Từ ngày 01/7/2026, hệ thống thuế tự động đối chiếu thông tin, trong đó có thông tin sinh trắc học, khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu thông tin không khớp, hồ sơ đăng ký sẽ không được chấp nhận.
Từ ngày 01/7/2026, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thêm bước đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân với dữ liệu dân cư, trong đó bao gồm thông tin sinh trắc học.
Vậy nếu thông tin sinh trắc học không khớp thì hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử có bị từ chối không? Người nộp thuế cần xử lý như thế nào?
Thông tin sinh trắc học không khớp có bị từ chối đăng ký hóa đơn điện tử?
Theo điểm a khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin của người đăng ký.
Thông tin được đối chiếu giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống định danh và xác thực điện tử, bao gồm cả thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử.
Trường hợp thông tin không khớp, hệ thống sẽ tự động:
Gửi thông báo không chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử;
Cung cấp các trường thông tin không khớp;
Gửi thông báo ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo để người nộp thuế thực hiện điều chỉnh thông tin đã kê khai.
Như vậy, nếu thông tin sinh trắc học hoặc thông tin liên quan được hệ thống đối chiếu không khớp thì hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bị từ chối và người nộp thuế cần điều chỉnh lại thông tin.
Nếu thông tin khớp thì đăng ký hóa đơn điện tử được chấp nhận ngay?
Không phải mọi trường hợp thông tin khớp đều được chấp nhận ngay.
Khi kết quả đối chiếu chính xác, hệ thống sẽ gửi yêu cầu để người nộp thuế xác nhận thông qua địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân theo thông tin trong hồ sơ đăng ký.
Người nộp thuế phải thực hiện xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Nếu quá thời hạn mà người nộp thuế chưa xác nhận hoặc xác nhận không thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT.
Sau khi xác nhận đúng thời hạn, nếu người nộp thuế không thuộc các trường hợp phải giải trình, bổ sung thông tin hoặc xác minh thực tế theo quy định thì cơ quan thuế sẽ thực hiện thủ tục chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử thực hiện theo mẫu nào?
Khi có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Việc thay đổi được thực hiện thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trình tự xử lý được thực hiện theo quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT được sử dụng cho cả trường hợp đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được định dạng như thế nào?
Theo Điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định về kiểu dữ liệu, độ dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng XML và gồm hai thành phần chính:
Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử;
Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn còn có thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử khi hiển thị phải bảo đảm đầy đủ, chính xác các nội dung, không dẫn đến cách hiểu sai lệch và phải có khả năng đọc được bằng phương tiện điện tử.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử từ 01/7/2026 cần lưu ý gì?
Có thể khái quát quy trình đối chiếu khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Bước | Nội dung |
|---|---|
1 | Người nộp thuế gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử |
2 | Hệ thống thuế tự động đối chiếu thông tin trong thời hạn 01 ngày làm việc |
3 | Nếu thông tin không khớp: nhận thông báo không chấp nhận và điều chỉnh thông tin |
4 | Nếu thông tin khớp: người nộp thuế thực hiện xác nhận qua email hoặc số điện thoại |
5 | Nếu xác nhận đúng hạn và đủ điều kiện: cơ quan thuế chấp nhận đăng ký |
6 | Nếu không xác nhận hoặc xác nhận không thành công đúng thời hạn: đăng ký không được chấp nhận |
Ngoài vấn đề thông tin sinh trắc học, cơ quan thuế còn có thể yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin hoặc xác minh hoạt động thực tế đối với những trường hợp thuộc diện được quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Kết luận
Từ ngày 01/7/2026, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được bổ sung cơ chế tự động đối chiếu thông tin, bao gồm thông tin sinh trắc học của người đăng ký.
Nếu thông tin không khớp, hệ thống sẽ từ chối đăng ký hóa đơn điện tử và thông báo các trường thông tin cần điều chỉnh. Trường hợp thông tin khớp, người nộp thuế vẫn phải thực hiện xác nhận đúng thời hạn qua email hoặc số điện thoại theo yêu cầu của hệ thống.
Do đó, trước khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế nên kiểm tra và bảo đảm thông tin trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và dữ liệu định danh được thống nhất.
