Cửa hàng có được từ chối xuất hóa đơn cho khách hàng là cá nhân không?

Từ ngày 01/7/2026, Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức áp dụng các quy định mới về hóa đơn điện tử.

Một trong những câu hỏi thường gặp khi mua hàng tại cửa hàng, siêu thị, hộ kinh doanh là: khách mua hàng là cá nhân, không phải doanh nghiệp và không có nhu cầu kê khai thuế thì cửa hàng có quyền từ chối xuất hóa đơn hay không?

Câu trả lời là không, nếu giao dịch thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu phải lập hóa đơn điện tử.

Người bán không được lấy lý do người mua là cá nhân để từ chối lập và giao hóa đơn. Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP đều xác định trách nhiệm lập hóa đơn thuộc về người bán khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Khách hàng là cá nhân vẫn có quyền yêu cầu xuất hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ những trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định này không phân biệt người mua là:

Do đó, việc nhân viên cửa hàng trả lời:

“Khách cá nhân nên bên em không xuất hóa đơn”

không phải là lý do phù hợp nếu giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.

Cá nhân không có mã số thuế thì xuất hóa đơn thế nào?

Việc người mua không có mã số thuế không làm mất nghĩa vụ lập hóa đơn của người bán.

Cửa hàng vẫn lập hóa đơn theo thông tin cần thiết của giao dịch và theo quy định về nội dung hóa đơn áp dụng cho trường hợp người mua là cá nhân.

Doanh nghiệp cũng không nên yêu cầu khách phải có mã số thuế hoặc phải đứng tên công ty mới được cấp hóa đơn.

Có thể hiểu đơn giản:

Có phát sinh bán hàng hóa/dịch vụ → thuộc trường hợp phải lập hóa đơn → người bán phải lập hóa đơn.

Việc người mua dùng hóa đơn để kê khai thuế, bảo hành, chứng minh giao dịch hay chỉ lưu giữ là nhu cầu của người mua, không phải căn cứ để cửa hàng quyết định có xuất hay không.

Khách không yêu cầu hóa đơn thì cửa hàng có cần lập không?

Đây là điểm dễ bị hiểu nhầm.

Nguyên tắc hiện hành không phải là:

“Khách yêu cầu mới xuất hóa đơn.”

Mà là:

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn thì người bán có trách nhiệm lập hóa đơn.”

Điều này có nghĩa nghĩa vụ lập hóa đơn không phụ thuộc hoàn toàn vào việc người mua có chủ động yêu cầu hay không.

Đối với hoạt động bán trực tiếp cho người tiêu dùng, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền còn phải thực hiện theo cơ chế hóa đơn tương ứng.

Cửa hàng có được nói “chỉ xuất hóa đơn trong ngày” không?

Doanh nghiệp phải lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định, không phải tự đặt một thời hạn tùy ý để làm thay đổi nghĩa vụ pháp luật.

Trong thực tế, khách hàng nên cung cấp thông tin cần thiết ngay tại thời điểm giao dịch để cửa hàng lập hóa đơn chính xác.

Nếu hóa đơn đáng lẽ phải được lập nhưng cửa hàng không thực hiện, việc cửa hàng sau đó viện dẫn quy định nội bộ như:

“Qua ngày rồi không xuất được”

không làm mất đi trách nhiệm đối với hành vi không lập hóa đơn đúng quy định.

Doanh nghiệp cần xử lý theo quy định về hóa đơn sai sót hoặc hóa đơn chưa được lập đúng thời điểm, tùy trường hợp cụ thể.

Có trường hợp nào bán hàng nhưng không phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Có.

Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là ngoại lệ, không phải nguyên tắc chung.

Một số nhóm đáng chú ý gồm:

Vì vậy, khi xác định một cửa hàng có vi phạm hay không cần kiểm tra giao dịch đó có thuộc trường hợp được miễn sử dụng hóa đơn điện tử hay không.

Nhưng đối với hoạt động bán hàng hóa thông thường cho người tiêu dùng, không thể mặc định rằng người mua là cá nhân thì không cần hóa đơn.

Ví dụ dễ hiểu

Trường hợp 1: Cá nhân mua laptop

Anh A mua một chiếc laptop trị giá 20 triệu đồng tại cửa hàng.

Anh A mua để sử dụng cá nhân, không có công ty và không kê khai thuế.

Cách xử lý: Cửa hàng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định. Việc anh A là khách cá nhân không phải căn cứ để từ chối.

Trường hợp 2: Khách ăn tại nhà hàng

Chị B thanh toán hóa đơn ăn uống và muốn nhận hóa đơn điện tử.

Nhà hàng trả lời chỉ xuất hóa đơn cho công ty.

Cách hiểu: Nếu giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn thì việc người mua là cá nhân không làm mất quyền nhận hóa đơn.

Trường hợp 3: Khách không yêu cầu hóa đơn

Khách thanh toán rồi rời cửa hàng mà không hỏi về hóa đơn.

Cách xử lý: Người bán vẫn phải tuân thủ nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định áp dụng đối với giao dịch của mình, thay vì lấy việc khách không hỏi làm căn cứ không ghi nhận doanh thu.

Nếu cửa hàng nhất quyết không xuất hóa đơn thì khách có thể làm gì?

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định cơ chế để người tiêu dùng phản ánh, tố giác hành vi người bán không lập và giao hóa đơn điện tử.

Người tiêu dùng có thể cung cấp thông tin thông qua các kênh như:

Thông tin phản ánh nên có căn cứ để xác định được người bán, địa điểm, thời gian và giao dịch phát sinh.

Nếu có tài liệu liên quan như hóa đơn bán lẻ, phiếu thanh toán, sao kê chuyển khoản, ảnh cửa hàng hoặc chứng từ mua hàng thì người tiêu dùng nên lưu lại.

Tố giác cửa hàng không xuất hóa đơn có được thưởng không?

Có cơ chế xem xét khen thưởng, nhưng không phải cứ gửi phản ánh là chắc chắn được nhận tiền.

Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người tiêu dùng tố giác hành vi người bán không lập và giao hóa đơn điện tử có thể được xem xét khen thưởng nếu thông tin cung cấp đáp ứng điều kiện và trên cơ sở thông tin đó cơ quan thuế đã xác minh, ban hành quyết định xử phạt.

Mức khen thưởng được xác định theo nguyên tắc:

Không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính và tối đa 10 triệu đồng cho một vụ việc.

Tuy nhiên, đây là mức trần. Số tiền thực tế còn phụ thuộc quy định và quá trình xem xét của cơ quan có thẩm quyền.

Không phải mọi phản ánh đều được nhận thưởng

Để được xem xét, thông tin cung cấp phải có giá trị thực tế cho quá trình xác minh.

Có thể hình dung theo quy trình:

Người tiêu dùng cung cấp thông tin

↓

Cơ quan thuế kiểm tra, xác minh

↓

Xác định có hành vi vi phạm

↓

Ban hành quyết định xử phạt

↓

Xem xét điều kiện khen thưởng

Như vậy, chỉ chụp ảnh cửa hàng rồi phản ánh chung chung rằng “không xuất hóa đơn” chưa chắc đã đủ.

Thông tin càng cụ thể thì khả năng cơ quan thuế xác minh càng thuận lợi.

Nếu nhiều người cùng tố giác một cửa hàng thì sao?

Mỗi vụ việc chỉ được xem xét khen thưởng một lần.

Nếu có nhiều người cùng cung cấp thông tin về cùng một hành vi, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét người cung cấp thông tin đầu tiên hoặc thông tin có giá trị, đầy đủ hơn theo quy định.

Điều này nhằm tránh việc cùng một hành vi bị sử dụng để yêu cầu khen thưởng nhiều lần.

Cửa hàng nên làm gì để tránh rủi ro?

Thay vì để nhân viên tự quyết định trường hợp nào “có hóa đơn” hoặc “không có hóa đơn”, cửa hàng nên thiết lập quy trình thống nhất.

Đối với cửa hàng bán lẻ có nhiều giao dịch mỗi ngày, việc kết nối phần mềm bán hàng, máy tính tiền và hóa đơn điện tử giúp giảm đáng kể tình trạng nhân viên quên hoặc chủ động bỏ giao dịch.

Nhân viên thu ngân không nên trả lời khách thế nào?

Một số cách trả lời dễ gây rủi ro:

“Khách cá nhân không xuất hóa đơn.”

“Không có mã số thuế thì không xuất được.”

“Phải mua trên một số tiền nhất định mới xuất hóa đơn.”

“Muốn lấy hóa đơn phải trả thêm VAT.”

Các cách giải thích trên có thể dẫn đến hiểu sai về nghĩa vụ lập hóa đơn.

Đặc biệt, nếu giá niêm yết là giá bán cho người tiêu dùng thì cửa hàng không nên tùy ý yêu cầu khách trả thêm một khoản chỉ vì khách yêu cầu hóa đơn.

Checklist cho cửa hàng bán lẻ

Người mua cần nhớ gì?

Có thể tóm tắt bằng nguyên tắc:

Mua hàng hóa/dịch vụ → giao dịch thuộc diện phải lập hóa đơn → người bán phải lập hóa đơn.

Người mua là cá nhân không phải là lý do để cửa hàng từ chối.

Từ ngày 01/7/2026, Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục xác định rõ trách nhiệm lập hóa đơn của tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Đồng thời, người mua có quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp, trừ các trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu người bán cố tình không thực hiện, người tiêu dùng có thể phản ánh đến cơ quan thuế và trong trường hợp đáp ứng đầy đủ điều kiện còn có thể được xem xét khen thưởng theo quy định.

Căn cứ pháp lý chính:

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026;

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026;

Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Bài viết được eHKD tổng hợp theo quy định đang áp dụng tại thời điểm 01/10/2026 và mang tính chất tham khảo.