Cấu trúc nộp tiền BHXH từ 01/10/2026 tại 34 tỉnh, thành đối với doanh nghiệp

Từ ngày 01/10/2026, hệ thống Bảo hiểm xã hội (BHXH) và Kho bạc Nhà nước (KBNN) triển khai kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử trên phạm vi toàn quốc.

Theo Công văn 3779/BHXH-TCKT ngày 24/09/2026 của BHXH Việt Nam, đơn vị sử dụng lao động khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN qua KBNN cần ghi nội dung thanh toán theo đúng cấu trúc do cơ quan BHXH hướng dẫn.

1. Từ 01/10/2026, doanh nghiệp nộp tiền BHXH theo cấu trúc nào?

Cấu trúc nội dung nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN được hướng dẫn như sau:

+BHXH+103+00+mã đơn vị+mã cơ quan BHXH+dong BHXH thangX

Trong đó:

• +BHXH+103+00+: loại hình thu mặc định theo quy định của cơ quan BHXH.

• Mã đơn vị: mã số quản lý của đơn vị thực hiện nộp tiền.

• Mã cơ quan BHXH: mã của cơ quan BHXH nơi nhận tiền thu.

• dong BHXH thangX: nội dung diễn giải khoản tiền đóng, có thể ghi theo tháng thực tế.

Việc thống nhất cấu trúc nhằm giúp dữ liệu nộp tiền được kết nối và tự động cập nhật vào hệ thống BHXH.

2. Ví dụ cách ghi nội dung nộp tiền BHXH

Ví dụ, doanh nghiệp ABC có:

• Mã đơn vị: 1234567HC

• Mã cơ quan BHXH: 00101

Khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, nội dung thanh toán có thể ghi:

+BHXH+103+00+1234567HC+00101+dong BHXH thang 8

Trong đó, mã đơn vị và mã cơ quan BHXH phải được ghi chính xác theo thông tin do cơ quan BHXH quản lý đơn vị cung cấp.

3. Điều gì xảy ra nếu ghi sai cấu trúc?

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nội dung chuyển tiền.

Trường hợp ghi không đúng cấu trúc, khoản tiền nộp có thể không được hệ thống tự động hạch toán.

Khi đó, đơn vị phải phối hợp với cơ quan BHXH để xác định khoản tiền và thực hiện xử lý, đối chiếu dữ liệu.

Vì vậy, khi thực hiện chuyển tiền từ ngày 01/10/2026, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ:

1. Mã đơn vị;

2. Mã cơ quan BHXH;

3. Cấu trúc nội dung thanh toán;

4. Số tiền phải đóng;

5. Kỳ đóng BHXH.

4. Vì sao phải thay đổi cách ghi nội dung nộp tiền?

Việc áp dụng cấu trúc thống nhất gắn với việc BHXH Việt Nam và KBNN kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử trên phạm vi toàn quốc.

Trước đó, ngày 04/08/2026, BHXH Việt Nam và KBNN đã ký Quy chế phối hợp số 2953/QCPH/BHXH-KBNN về mở, quản lý, sử dụng tài khoản thu chế độ và kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử giữa hai hệ thống.

Đến ngày 24/09/2026, BHXH Việt Nam ban hành Công văn 3779/BHXH-TCKT để hướng dẫn triển khai quy chế này.

Thời điểm bắt đầu kết nối dữ liệu trên phạm vi toàn quốc là 01/10/2026.

5. Doanh nghiệp nộp BHXH, BHYT, BHTN chậm nhất vào ngày nào?

Việc thay đổi cấu trúc nội dung nộp tiền không làm thay đổi phương thức và thời hạn đóng BHXH bắt buộc theo Luật BHXH.

Theo khoản 4 Điều 34 Luật BHXH 2024:

Ví dụ, doanh nghiệp đóng BHXH theo tháng cho tháng 9/2026 thì thời hạn đóng chậm nhất là 31/10/2026.

Nếu doanh nghiệp đóng theo phương thức 3 tháng một lần cho quý III/2026 thì thời hạn đóng chậm nhất là 31/12/2026.

6. Chậm đóng BHXH có phải nộp thêm 0,03%/ngày không?

Có.

Theo Luật BHXH 2024 và Nghị định 274/2025/NĐ-CP, trường hợp chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN, ngoài việc phải đóng đủ số tiền còn thiếu, người sử dụng lao động còn phải nộp thêm khoản tiền được tính bằng 0,03%/ngày trên số tiền và số ngày chậm đóng, trốn đóng theo quy định.

Cơ quan BHXH quản lý trực tiếp có trách nhiệm xác định số tiền và số ngày chậm đóng, tính khoản tiền 0,03%/ngày và thông báo để người sử dụng lao động đối chiếu, thực hiện nghĩa vụ.

7. Doanh nghiệp cần lưu ý gì từ 01/10/2026?

Từ ngày 01/10/2026, khi chuyển tiền BHXH, BHYT, BHTN qua KBNN, doanh nghiệp nên thực hiện các bước:

Bước 1: Kiểm tra mã đơn vị do cơ quan BHXH quản lý.

Bước 2: Xác định đúng mã cơ quan BHXH nhận tiền.

Bước 3: Ghi nội dung chuyển tiền theo cấu trúc:

+BHXH+103+00+mã đơn vị+mã cơ quan BHXH+dong BHXH thangX

Bước 4: Kiểm tra lại số tiền và kỳ đóng trước khi chuyển.

Bước 5: Sau khi chuyển tiền, theo dõi việc hạch toán và đối chiếu dữ liệu trên hệ thống BHXH nếu cần.

Trong giai đoạn đầu triển khai, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến phần mã đơn vị và mã cơ quan BHXH, vì đây là các thông tin quan trọng để hệ thống xác định khoản tiền nộp.

8. Tóm lại

Từ 01/10/2026, BHXH Việt Nam và KBNN triển khai kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử trên toàn quốc. Doanh nghiệp khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN qua KBNN cần ghi nội dung thanh toán theo cấu trúc:

+BHXH+103+00+mã đơn vị+mã cơ quan BHXH+dong BHXH thangX

Việc ghi đúng cấu trúc giúp khoản tiền được tự động hạch toán, cập nhật và đối chiếu thuận lợi. Nếu ghi sai, khoản tiền có thể không được hệ thống tự động hạch toán và doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan BHXH để xác định, xử lý.

Do đó, kế toán và bộ phận phụ trách BHXH của doanh nghiệp cần cập nhật thông tin mã đơn vị, mã cơ quan BHXH và thực hiện đúng cấu trúc ngay từ thời điểm 01/10/2026.