Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại và các khoản hỗ trợ khác phải trả cho người lao động được hạch toán qua TK 334 – Phải trả người lao động. Kế toán cần xác định đúng tài khoản chi phí và ghi nhận khoản phải trả, thanh toán theo hướng dẫn.
Tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại và các khoản hỗ trợ khác cho người lao động là những khoản chi thường gặp tại doanh nghiệp. Để ghi nhận đúng chi phí và công nợ phải trả, kế toán cần xác định khoản chi thuộc bộ phận nào, thời điểm ghi nhận và cách hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, các khoản tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí, thẻ hội viên và những khoản khác phải trả cho người lao động được hướng dẫn hạch toán thông qua TK 334 – Phải trả người lao động.
1. Hạch toán tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại cho nhân viên vào tài khoản nào?
Căn cứ điểm k khoản 3 phần hướng dẫn TK 334 – Phải trả người lao động tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, khi xác định và thanh toán các khoản khác phải trả cho người lao động như tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí, thẻ hội viên…, doanh nghiệp thực hiện như sau:
Khi xác định số tiền phải trả cho người lao động:
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
Khi thanh toán cho người lao động:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có các TK 111, 112…
Tài khoản chi phí cụ thể được lựa chọn căn cứ vào tính chất khoản chi và bộ phận phát sinh chi phí tại doanh nghiệp.
2. Hướng dẫn hạch toán từng khoản chi cho nhân viên
2.1. Hạch toán tiền ăn ca cho người lao động
Trường hợp doanh nghiệp xác định tiền ăn ca là khoản phải trả trực tiếp cho người lao động, kế toán ghi nhận như sau:
Khi xác định số tiền ăn ca phải trả:
Nợ TK 622, 623, 627, 641 hoặc 642
Có TK 334.
Khi chi trả tiền ăn ca:
Nợ TK 334
Có TK 111 hoặc TK 112.
Lưu ý: Cách hạch toán trên áp dụng khi tiền ăn ca được xác định là khoản phải trả trực tiếp cho người lao động. Nếu doanh nghiệp tự tổ chức bếp ăn hoặc thuê đơn vị cung cấp suất ăn, kế toán cần căn cứ vào bản chất giao dịch và chứng từ thực tế để ghi nhận phù hợp.
2.2. Hạch toán tiền nhà cho nhân viên
Đối với khoản tiền nhà doanh nghiệp xác định phải trả cho người lao động, kế toán có thể ghi nhận theo hướng dẫn tại TK 334:
Khi xác định khoản tiền nhà phải trả:
Nợ TK 622, 623, 627, 641 hoặc 642
Có TK 334.
Khi thanh toán khoản tiền nhà cho người lao động:
Nợ TK 334
Có TK 111 hoặc TK 112.
Doanh nghiệp cần căn cứ vào chính sách hỗ trợ, hợp đồng lao động, quy chế nội bộ và hồ sơ liên quan để xác định khoản phải trả cũng như bộ phận chịu chi phí.
2.3. Hạch toán tiền điện thoại cho nhân viên
Nếu doanh nghiệp chi trả tiền điện thoại cho người lao động như một khoản hỗ trợ phải trả trực tiếp, kế toán hạch toán tương tự:
Khi xác định khoản tiền điện thoại phải trả:
Nợ TK 622, 623, 627, 641 hoặc 642
Có TK 334.
Khi thanh toán:
Nợ TK 334
Có TK 111 hoặc TK 112.
Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp thanh toán cước điện thoại cho nhà cung cấp theo hợp đồng dịch vụ đứng tên doanh nghiệp, cần căn cứ hóa đơn, hợp đồng và bản chất giao dịch để xác định cách hạch toán phù hợp; không mặc nhiên áp dụng bút toán khoản phải trả trực tiếp cho người lao động.
3. Cách lựa chọn tài khoản chi phí khi hạch toán
Khi ghi nhận tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại và các khoản hỗ trợ khác, kế toán cần xác định bộ phận sử dụng lao động và tính chất khoản chi để lựa chọn tài khoản chi phí phù hợp.
Tài khoản | Nội dung sử dụng khái quát |
|---|---|
TK 622 | Chi phí nhân công trực tiếp |
TK 623 | Chi phí sử dụng máy thi công, đối với doanh nghiệp có nghiệp vụ phù hợp |
TK 627 | Chi phí sản xuất chung |
TK 641 | Chi phí bán hàng |
TK 642 | Chi phí quản lý doanh nghiệp |
TK 334 | Phải trả người lao động |
TK 111 | Tiền mặt |
TK 112 | Tiền gửi ngân hàng |
Ví dụ, nếu khoản hỗ trợ điện thoại được xác định là khoản phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng, doanh nghiệp có thể ghi nhận vào TK 641 và đối ứng TK 334. Nếu khoản chi thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp, tài khoản chi phí có thể là TK 642.
Việc lựa chọn tài khoản phải phù hợp với bản chất khoản chi, chức năng của bộ phận và hệ thống tài khoản mà doanh nghiệp đang áp dụng.
4. Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133 cần lưu ý gì?
Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC cần sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, không áp dụng máy móc toàn bộ số hiệu tài khoản trong Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Theo hệ thống tài khoản tại Thông tư 133, có thể tham khảo cách phản ánh chi phí như sau:
Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và các chi phí sản xuất liên quan được phản ánh theo hệ thống tài khoản phù hợp, trong đó TK 154 được sử dụng cho chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Chi phí bán hàng được phản ánh tại TK 6421.
Chi phí quản lý doanh nghiệp được phản ánh tại TK 6422.
Kế toán cần kiểm tra chế độ kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng để sử dụng đúng tài khoản, bảo đảm thống nhất giữa sổ sách, chứng từ và báo cáo tài chính.
5. Tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại có phải khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Việc hạch toán vào tài khoản chi phí kế toán không đồng nghĩa với việc khoản chi đương nhiên được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Để xác định khả năng được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần xem xét quy định thuế hiện hành và hồ sơ thực tế, trong đó lưu ý:
Khoản chi có phát sinh thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hay không.
Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo yêu cầu đối với từng khoản chi hay không.
Khoản hỗ trợ có được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc hồ sơ nội bộ phù hợp hay không.
Việc thanh toán có đáp ứng điều kiện theo quy định thuế áp dụng tại thời điểm phát sinh hay không.
Đối với tiền ăn ca, tiền nhà và tiền điện thoại, kế toán cũng cần phân biệt việc ghi nhận chi phí kế toán với việc xác định khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động. Hai vấn đề này được điều chỉnh bởi các quy định khác nhau và cần được kiểm tra riêng.
Kết luận
Theo điểm k khoản 3 phần hướng dẫn TK 334 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, các khoản tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại và những khoản hỗ trợ khác phải trả cho người lao động được ghi nhận vào chi phí phù hợp, đối ứng với TK 334. Khi thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 334 và Có TK 111 hoặc TK 112.
Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất khoản chi, bộ phận chịu chi phí và chế độ kế toán đang áp dụng để hạch toán chính xác, đồng thời lưu giữ đầy đủ hồ sơ phục vụ công tác kế toán và thuế.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
