thu tính thuế.

Căn cứ khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP, cá nhân kinh doanh cần lưu ý các trường hợp sau.

2. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử theo doanh thu

Trường hợp 1: Doanh thu tính thuế giá trị gia tăng từ 1 tỷ đồng/năm trở lên

Cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, theo quy định.

Đối với cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh, mã số thuế được sử dụng cho các cửa hàng theo quy định và hóa đơn phải ghi rõ địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh.

Trường hợp doanh thu tính thuế giá trị gia tăng của năm trước chưa đạt 1 tỷ đồng nhưng trong năm hiện tại đạt ngưỡng này, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng lũy kế từ 1 tỷ đồng trở lên.

Trường hợp 2: Doanh thu trên 500 triệu đồng và dưới 1 tỷ đồng/năm

Cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng năm trên 500 triệu đồng và dưới 1 tỷ đồng không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, cá nhân có thể đăng ký sử dụng một trong các hình thức hóa đơn nêu trên theo quy định.

Trường hợp chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát sinh nhu cầu cần hóa đơn cho giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cá nhân thực hiện khai và nộp thuế trước khi được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Trường hợp 3: Cá nhân mới bắt đầu kinh doanh hoặc doanh thu tăng lên đạt ngưỡng bắt buộc

Theo quy định tại điểm c khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, cá nhân kinh doanh mới ra kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại Điều 9, hoặc có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng năm trước chưa đến 1 tỷ đồng nhưng trong năm hiện tại đạt từ 1 tỷ đồng trở lên, phải áp dụng hình thức hóa đơn điện tử theo quy định.

Cá nhân cần theo dõi doanh thu tính thuế giá trị gia tăng lũy kế để xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ đăng ký, tránh bỏ sót thời hạn thực hiện.

3. Cá nhân kinh doanh cần làm gì nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử?

Tùy vào doanh thu và tình trạng đăng ký sử dụng hóa đơn, cá nhân kinh doanh có thể thực hiện theo hướng sau:

• Đã thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử: thực hiện đăng ký và sử dụng loại hóa đơn phù hợp với quy định.

• Chưa thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu sử dụng: kiểm tra điều kiện và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

• Chưa đăng ký sử dụng nhưng cần hóa đơn cho một giao dịch cụ thể: thực hiện khai, nộp thuế trước khi đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, nếu thuộc trường hợp được áp dụng.

Khi thực hiện thủ tục, cá nhân nên kiểm tra thông tin đăng ký thuế, doanh thu kinh doanh và hướng dẫn trên hệ thống của cơ quan thuế để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

4. Không đăng ký hộ kinh doanh có đồng nghĩa được miễn các nghĩa vụ khác không?

Không. Việc cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và việc có phải đăng ký hộ kinh doanh hay không là những vấn đề cần xem xét theo các quy định tương ứng.

Cá nhân không nên hiểu rằng không đăng ký hộ kinh doanh thì đương nhiên được miễn nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ hóa đơn hoặc các yêu cầu đăng ký khác. Tùy ngành nghề, quy mô và hình thức hoạt động, cá nhân cần kiểm tra quy định liên quan để xác định đầy đủ trách nhiệm pháp lý của mình.

Kết luận

Cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh vẫn có thể đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Với doanh thu tính thuế giá trị gia tăng từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, cá nhân thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức quy định; trường hợp doanh thu trên 500 triệu đồng và dưới 1 tỷ đồng/năm có thể đăng ký nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu. Nếu chưa đăng ký nhưng cần hóa đơn cho giao dịch phát sinh, cá nhân cần thực hiện thủ tục khai, nộp thuế trước khi đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh trong trường hợp được áp dụng.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.