Hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ cần cung cấp thông tin gì để hóa đơn được sử dụng hạch toán chi phí và quyết toán thuế? Tìm hiểu quy định về tên, địa chỉ, mã số thuế và thông tin người mua theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
1. Hộ kinh doanh là người mua phải cung cấp thông tin gì để hóa đơn được hạch toán chi phí?
Theo Mục 4 Phụ lục về nội dung hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, bao gồm hộ kinh doanh có mã số thuế, thông tin người mua trên hóa đơn phải được ghi theo đúng hồ sơ đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Cụ thể, hộ kinh doanh cần cung cấp cho người bán các thông tin sau:
Tên hộ kinh doanh: Ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc giấy tờ đăng ký thuế có liên quan.
Địa chỉ: Ghi theo thông tin đăng ký, bảo đảm xác định chính xác địa chỉ của hộ kinh doanh.
Mã số thuế: Cung cấp mã số thuế của hộ kinh doanh để người bán lập hóa đơn chính xác.
Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách (nếu có): Trường hợp hộ kinh doanh cung cấp mã số này thì tên, địa chỉ và mã số thể hiện trên hóa đơn phải phù hợp với thông tin được cấp.
Như vậy, khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh và có nhu cầu sử dụng hóa đơn để hạch toán chi phí, hộ kinh doanh nên cung cấp đầy đủ thông tin đăng ký cho bên bán ngay khi đặt hàng hoặc trước khi lập hóa đơn.
2. Hóa đơn không có thông tin người mua có được hạch toán chi phí không?
Theo Mục 4 Phụ lục nội dung hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.
Vì vậy, nếu hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động kinh doanh và muốn sử dụng hóa đơn làm căn cứ hạch toán chi phí, cần yêu cầu người bán lập hóa đơn với thông tin của hộ kinh doanh thay vì hóa đơn ghi chung là “Bán cho người tiêu dùng”.
Tuy nhiên, quy định có đề cập một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân mà hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ và số định danh cá nhân của người mua. Các trường hợp này được quy định tại Mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Do đó, cần phân biệt giữa hóa đơn dành cho người tiêu dùng theo quy định và hóa đơn lập cho hộ kinh doanh mua hàng phục vụ hoạt động kinh doanh.
3. Cách ghi tên và địa chỉ hộ kinh doanh trên hóa đơn
Thông tin tên và địa chỉ của người mua phải phù hợp với giấy tờ đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế theo quy định.
Trong trường hợp tên hoặc địa chỉ quá dài, người bán được phép viết tắt một số danh từ thông dụng, chẳng hạn:
“Phường” thành “P”;
“Thành phố” thành “TP”;
“Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”;
“Cổ phần” thành “CP”;
“Khu công nghiệp” thành “KCN”;
“Chi nhánh” thành “CN”.
Việc viết tắt phải bảo đảm thông tin vẫn xác định được chính xác tên và địa chỉ người mua, đồng thời phù hợp với hồ sơ đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Hộ kinh doanh nên kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn sau khi nhận, đặc biệt là tên, địa chỉ và mã số thuế. Nếu phát hiện thông tin sai, cần liên hệ người bán để được hướng dẫn xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử.
4. Hộ kinh doanh cần lưu ý gì khi mua hàng để hạch toán chi phí?
Để hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn và kê khai thuế, hộ kinh doanh nên thực hiện các bước sau:
Bước 1: Cung cấp thông tin đăng ký chính xác
Gửi cho người bán tên hộ kinh doanh, địa chỉ và mã số thuế theo giấy tờ đăng ký hiện hành.
Bước 2: Đề nghị lập hóa đơn đúng thông tin
Thông báo rõ với người bán rằng hóa đơn cần được lập cho hộ kinh doanh, không phải hóa đơn dành cho người tiêu dùng thông thường.
Bước 3: Kiểm tra hóa đơn sau khi nhận
Đối chiếu thông tin người mua, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng số tiền thanh toán.
Bước 4: Lưu giữ hóa đơn và chứng từ liên quan
Lưu hóa đơn cùng hồ sơ giao dịch, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để phục vụ việc chứng minh khoản chi phát sinh từ hoạt động kinh doanh khi cần thiết.
Lưu ý, việc có đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn là yêu cầu quan trọng nhưng không đồng nghĩa mọi khoản chi đều tự động được chấp nhận khi hạch toán hoặc quyết toán thuế. Khoản chi vẫn phải đáp ứng các điều kiện có liên quan theo quy định pháp luật thuế.
5. Kết luận
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh là người mua có mã số thuế cần cung cấp đúng tên, địa chỉ và mã số thuế theo hồ sơ đăng ký để người bán lập hóa đơn. Trường hợp hộ kinh doanh cung cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách thì thông tin tương ứng cũng phải được ghi theo mã số đã cấp.
Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thông thường không có giá trị để hộ kinh doanh sử dụng hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định. Vì vậy, hộ kinh doanh nên chủ động cung cấp thông tin đăng ký và kiểm tra hóa đơn ngay khi nhận để hạn chế sai sót.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
