Thu tiền ngoài giờ làm việc hành chính có phải xuất hóa đơn ngay không?

Thu tiền ngoài giờ làm việc hành chính có phải xuất hóa đơn ngay không?

Công văn 6663/TCS15-QLDN2 năm 2026 hướng dẫn thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp doanh nghiệp phát sinh khoản tiền nhận ngoài giờ làm việc hành chính.

Việc lập hóa đơn cần căn cứ vào bản chất giao dịch, thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ và trường hợp giao dịch phát sinh vào thời gian làm việc ban đêm.

1. Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp doanh nghiệp có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Như vậy, doanh nghiệp không căn cứ đơn thuần vào việc đang trong hay ngoài giờ làm việc hành chính để xác định thời điểm lập hóa đơn.

Cần xác định giao dịch thuộc trường hợp nào và thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định.

2. Thu tiền ngoài giờ hành chính có phải lập hóa đơn ngay không?

Theo Công văn 6663/TCS15-QLDN2, nếu doanh nghiệp phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ và hoàn thành dịch vụ ngay trong ngày, thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Điều này có nghĩa là nếu dịch vụ đã hoàn thành thì doanh nghiệp phải xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định về cung cấp dịch vụ, không phải cứ ngoài giờ hành chính là được tự động chuyển sang ngày hôm sau.

Ví dụ:

• Khách hàng sử dụng dịch vụ và dịch vụ được hoàn thành lúc 17 giờ ngày 08/10/2026.

• Doanh nghiệp nhận tiền ngay trong thời điểm cung cấp dịch vụ.

Trường hợp này, doanh nghiệp xác định thời điểm lập hóa đơn theo thời điểm thu tiền hoặc thời điểm hoàn thành dịch vụ tùy trường hợp cụ thể theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

3. Trường hợp giao dịch phát sinh vào ban đêm thì lập hóa đơn khi nào?

Khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Do đó, trường hợp doanh nghiệp không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch cung cấp dịch vụ vào ban đêm có thể áp dụng thời hạn lập hóa đơn nêu trên.

Điểm cần lưu ý là quy định này áp dụng cho giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của pháp luật lao động, không đồng nghĩa với mọi giao dịch xảy ra sau giờ hành chính đều được tự động lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo.

4. Công văn 6663/TCS15-QLDN2 hướng dẫn trường hợp nào?

Ngày 25/9/2026, Thuế cơ sở 15 Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Công văn 6663/TCS15-QLDN2 hướng dẫn trường hợp doanh nghiệp có khoản tiền nhận ngoài giờ làm việc hành chính.

Theo hướng dẫn:

• Nếu công ty cung cấp dịch vụ và hoàn thành dịch vụ ngay trong ngày, thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

• Nếu công ty không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động thì áp dụng khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Như vậy, doanh nghiệp cần phân biệt ngoài giờ hành chính với giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động. Hai khái niệm này không hoàn toàn giống nhau.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lập hóa đơn ngoài giờ?

Khi phát sinh giao dịch ngoài giờ làm việc hành chính, doanh nghiệp nên xác định:

Thứ nhất, dịch vụ đã hoàn thành hay chưa.

Thứ hai, doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ hay chưa.

Thứ ba, giao dịch có phát sinh trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động hay không.

Thứ tư, doanh nghiệp có sử dụng phần mềm lập hóa đơn tự động hay không.

Việc xác định đúng các yếu tố trên giúp doanh nghiệp xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, tránh tình trạng cho rằng mọi khoản tiền nhận sau giờ hành chính đều được phép xuất hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo.

Kết luận

Khoản tiền nhận ngoài giờ làm việc hành chính không phải trong mọi trường hợp đều được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo mới lập hóa đơn.

Theo Công văn 6663/TCS15-QLDN2 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần căn cứ vào thời điểm hoàn thành dịch vụ, thời điểm thu tiền và trường hợp giao dịch phát sinh vào giờ làm việc ban đêm.

Đối với doanh nghiệp không có phần mềm lập hóa đơn tự động, nếu phát sinh giao dịch cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.