Khách hàng là cá nhân khi mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ ăn uống có bắt buộc phải xuất hóa đơn không? Tìm hiểu quy định mới về việc lập và giao hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Khi khách hàng là cá nhân mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ ăn uống, nhiều người vẫn cho rằng chỉ cần xuất hóa đơn khi khách hàng yêu cầu. Tuy nhiên, quy định mới về hóa đơn điện tử đã xác định rõ trách nhiệm của người bán trong việc lập và giao hóa đơn cho người mua.
Vậy nhà hàng, quán ăn và các đơn vị kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có bắt buộc xuất hóa đơn cho khách hàng là cá nhân hay không?
Có bắt buộc xuất hóa đơn cho khách hàng là cá nhân không?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Quy định này không phân biệt người mua là cá nhân hay tổ chức.
Như vậy, khi nhà hàng, quán ăn hoặc cơ sở kinh doanh cung cấp hàng hóa, dịch vụ ăn uống cho khách hàng là cá nhân thì về nguyên tắc, người bán phải lập và giao hóa đơn điện tử cho khách hàng, trừ trường hợp thuộc diện không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Người mua cũng có quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp khi mua hàng hóa, dịch vụ.
Khách hàng không yêu cầu thì có phải xuất hóa đơn không?
Việc khách hàng là cá nhân không yêu cầu hóa đơn không làm mất đi nghĩa vụ lập hóa đơn của người bán nếu giao dịch thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo Công văn 6845/CT-QLNT năm 2026, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Do đó, đối với hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ ăn uống thuộc diện phải lập hóa đơn, người bán không nên hiểu rằng chỉ khi khách hàng yêu cầu mới cần xuất hóa đơn.
Trường hợp nào không phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Một số trường hợp đáng chú ý gồm:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ một số hoạt động cho thuê bất động sản hoặc cung cấp một số sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp trong trường hợp doanh nghiệp đã khấu trừ thuế theo quy định.
Một số khoản phí và khoản thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, hoạt động tài chính, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.
Một số trường hợp điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị thành viên hoặc giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc.
Một số trường hợp máy móc, thiết bị cho mượn không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.
Một số hàng hóa, dịch vụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh và các khoản thu không liên quan đến việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Như vậy, việc khách hàng là cá nhân không phải là căn cứ để người bán được miễn lập hóa đơn. Cần xác định hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ có thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không.
Hóa đơn bán cho khách hàng cá nhân cần thể hiện thông tin gì?
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử về cơ bản có các nội dung như:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Thông tin của người mua theo quy định.
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
Thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất và tiền thuế GTGT.
Tổng số tiền thanh toán.
Chữ ký của người bán và các nội dung khác theo quy định.
Đối với người mua là người tiêu dùng, trường hợp khách hàng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng được quy định riêng thì hóa đơn không nhất thiết phải thể hiện các thông tin này.
Khách hàng cá nhân có quyền yêu cầu hóa đơn không?
Có.
Theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người mua hàng hóa, dịch vụ có quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp khi mua hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn do người mua nhận còn là căn cứ xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và có thể được sử dụng cho các mục đích khác theo quy định pháp luật.
Đối với người bán, việc lập và giao hóa đơn đúng quy định cũng giúp bảo đảm giao dịch được ghi nhận đầy đủ, minh bạch và có cơ sở đối chiếu với doanh thu.
Người bán không lập hóa đơn khi bán hàng có bị phản ánh không?
Trường hợp người bán thuộc đối tượng phải lập hóa đơn nhưng không lập và giao hóa đơn theo quy định, người mua có quyền tố giác hành vi không lập và giao hóa đơn điện tử của người bán theo quy định.
Vì vậy, các cơ sở kinh doanh, đặc biệt là nhà hàng, quán ăn và các đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống, cần chủ động thực hiện việc lập hóa đơn điện tử khi phát sinh giao dịch thuộc diện phải lập hóa đơn, thay vì chỉ thực hiện khi khách hàng yêu cầu.
Kết luận
Khách hàng là cá nhân khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ ăn uống vẫn phải được lập và giao hóa đơn điện tử nếu giao dịch thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn.
Người bán không được mặc định bỏ qua việc lập hóa đơn chỉ vì khách hàng là cá nhân hoặc không yêu cầu lấy hóa đơn. Chỉ những trường hợp thuộc diện không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP mới được áp dụng ngoại lệ.
Do đó, nhà hàng, quán ăn và các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống cần rà soát quy trình bán hàng, lập hóa đơn và giao hóa đơn cho khách hàng để bảo đảm thực hiện đúng quy định mới.
