Tổng hợp 14 lý do điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026 và hướng dẫn xử lý khi đã lập hóa đơn thay thế nhưng sau đó phát sinh trả lại hàng hóa.
Danh mục lý do điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026
Theo Mục XVII Quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn, chứng từ điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế ban hành kèm theo Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026, danh mục lý do điều chỉnh, thay thế hóa đơn gồm 14 trường hợp.
1. Danh mục 14 lý do điều chỉnh, thay thế hóa đơn
Mã | Lý do điều chỉnh, thay thế |
|---|---|
1 | Điều chỉnh giá trị quyết toán dự án đầu tư khi thay đổi về đơn giá, khối lượng; điều chỉnh giá bán theo quy định của pháp luật chuyên ngành |
2 | Điều chỉnh giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền |
3 | Điều chỉnh giá bán buôn điện giữa Tập đoàn Điện lực Việt Nam với các Tổng công ty Điện lực và giữa các Tổng công ty Điện lực với các Công ty Điện lực |
4 | Điều chỉnh do chiết khấu thương mại |
5 | Điều chỉnh do trả lại hàng hóa không phải là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và tài sản đã đăng ký theo tên người mua |
6 | Thay thế do trả lại hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và tài sản đã đăng ký theo tên người mua |
7 | Điều chỉnh do hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định pháp luật về kinh doanh bảo hiểm |
8 | Điều chỉnh do hủy hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ khi thu tiền trước cho nhiều kỳ |
9 | Điều chỉnh do hoàn phí của tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt khi đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ |
10 | Điều chỉnh đối với dịch vụ viễn thông sử dụng thẻ trả trước để thanh toán cước dịch vụ trả sau, nhắn tin ủng hộ từ thiện và các dịch vụ viễn thông khác được chấp nhận thanh toán bằng thẻ trả trước |
11 | Điều chỉnh do thay đổi giá trị bán khí thiên nhiên thực tế do phải quy đổi ra Việt Nam đồng khi thanh toán thực tế |
12 | Điều chỉnh đối với hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không |
13 | Điều chỉnh hoặc thay thế đối với hóa đơn đã lập sai |
14 | Thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền |
Danh mục trên được xây dựng tương ứng với các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập sai thì chọn điều chỉnh hay thay thế?
Đối với hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Đây là lý do được sử dụng tại mã 13 trong danh mục của Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026.
Do đó, khi phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp cần xác định đúng nội dung sai và trường hợp xử lý trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Đối với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã lập sai, trường hợp thuộc quy định tương ứng thì sử dụng mã 14 – Thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
3. Đã lập hóa đơn thay thế nhưng sau đó phát sinh trả lại hàng thì xử lý thế nào?
Trường hợp hóa đơn ban đầu có sai sót và doanh nghiệp đã lập hóa đơn thay thế đúng quy định, sau đó người mua phát sinh trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa thì đây là một nghiệp vụ mới.
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp người mua trả lại hàng hóa, người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho việc trả lại hàng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.
Như vậy, không phải cứ hóa đơn trước đó được xử lý bằng hình thức thay thế thì khi phát sinh trả lại hàng cũng phải tiếp tục lập hóa đơn thay thế.
Ví dụ:
Hóa đơn ban đầu có sai sót về giá bán.
Doanh nghiệp đã lập hóa đơn thay thế theo đúng quy định.
Sau đó khách hàng trả lại một phần hàng hóa.
Khi đó, doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ trả lại hàng bằng hóa đơn điều chỉnh, thay vì tiếp tục lập hóa đơn thay thế chỉ vì hóa đơn trước đó đã được thay thế.
Cần phân biệt trường hợp này với việc hóa đơn đã xử lý sai sót nhưng sau đó phát hiện hóa đơn vẫn còn sai. Đối với trường hợp tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế đã áp dụng ở lần đầu theo khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chọn lý do điều chỉnh, thay thế hóa đơn?
Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng lý do tương ứng với nghiệp vụ thực tế. Việc sử dụng đúng mã lý do giúp dữ liệu hóa đơn được truyền đến cơ quan thuế thống nhất và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, đối chiếu.
Đặc biệt, cần phân biệt giữa:
Điều chỉnh do hóa đơn đã lập có sai sót;
Điều chỉnh do chiết khấu thương mại;
Điều chỉnh do trả lại hàng hóa;
Thay thế do trả lại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng;
Điều chỉnh do hoàn phí, giảm phí;
Các trường hợp điều chỉnh đặc thù trong điện lực, viễn thông, bảo hiểm, hàng không, khí thiên nhiên...
Do đó, kế toán nên đối chiếu nghiệp vụ thực tế với danh mục 14 mã lý do tại Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026 trước khi lập hóa đơn.
Kết luận
Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026 quy định danh mục 14 lý do điều chỉnh, thay thế hóa đơn, trong đó có các trường hợp điều chỉnh do chiết khấu, trả lại hàng, hoàn phí, điều chỉnh giá trị và xử lý hóa đơn đã lập sai.
Đáng chú ý, nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn thay thế đúng quy định nhưng sau đó phát sinh trả lại hàng thì việc trả lại hàng được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
Kế toán cần xác định đúng bản chất nghiệp vụ và lựa chọn đúng mã lý do khi lập hóa đơn để bảo đảm dữ liệu hóa đơn được ghi nhận chính xác.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
