Hóa đơn điện tử ghi sai số lượng hàng hóa, sản phẩm thì xử lý thế nào? Từ 01/07/2026, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trong đó, số lượng hàng hóa, dịch vụ là một trong những nội dung phải thể hiện trên hóa đơn. Vì vậy, nếu hóa đơn đã lập bị sai số lượng thì người bán cần thực hiện xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử đã lập sai.
Vậy hóa đơn sai số lượng sản phẩm thì lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế?
1. Hóa đơn sai số lượng sản phẩm xử lý thế nào?
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải có các nội dung về tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và các nội dung liên quan theo quy định.
Do đó, nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai số lượng hàng hóa, sản phẩm, đây là trường hợp hóa đơn có sai sót về một nội dung bắt buộc.
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với hóa đơn sai các nội dung bắt buộc, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương thức:
Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh;
Lập hóa đơn điện tử thay thế.
Như vậy, hóa đơn sai số lượng sản phẩm có thể được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
2. Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh do sai số lượng
Nếu lựa chọn phương án điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai.
Trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”
Người bán cần xác định chính xác số lượng thực tế để thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm cho phù hợp.
Ví dụ:
Công ty A bán cho Công ty B 100 sản phẩm, nhưng hóa đơn đã lập chỉ ghi 80 sản phẩm.
Sau khi phát hiện sai sót, Công ty A lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh.
Khi đó, hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện nội dung điều chỉnh phù hợp với số lượng thực tế của giao dịch và có thông tin dẫn chiếu đến hóa đơn đã lập sai.
3. Trường hợp lập hóa đơn thay thế do sai số lượng
Thay vì lập hóa đơn điều chỉnh, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”
Ví dụ:
Công ty A lập hóa đơn cho Công ty B với số lượng 500 sản phẩm, nhưng thực tế giao hàng là 550 sản phẩm.
Nếu lựa chọn phương án thay thế, Công ty A lập hóa đơn mới với thông tin chính xác và thể hiện rõ hóa đơn mới được lập để thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
4. Nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế?
Đối với trường hợp sai số lượng thông thường, pháp luật cho phép người bán lựa chọn một trong hai hình thức.
Tiêu chí | Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
|---|---|---|
Cách xử lý | Điều chỉnh phần sai trên hóa đơn | Lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn sai |
Hóa đơn đã lập sai | Vẫn được lưu cùng hồ sơ | Được thay thế bằng hóa đơn mới |
Nội dung thể hiện | “Điều chỉnh cho hóa đơn...” | “Thay thế cho hóa đơn...” |
Sai số lượng | Có thể áp dụng | Có thể áp dụng |
Không có quy định bắt buộc trong trường hợp sai số lượng thông thường phải chọn duy nhất một trong hai phương án này. Người bán có thể lựa chọn cách xử lý phù hợp với quy trình quản lý hóa đơn của đơn vị.
5. Khi nào không được tự chọn điều chỉnh hoặc thay thế?
Mặc dù sai số lượng thông thường được lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng không phải mọi trường hợp hóa đơn sai đều được tự do lựa chọn.
Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định một số trường hợp đặc thù chỉ được áp dụng một hình thức xử lý nhất định.
Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh trong một số trường hợp
Ví dụ:
Hóa đơn điện tử đã lập sai ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn;
Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa trong trường hợp thuộc quy định;
Một số trường hợp điều chỉnh đặc thù khác theo khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Chỉ lập hóa đơn thay thế trong một số trường hợp
Ví dụ:
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã lập sai, trừ trường hợp pháp luật quy định khác;
Hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đã lập sai, thuộc trường hợp phải thay thế.
Vì vậy, trước khi xử lý hóa đơn sai, kế toán cần xác định đúng loại sai sót và trường hợp áp dụng, không nên mặc định hóa đơn nào sai cũng được tùy ý điều chỉnh hoặc thay thế.
6. Có thể dùng một hóa đơn để điều chỉnh nhiều hóa đơn sai không?
Có, nhưng phải đáp ứng điều kiện.
Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua và các hóa đơn có cùng nội dung sai về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất thì có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai.
Khi đó, người bán lập và đính kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT – Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Ví dụ
Trong tháng 10/2026, Công ty A lập 5 hóa đơn cho Công ty B.
Sau khi kiểm tra, Công ty A phát hiện cả 5 hóa đơn đều ghi sai số lượng theo cùng một nội dung sai.
Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, Công ty A có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho các hóa đơn sai và lập Mẫu 01/BK-ĐCTT để kê danh sách các hóa đơn này.
7. Có phải lập văn bản thỏa thuận khi xử lý hóa đơn sai số lượng?
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, cần lưu ý quy định về thông báo hoặc thỏa thuận với người mua.
Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, trừ trường hợp không phải lập văn bản thỏa thuận theo quy định.
Văn bản này được lưu giữ tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Đối với người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có theo quy định.
8. Lưu ý khi xử lý hóa đơn sai số lượng
Kế toán nên kiểm tra lần lượt các nội dung sau trước khi lập hóa đơn xử lý:
Xác định hóa đơn có thực sự sai số lượng hay không;
Đối chiếu số lượng trên hóa đơn với chứng từ giao nhận hàng hóa;
Kiểm tra số tiền và tiền thuế có bị ảnh hưởng hay không;
Xác định trường hợp này được điều chỉnh hay thay thế;
Nếu điều chỉnh, ghi đúng nội dung và giá trị điều chỉnh;
Nếu thay thế, lập hóa đơn mới với thông tin chính xác;
Thực hiện thông báo, thỏa thuận và lưu hồ sơ theo quy định;
Kiểm tra việc kê khai thuế của hóa đơn sai và hóa đơn xử lý.
Đặc biệt, nếu sai số lượng dẫn đến thay đổi thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế, cần kiểm tra đồng thời các chỉ tiêu liên quan để hóa đơn xử lý phản ánh đúng giao dịch thực tế.
9. Hóa đơn sai số lượng có được lập hóa đơn mới thay thế không?
Có.
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai số lượng thuộc nhóm sai nội dung bắt buộc và không thuộc trường hợp pháp luật quy định phải xử lý theo hình thức riêng, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn thay thế.
Hóa đơn thay thế phải thể hiện đầy đủ thông tin chính xác và có dòng chữ dẫn chiếu đến hóa đơn đã lập sai.
10. Tóm lại
Từ ngày 01/07/2026, nếu hóa đơn điện tử sai số lượng sản phẩm, người bán được lựa chọn:
Lập hóa đơn điều chỉnh; hoặc
Lập hóa đơn thay thế.
Đây là do số lượng hàng hóa, dịch vụ là nội dung bắt buộc trên hóa đơn, và sai số lượng thuộc trường hợp được xử lý theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Tuy nhiên, trước khi xử lý, doanh nghiệp cần kiểm tra xem hóa đơn có thuộc trường hợp đặc thù chỉ được điều chỉnh hoặc chỉ được thay thế hay không.
Nếu có nhiều hóa đơn cùng sai nội dung, cùng người mua và được lập trong cùng tháng, người bán còn có thể được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai và đính kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT nếu đáp ứng đủ điều kiện.
