Hướng dẫn doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập nộp tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công năm 2026 trên hệ thống dịch vụ công thuế, từ bước đăng nhập, chọn mẫu 05/KK-TNCN đến ký điện tử và tra cứu kết quả.
Việc nộp tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ tiền lương, tiền công là công việc quan trọng đối với doanh nghiệp và tổ chức, cá nhân có chi trả thu nhập. Từ ngày 01/07/2026, việc kê khai cần lưu ý các biểu mẫu theo Thông tư 89/2026/TT-BTC và quy định chuyển tiếp liên quan.
Dưới đây là hướng dẫn các bước nộp tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN trên hệ thống dịch vụ công thuế.
1. Tờ khai khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công sử dụng mẫu nào?
Theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công sử dụng mẫu 05/KK-TNCN để kê khai thuế TNCN theo quy định.
Một số điểm cần lưu ý:
Mẫu tờ khai được sử dụng theo quy định áp dụng cho kỳ tính thuế tương ứng.
Đối với hồ sơ có kỳ tính thuế trước ngày 01/07/2026, người nộp thuế tiếp tục sử dụng biểu mẫu áp dụng trước thời điểm Thông tư 89/2026/TT-BTC có hiệu lực.
Đối với kỳ kê khai từ ngày 01/07/2026, cần sử dụng biểu mẫu theo quy định mới và lưu ý tình trạng cập nhật trên hệ thống thuế điện tử.
Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện kê khai theo quý và quyết toán thuế năm theo quy định áp dụng.
Mã thủ tục hành chính liên quan đến tờ khai 05/KK-TNCN là 2.002235.
2. Hướng dẫn nộp tờ khai khấu trừ thuế TNCN năm 2026
Người nộp thuế có thể thực hiện kê khai trực tuyến hoặc nộp tệp XML đã lập trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).
Bước 1: Truy cập hệ thống dịch vụ công thuế
Truy cập địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn
Sau đó, thực hiện các thao tác:
Chọn hình thức đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử hoặc tài khoản thuế theo quy định.
Chọn đối tượng đăng nhập là Doanh nghiệp nếu thực hiện kê khai cho doanh nghiệp.
Nhập thông tin tài khoản, mật khẩu và mã xác thực theo yêu cầu của hệ thống.
Nhấn Đăng nhập để truy cập.
Người nộp thuế cần kiểm tra đúng tài khoản đại diện cho đơn vị trước khi thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 2: Chọn tờ khai 05/KK-TNCN
Sau khi đăng nhập thành công, truy cập mục Thủ tục hành chính, tìm phần Tờ khai và chọn:
Tờ khai thuế thu nhập cá nhân mẫu 05/KK-TNCN; hoặc
Mã thủ tục hành chính 2.002235.
Tiếp theo, nhấn biểu tượng Nộp hồ sơ để chuyển sang bước lập và gửi tờ khai.
Bước 3: Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ
Hệ thống cho phép người nộp thuế lựa chọn hình thức phù hợp với cách lập tờ khai.
Cách 1: Nộp tệp XML
Nếu đã lập tờ khai trên phần mềm HTKK và kết xuất thành tệp XML, chọn chức năng Nộp XML, tải tệp lên hệ thống và nhấn Tiếp tục.
Trước khi tải lên, cần kiểm tra kỳ kê khai, thông tin người nộp thuế và số liệu trên tờ khai để hạn chế lỗi dữ liệu.
Cách 2: Kê khai trực tuyến
Nếu chưa có tệp XML, người nộp thuế có thể chọn chức năng Kê khai trực tuyến để nhập thông tin trực tiếp trên hệ thống dịch vụ công thuế.
Sau khi hoàn thành các chỉ tiêu, kiểm tra lại toàn bộ nội dung rồi nhấn Tiếp tục.
Bước 4: Kiểm tra chỉ tiêu trên tờ khai
Khi lập tờ khai 05/KK-TNCN, kế toán cần tổng hợp đúng số lượng cá nhân được trả thu nhập, thu nhập chịu thuế và số thuế TNCN phải khấu trừ trong kỳ.
Một số nội dung cần đối chiếu gồm:
Nội dung | Lưu ý khi kê khai |
|---|---|
Tổng số người lao động | Tổng hợp số cá nhân phát sinh được trả thu nhập trong kỳ theo hướng dẫn của mẫu |
Cá nhân cư trú, không cư trú | Phân loại đúng tình trạng cư trú để kê khai các chỉ tiêu tương ứng |
Tổng thu nhập chịu thuế | Tổng hợp thu nhập chịu thuế đã trả trong kỳ cho các cá nhân |
Thu nhập được miễn thuế | Kê khai theo từng nhóm chỉ tiêu của mẫu áp dụng |
Thu nhập tính thuế | Xác định theo quy định và hướng dẫn trên tờ khai |
Số thuế TNCN phải khấu trừ | Ghi số thuế phải khấu trừ trong kỳ theo quy định |
Số thuế được miễn | Kê khai nếu phát sinh trường hợp được miễn theo quy định |
Đối với mẫu theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, tờ khai có thêm các chỉ tiêu liên quan đến thu nhập được miễn thuế, thu nhập tính thuế và số thuế được miễn đối với một số nhóm đối tượng đủ điều kiện.
Kế toán cần sử dụng đúng mẫu đang áp dụng cho kỳ kê khai và không tự chuyển số liệu giữa các chỉ tiêu nếu chưa xác định được nội dung tương ứng.
Bước 5: Ký điện tử và nộp tờ khai
Sau khi kiểm tra số liệu, thực hiện các thao tác:
Chọn Trình ký nếu hệ thống có yêu cầu.
Chọn Ký và Nộp tờ khai.
Nhập mã PIN của chữ ký số theo yêu cầu.
Xác nhận để hoàn tất việc ký điện tử.
Sau khi ký thành công, hệ thống sẽ tiếp nhận hồ sơ và gửi phản hồi về kết quả xử lý.
Bước 6: Nhận kết quả và lưu chứng từ
Sau khi gửi tờ khai, người nộp thuế cần theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống.
Nếu hồ sơ được tiếp nhận thành công, hãy lưu lại biên nhận, mã xác nhận và thông báo kết quả để đối chiếu khi cần.
Nếu hồ sơ bị từ chối hoặc có thông báo lỗi, cần đọc rõ nội dung phản hồi, điều chỉnh thông tin theo yêu cầu và gửi lại hồ sơ nếu cần thiết.
3. Cách xử lý khi hệ thống chưa cập nhật mẫu 05/KK-TNCN mới
Trong giai đoạn chuyển đổi biểu mẫu, có thể phát sinh tình huống hệ thống dịch vụ công thuế chưa hiển thị mẫu theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Theo hướng dẫn chuyển tiếp tại Thông tư 89/2026/TT-BTC, người nộp thuế cần lưu ý:
Nếu hệ thống đã cập nhật mẫu mới, sử dụng mẫu theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Nếu hệ thống chưa cập nhật và vẫn hỗ trợ mẫu theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, cần thực hiện theo hướng dẫn chuyển tiếp và quy trình đang được cơ quan thuế áp dụng.
Không nên tự ý trì hoãn việc nộp hồ sơ chỉ vì hệ thống chưa hiển thị biểu mẫu mới.
Cần theo dõi thông báo chính thức của cơ quan thuế về việc áp dụng thống nhất biểu mẫu điện tử.
Đối với hồ sơ có kỳ tính thuế trước ngày 01/07/2026, tiếp tục áp dụng biểu mẫu theo quy định chuyển tiếp tương ứng.
4. Khi nào phải nộp tờ khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công?
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cần xác định kỳ kê khai và nghĩa vụ nộp tờ khai theo quy định áp dụng cho từng thời kỳ.
Từ ngày 01/07/2026, việc kê khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công được thực hiện theo quý và quyết toán năm theo quy định tại Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Khi xác định nghĩa vụ kê khai, cần phân biệt giữa việc có chi trả thu nhập và việc có phát sinh số thuế phải khấu trừ. Không nên mặc nhiên cho rằng không phát sinh số thuế phải khấu trừ thì luôn được miễn nộp tờ khai; cần đối chiếu quy định áp dụng cho kỳ kê khai và hướng dẫn của cơ quan thuế.
Đồng thời, cần xác định đúng thời hạn nộp hồ sơ theo kỳ kê khai, tránh nhầm lẫn giữa thời hạn nộp tờ khai và thời hạn nộp số thuế đã khấu trừ.
5. Những lưu ý giúp hạn chế sai sót khi kê khai thuế TNCN
Để quá trình lập và nộp tờ khai thuận lợi hơn, kế toán nên lưu ý:
Kiểm tra kỳ kê khai: Chọn đúng quý và năm cần kê khai.
Đối chiếu dữ liệu tiền lương: Số liệu trên tờ khai cần khớp với bảng lương, chứng từ chi trả và dữ liệu khấu trừ thuế.
Phân loại cá nhân chính xác: Xác định đúng cá nhân cư trú, không cư trú và các trường hợp có quy định riêng.
Sử dụng đúng biểu mẫu: Chọn mẫu theo quy định áp dụng cho kỳ tính thuế, lưu ý quy định chuyển tiếp từ ngày 01/07/2026.
Kiểm tra trạng thái hồ sơ: Không chỉ dựa vào thao tác gửi hồ sơ mà cần kiểm tra phản hồi tiếp nhận, kết quả xử lý.
Lưu hồ sơ đầy đủ: Giữ tờ khai, chứng từ ký điện tử, biên nhận và thông báo của cơ quan thuế để phục vụ đối chiếu.
Kết luận
Việc nộp tờ khai khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công năm 2026 được thực hiện qua hệ thống dịch vụ công thuế bằng cách đăng nhập, chọn mẫu 05/KK-TNCN, kê khai trực tuyến hoặc tải tệp XML, ký điện tử và theo dõi kết quả xử lý.
Doanh nghiệp và kế toán cần đặc biệt chú ý đến biểu mẫu áp dụng cho từng kỳ tính thuế, các quy định chuyển tiếp từ ngày 01/07/2026 và việc đối chiếu số liệu trước khi gửi. Thực hiện đúng quy trình sẽ giúp hạn chế sai sót và bảo đảm việc kê khai thuế được thực hiện theo quy định.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
