Giao dịch phát sinh ngoài giờ hành chính có được lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo không? Tìm hiểu trường hợp được áp dụng theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và những lưu ý đối với doanh nghiệp khi lập hóa đơn điện tử.
1. Giao dịch ngoài giờ hành chính có được xuất hóa đơn vào ngày tiếp theo không?
Không phải mọi giao dịch phát sinh ngoài giờ hành chính đều được xuất hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo.
Theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019, giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng ngày hôm sau.
Như vậy, để được áp dụng thời hạn lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo, giao dịch phải đáp ứng điều kiện về thời gian phát sinh và người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động.
Căn cứ pháp lý: khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 106 Bộ luật Lao động 2019. <Cite refs={["turn116259view0","turn913200search0"]}/>
2. Những trường hợp nào được lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo?
Căn cứ quy định nêu trên, cần phân biệt các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Giao dịch phát sinh từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau, người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động
Người bán được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Ví dụ: Doanh nghiệp bán hàng lúc 23 giờ ngày thứ Hai, không có phần mềm lập hóa đơn tự động. Nếu đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp 2: Giao dịch phát sinh từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau, người bán có phần mềm lập hóa đơn tự động
Người bán phải xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định chung tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tùy theo giao dịch bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ.
Cụ thể:
Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thực hiện theo quy định về thời điểm thu tiền, trừ trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định.
Trường hợp 3: Giao dịch phát sinh ngoài giờ hành chính nhưng không thuộc khung giờ ban đêm từ 22 giờ đến 6 giờ
Trường hợp này không đương nhiên được áp dụng thời hạn lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Doanh nghiệp phải xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định chung hoặc quy định riêng áp dụng cho loại hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
3. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định thế nào?
Ngoài trường hợp đặc thù đối với giao dịch ban đêm, doanh nghiệp cần nắm rõ nguyên tắc chung tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Đối với bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa.
Đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa. Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định tương ứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Đối với giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục
Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Ngoài ra, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định thời điểm lập hóa đơn riêng đối với một số hoạt động có tính chất đặc thù. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định áp dụng cho ngành nghề và giao dịch thực tế của mình.
4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xuất hóa đơn ngoài giờ hành chính?
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên lưu ý các vấn đề sau:
Kiểm tra thời gian phát sinh giao dịch: Xác định giao dịch có nằm trong khung giờ làm việc ban đêm từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau hay không.
Xác định tình trạng phần mềm lập hóa đơn: Điều kiện không có phần mềm lập hóa đơn tự động là yếu tố quan trọng khi áp dụng khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Phân biệt hàng hóa và dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định tương ứng với loại giao dịch.
Không tự ý dời ngày lập hóa đơn: Giao dịch ngoài giờ hành chính không phải lúc nào cũng được phép xuất hóa đơn vào ngày hôm sau.
Lưu hồ sơ chứng minh giao dịch: Nên lưu phiếu giao hàng, chứng từ bán hàng, biên bản bàn giao hoặc dữ liệu giao dịch để đối chiếu khi cần thiết.
Kết luận
Theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch trong giờ làm việc ban đêm từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Quy định này không áp dụng chung cho mọi giao dịch ngoài giờ hành chính. Doanh nghiệp cần xác định đúng khung giờ phát sinh, tình trạng phần mềm lập hóa đơn và loại giao dịch để thực hiện đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
