Trường hợp nhiều hóa đơn cùng sai tên hàng hóa có được lập một hóa đơn điều chỉnh chung không? Tìm hiểu điều kiện áp dụng, bảng kê hóa đơn sai sót và thủ tục cần thực hiện theo quy định hiện hành.
1. Sai tên hàng hóa trên nhiều hóa đơn có được lập một hóa đơn điều chỉnh chung không?
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện:
Các hóa đơn sai được lập cho cùng một người mua.
Các hóa đơn được lập sai trong cùng một tháng.
Có cùng thông tin sai về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất theo quy định.
Khi đáp ứng các điều kiện trên, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh chung hoặc một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai và phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT, Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. <Cite refs={["turn155844view0"]} />
Như vậy, nếu doanh nghiệp có nhiều hóa đơn cùng sai tên hàng hóa nhưng không đáp ứng các điều kiện nêu trên thì không thể mặc nhiên gộp tất cả vào một hóa đơn điều chỉnh chung.
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên hàng hóa, người bán cần xác định nội dung sai và lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
2.1. Lập hóa đơn điều chỉnh
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai. Trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Trường hợp điều chỉnh chung cho nhiều hóa đơn đủ điều kiện, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh và đính kèm bảng kê theo mẫu quy định.
2.2. Lập hóa đơn thay thế
Người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai theo quy định.
Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Đối với nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng của cùng một người mua, nếu đáp ứng điều kiện gộp theo quy định, người bán cũng có thể lập một hóa đơn thay thế chung và đính kèm bảng kê tương ứng.
3. Có cần lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hóa đơn không?
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, thủ tục thông báo hoặc thỏa thuận được thực hiện như sau:
Đối tượng mua hàng | Yêu cầu |
|---|---|
Tổ chức kinh tế, tổ chức khác | Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai |
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai |
Người mua là cá nhân | Người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có |
Văn bản thỏa thuận phải được lưu giữ tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Tuy nhiên, quy định có một số trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận, chẳng hạn một số trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp hoặc giao dịch mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng trường hợp thực tế trước khi áp dụng.
4. Những lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh chung
Để hạn chế sai sót khi xử lý nhiều hóa đơn có tên hàng hóa không chính xác, doanh nghiệp nên lưu ý:
Kiểm tra điều kiện gộp hóa đơn: Xác định các hóa đơn có cùng người mua, được lập trong cùng tháng và đáp ứng điều kiện về nội dung sai.
Lập bảng kê đầy đủ: Sử dụng Mẫu số 01/BK-ĐCTT, Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Ghi đúng thông tin hóa đơn được điều chỉnh hoặc thay thế: Bảo đảm thông tin tham chiếu và nội dung xử lý sai sót chính xác.
Hoàn thành thủ tục với người mua: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thực hiện thông báo theo đúng đối tượng và quy định áp dụng.
Lưu trữ hồ sơ: Lưu hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, bảng kê và các tài liệu liên quan để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết.
Kết luận
Doanh nghiệp được lập một hóa đơn điều chỉnh chung cho nhiều hóa đơn sai tên hàng hóa khi các hóa đơn đáp ứng điều kiện theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đặc biệt là cùng người mua và được lập sai trong cùng tháng. Khi thực hiện, doanh nghiệp cần đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT và hoàn tất thủ tục thỏa thuận hoặc thông báo theo quy định.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
