Nhận tiền đặt cọc sửa chữa tàu để cấn trừ sau nghiệm thu có phải xuất hóa đơn?

Nhận tiền đặt cọc sửa chữa tàu có phải xuất hóa đơn không?

Khi ký hợp đồng sửa chữa tàu, doanh nghiệp có thể nhận trước một khoản tiền từ khách hàng để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Khoản tiền này sau đó được cấn trừ vào số tiền khách hàng phải thanh toán khi công việc sửa chữa hoàn thành và nghiệm thu.

Vậy khi nhận khoản tiền đặt cọc này, doanh nghiệp có phải lập hóa đơn điện tử ngay hay chỉ lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ sửa chữa?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Do đó, việc có phải lập hóa đơn khi nhận tiền trước hay không phụ thuộc vào bản chất của khoản tiền nhận từ khách hàng.

1. Trường hợp nhận tiền đặt cọc đúng bản chất thì không phải xuất hóa đơn

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản có giá trị trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Nếu hợp đồng được thực hiện, khoản tiền đặt cọc có thể được:

• Trả lại cho bên đặt cọc; hoặc

• Cấn trừ vào nghĩa vụ trả tiền theo thỏa thuận giữa các bên.

Như vậy, nếu doanh nghiệp nhận tiền từ khách hàng đúng là tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng sửa chữa tàu, khoản tiền này không phải là tiền thanh toán cho dịch vụ tại thời điểm nhận.

Do đó, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc.

Khi dịch vụ sửa chữa tàu hoàn thành và đến thời điểm lập hóa đơn theo quy định, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn cho dịch vụ đã cung cấp.

Ví dụ

Công ty A ký hợp đồng sửa chữa tàu cho Công ty B với giá trị 500 triệu đồng.

Theo hợp đồng, Công ty B đặt cọc 100 triệu đồng để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Sau khi hoàn thành sửa chữa và nghiệm thu, 100 triệu đồng tiền đặt cọc được cấn trừ vào số tiền Công ty B phải thanh toán.

Nếu khoản 100 triệu đồng thực sự là tiền đặt cọc theo thỏa thuận để bảo đảm thực hiện hợp đồng, Công ty A không phải lập hóa đơn khi nhận 100 triệu đồng tiền đặt cọc.

Khi hoàn thành dịch vụ sửa chữa và đến thời điểm lập hóa đơn, Công ty A lập hóa đơn theo quy định đối với dịch vụ sửa chữa tàu.

2. Nếu là tiền tạm ứng hoặc trả trước thì phải lập hóa đơn khi thu tiền

Không phải mọi khoản tiền nhận trước khi hoàn thành dịch vụ đều được coi là tiền đặt cọc.

Theo Điều 37 Nghị định 21/2021/NĐ-CP, nếu một bên giao cho bên kia một khoản tiền nhưng các bên không xác định rõ đó là tiền đặt cọc hay tiền trả trước, thì khoản tiền này được coi là tiền trả trước.

Đối với dịch vụ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Do đó, nếu khoản tiền nhận trước thực chất là tiền tạm ứng hoặc tiền trả trước, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền theo quy định.

3. Nếu hợp đồng không ghi rõ là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì xử lý thế nào?

Đây là trường hợp doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Nếu hợp đồng chỉ ghi nhận khách hàng chuyển trước một khoản tiền nhưng không xác định rõ khoản tiền này là tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng, khoản tiền có thể được xác định là tiền trả trước theo quy định dân sự.

Khi đó, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tên gọi nội bộ như “tiền cọc” trên phiếu thu hoặc nội dung chuyển khoản mà cần xem xét bản chất và thỏa thuận của các bên trong hợp đồng.

Có thể phân biệt đơn giản:

4. Tiền đặt cọc được cấn trừ sau khi nghiệm thu có phải xuất hóa đơn riêng không?

Trường hợp khoản tiền ban đầu là tiền đặt cọc đúng bản chất, sau khi dịch vụ hoàn thành, các bên thỏa thuận cấn trừ khoản đặt cọc vào nghĩa vụ thanh toán thì không phải lập một hóa đơn riêng chỉ cho khoản tiền đặt cọc.

Hóa đơn được lập cho dịch vụ sửa chữa tàu tại thời điểm lập hóa đơn theo quy định.

Việc cấn trừ tiền đặt cọc chỉ là phương thức thực hiện nghĩa vụ thanh toán giữa các bên theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Ví dụ:

• Giá trị dịch vụ sửa chữa: 500 triệu đồng;

• Tiền đặt cọc đã nhận: 100 triệu đồng;

• Sau nghiệm thu, hai bên cấn trừ 100 triệu đồng tiền đặt cọc;

• Khách hàng thanh toán phần còn lại theo hợp đồng.

Doanh nghiệp không lập một hóa đơn riêng cho 100 triệu đồng tiền đặt cọc nếu khoản tiền này đúng là tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

5. Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ sửa chữa tàu

Theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ về nguyên tắc là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Vì vậy, đối với hợp đồng sửa chữa tàu, doanh nghiệp cần xác định rõ:

Khoản tiền nhận trước là đặt cọc hay thanh toán trước → xác định thời điểm lập hóa đơn.

6. Nếu hóa đơn lập sai thời điểm thì có phải lập hóa đơn thay thế không?

Trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn nhưng phát hiện hóa đơn chỉ sai về thời điểm lập, trong khi các nội dung khác trên hóa đơn như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa hoặc dịch vụ đều đúng thì không mặc nhiên phải lập hóa đơn thay thế chỉ để thay đổi ngày lập hóa đơn.

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cơ chế điều chỉnh hoặc thay thế được áp dụng để xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai theo nội dung sai sót thuộc trường hợp quy định. Bài toán xử lý cần được xem xét dựa trên nội dung sai cụ thể của hóa đơn.

Nếu hóa đơn vừa sai thời điểm vừa có sai sót khác thuộc trường hợp phải xử lý thì doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tương ứng.

7. Cần lưu ý gì khi nhận tiền trước trong hợp đồng sửa chữa tàu?

Để xác định đúng nghĩa vụ lập hóa đơn, doanh nghiệp nên lưu ý:

Thứ nhất, ghi rõ bản chất khoản tiền trong hợp đồng.
Nếu là tiền đặt cọc, hợp đồng nên thể hiện rõ khoản tiền này được dùng để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Thứ hai, phân biệt đặt cọc với tạm ứng.
Không phải cứ gọi là “tiền cọc” thì khoản tiền đó đương nhiên được coi là đặt cọc.

Thứ ba, quy định rõ việc xử lý tiền đặt cọc.
Hợp đồng nên thể hiện khoản đặt cọc được trả lại hoặc cấn trừ vào nghĩa vụ thanh toán khi hợp đồng được thực hiện.

Thứ tư, lưu đầy đủ chứng từ.
Doanh nghiệp nên lưu hợp đồng, phụ lục hợp đồng, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để chứng minh bản chất khoản tiền nhận.

Thứ năm, đối chiếu thời điểm nghiệm thu và lập hóa đơn.
Đối với dịch vụ sửa chữa tàu, cần xác định chính xác thời điểm hoàn thành/nghiệm thu dịch vụ và trường hợp có thu tiền trước để lập hóa đơn đúng quy định.

8. Hóa đơn điện tử hiện nay gồm những loại nào?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Việc sử dụng loại hóa đơn nào được xác định theo đối tượng và điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Kết luận

Nếu doanh nghiệp nhận tiền từ khách hàng sau khi ký hợp đồng sửa chữa tàu và khoản tiền này đúng bản chất là tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc.

Khi hợp đồng được thực hiện, khoản tiền đặt cọc có thể được cấn trừ vào nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận. Hóa đơn đối với dịch vụ sửa chữa được lập theo thời điểm quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Ngược lại, nếu khoản tiền nhận trước thực chất là tiền tạm ứng, tiền trả trước, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Trường hợp các bên không xác định rõ khoản tiền là đặt cọc hay trả trước thì khoản tiền được coi là tiền trả trước theo quy định dân sự.