Công văn 4838/PTH-QLDN1 ngày 15/9/2026 hướng dẫn việc miễn thuế TNCN đối với tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ và hồ sơ chứng minh khoản thu nhập được miễn thuế.
1. Công văn 4838/PTH-QLDN1 hướng dẫn gì về thuế TNCN?
Ngày 15/9/2026, Thuế tỉnh Phú Thọ ban hành Công văn 4838/PTH-QLDN1 về chính sách thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công làm việc ban đêm và làm thêm giờ.
Công văn được ban hành trên cơ sở đề nghị hướng dẫn của doanh nghiệp về việc áp dụng chính sách thuế TNCN theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025.
Theo hướng dẫn, trường hợp doanh nghiệp trả tiền lương, tiền công cho người lao động làm việc ban đêm hoặc làm thêm giờ phù hợp với điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động thì khoản thu nhập này thuộc diện miễn thuế TNCN.
Tuy nhiên, nếu tiền lương, tiền công làm việc ban đêm hoặc làm thêm giờ vượt mức quy định của pháp luật thì phần vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
2. Tiền làm đêm, làm thêm giờ được miễn thuế TNCN khi nào?
Khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ và tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định của pháp luật thuộc nhóm thu nhập được miễn thuế.
Đồng thời, Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định cụ thể điều kiện áp dụng. Theo đó:
Tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc phải phù hợp với điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động.
Doanh nghiệp phải có hồ sơ chứng minh thời gian làm việc ban đêm, làm thêm giờ và khoản tiền đã trả.
Nếu khoản tiền lương, tiền công vượt mức pháp luật cho phép thì phần vượt mức tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Như vậy, không phải toàn bộ khoản tiền doanh nghiệp gọi là “tiền làm thêm giờ” đều mặc nhiên được miễn thuế. Doanh nghiệp cần đối chiếu cả thời gian làm việc thực tế và giới hạn làm thêm theo pháp luật lao động.
3. Hồ sơ chứng minh tiền làm đêm, làm thêm giờ được miễn thuế
Theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp trả thu nhập phải lập bảng kê phản ánh rõ:
Thời gian người lao động làm việc ban đêm;
Thời gian làm thêm giờ;
Khoản tiền lương, tiền công làm đêm, làm thêm giờ đã trả.
Bảng kê được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Trường hợp doanh nghiệp không lập bảng kê riêng, doanh nghiệp phải chứng minh khoản tiền này thông qua các hồ sơ hợp pháp khác, chẳng hạn:
Bảng lương;
Bảng chấm công;
Hợp đồng lao động;
Các tài liệu hợp pháp khác liên quan đến thời gian làm việc và khoản tiền đã trả.
Do đó, doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ làm căn cứ chứng minh khoản tiền làm đêm, làm thêm giờ thuộc diện miễn thuế.
4. Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng người lao động làm thêm giờ
Để xác định khoản tiền làm thêm giờ có thuộc diện miễn thuế hay không, trước hết cần xác định việc làm thêm giờ có phù hợp với pháp luật lao động hay không.
Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, việc sử dụng người lao động làm thêm giờ về nguyên tắc phải đáp ứng các điều kiện như:
Có sự đồng ý của người lao động, trừ các trường hợp đặc biệt theo luật;
Bảo đảm giới hạn số giờ làm thêm trong ngày;
Bảo đảm giới hạn số giờ làm thêm trong tháng;
Không quá 200 giờ/năm, trừ các trường hợp pháp luật cho phép làm thêm đến 300 giờ/năm.
Một số trường hợp có thể áp dụng giới hạn 300 giờ/năm gồm hoạt động sản xuất, gia công trong một số ngành, sản xuất và cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu, cấp thoát nước hoặc một số trường hợp cần giải quyết công việc cấp bách theo quy định.
Khi tổ chức làm thêm giờ thuộc trường hợp phải áp dụng giới hạn 300 giờ/năm, người sử dụng lao động còn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh theo quy định.
5. Thời gian làm việc ban đêm được xác định thế nào?
Theo Bộ luật Lao động, giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau.
Vì vậy, khi xác định khoản tiền lương làm việc ban đêm để xem xét miễn thuế TNCN, doanh nghiệp cần căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và quy định của pháp luật lao động.
Ngoài ra, tiền lương làm thêm giờ còn phải được xác định theo quy định về tiền lương làm thêm giờ tương ứng với ngày làm việc bình thường, ngày nghỉ hằng tuần hoặc ngày nghỉ lễ, Tết.
6. Ví dụ về tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN
Giả sử người lao động làm thêm giờ theo đúng điều kiện và giới hạn của pháp luật lao động.
Trong tháng, doanh nghiệp trả cho người lao động:
Tiền lương theo công việc bình thường: 10 triệu đồng;
Tiền làm thêm giờ theo đúng quy định: 3 triệu đồng.
Nếu doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ chứng minh thời gian làm thêm và khoản tiền đã trả, thì khoản 3 triệu đồng tiền làm thêm giờ thuộc diện miễn thuế TNCN theo quy định.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp trả một phần tiền làm thêm giờ vượt mức quy định của pháp luật thì phần vượt mức phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
7. Lưu ý khi áp dụng miễn thuế TNCN với tiền làm đêm, làm thêm giờ
Doanh nghiệp khi tính thuế TNCN cần lưu ý:
Nội dung | Cách xử lý |
|---|---|
Làm ban đêm đúng quy định | Thu nhập thuộc diện miễn thuế |
Làm thêm giờ đúng điều kiện, thời gian | Thu nhập thuộc diện miễn thuế |
Làm thêm vượt mức pháp luật cho phép | Phần vượt mức tính thuế TNCN |
Có bảng kê làm đêm, làm thêm giờ | Lưu để chứng minh khoản miễn thuế |
Không có bảng kê riêng | Có thể chứng minh bằng bảng lương, chấm công, HĐLĐ và tài liệu hợp pháp khác |
Làm thêm thuộc trường hợp đặc biệt | Đối chiếu giới hạn và điều kiện riêng theo Bộ luật Lao động |
Các quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.
Tóm lại: Theo Công văn 4838/PTH-QLDN1 ngày 15/9/2026, tiền lương, tiền công làm việc ban đêm và làm thêm giờ tại nơi làm việc phù hợp với điều kiện, thời gian theo pháp luật lao động được miễn thuế TNCN. Nếu khoản tiền này vượt mức quy định của pháp luật thì phần vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần lưu bảng kê hoặc các hồ sơ hợp pháp khác để chứng minh khoản thu nhập được miễn thuế.
