Từ năm 2026, nhiều khoản mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Bài viết tổng hợp các trường hợp áp dụng, ngoại lệ và lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp.
1. Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt tính đến tháng 10/2026
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 144/2026/NĐ-CP, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu, từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ các trường hợp ngoại lệ theo quy định.
Bên cạnh đó, theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nếu đáp ứng các điều kiện liên quan.
Như vậy, doanh nghiệp cần chú ý ngưỡng thanh toán 5 triệu đồng khi mua hàng hóa, dịch vụ, đồng thời kiểm tra riêng điều kiện khấu trừ thuế GTGT và điều kiện tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán thông qua các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên, chứng từ bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo quy định nêu trên.
Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán phù hợp với phương thức giao dịch, đồng thời bảo đảm thông tin thanh toán thống nhất với hóa đơn, hợp đồng và hồ sơ kế toán liên quan.
3. Các trường hợp thanh toán đặc thù cần lưu ý
Ngoài phương thức thanh toán trực tiếp giữa bên mua và bên bán, pháp luật còn quy định một số trường hợp đặc thù.
3.1. Thanh toán bù trừ hàng hóa, dịch vụ
Trường hợp doanh nghiệp thanh toán bằng cách bù trừ giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra hoặc hàng hóa vay, mượn, phương thức thanh toán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng.
Hồ sơ cần có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ. Nếu bù trừ công nợ thông qua bên thứ ba, cần có biên bản bù trừ công nợ của ba bên theo quy định.
3.2. Bù trừ công nợ thông qua khoản vay, mượn tiền
Nếu thanh toán bằng cách bù trừ công nợ thông qua việc vay, mượn tiền hoặc cấn trừ công nợ qua bên thứ ba, phương thức này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng.
Đối với khoản vay, mượn tiền, doanh nghiệp cần có hợp đồng bằng văn bản được lập trước đó và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay, cho mượn sang tài khoản của bên đi vay, đi mượn theo quy định.
3.3. Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được thanh toán không dùng tiền mặt thông qua bên thứ ba, việc ủy quyền thanh toán hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản. Bên thứ ba phải là tổ chức hoặc cá nhân đang hoạt động theo quy định pháp luật.
3.4. Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu
Nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu, phương thức này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán bằng văn bản được lập trước đó.
3.5. Phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền
Sau khi thực hiện các hình thức thanh toán đặc thù nêu trên, nếu phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế theo quy định.
4. Quy định đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp
Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Trường hợp chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng nên chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện liên quan.
Tuy nhiên, khi đến hạn thanh toán mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không đáp ứng điều kiện, vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
Nếu sau đó doanh nghiệp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, số thuế GTGT đầu vào tương ứng được kê khai, khấu trừ vào kỳ tính thuế có chứng từ thanh toán.
5. Những trường hợp không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, một số trường hợp không yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào bao gồm:
Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 5 triệu đồng.
Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo từng hóa đơn có giá trị dưới 5 triệu đồng, tính theo giá đã bao gồm thuế GTGT.
Hàng hóa nhập khẩu là quà biếu, quà tặng hoặc hàng mẫu không phải trả tiền của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
Ngoài ra, pháp luật quy định các trường hợp đặc thù khác được áp dụng theo điều kiện tương ứng. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng tình huống thực tế trước khi xác định khoản mua hàng có thuộc diện ngoại lệ hay không.
6. Mua nhiều lần trong cùng ngày có phải thanh toán không dùng tiền mặt?
Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người nộp thuế, mỗi lần mua có giá trị dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị các lần mua trong cùng một ngày từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng của cùng một nhà cung cấp ba lần trong ngày, mỗi lần có giá trị 2 triệu đồng. Tổng giá trị giao dịch trong ngày là 6 triệu đồng. Khi đáp ứng điều kiện cộng gộp theo quy định, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra giá trị của từng hóa đơn riêng lẻ mà cần theo dõi tổng giá trị giao dịch với cùng một người bán trong ngày.
7. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm:
Có hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài trong trường hợp pháp luật quy định.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định.
Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, phải đáp ứng thêm các điều kiện tương ứng như hợp đồng với bên nước ngoài, hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu và các hồ sơ liên quan nếu có.
Do đó, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chưa đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đương nhiên được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và hồ sơ giao dịch vẫn phải được đáp ứng đầy đủ.
8. Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế sai sót?
Để thực hiện đúng quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp nên:
Rà soát các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT.
Kiểm tra tổng giá trị giao dịch mua nhiều lần trong cùng ngày với cùng một người bán.
Ưu tiên sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt phù hợp và lưu giữ chứng từ đầy đủ.
Quy định rõ phương thức thanh toán trong hợp đồng nếu áp dụng bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền hoặc các hình thức đặc thù khác.
Theo dõi các khoản mua trả chậm, trả góp để điều chỉnh thuế GTGT đầu vào kịp thời nếu đến hạn mà chưa có chứng từ thanh toán hợp lệ.
Đối chiếu riêng điều kiện khấu trừ thuế GTGT với điều kiện tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
9. Kết luận
Tính đến tháng 10/2026, ngưỡng 5 triệu đồng là mốc quan trọng trong việc xác định yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với nhiều khoản mua hàng hóa, dịch vụ. Quy định này ảnh hưởng đến điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Doanh nghiệp cần căn cứ vào từng giao dịch, phương thức thanh toán và quy định áp dụng để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Đặc biệt, cần lưu ý các trường hợp mua nhiều lần trong ngày, thanh toán trả chậm, bù trừ công nợ và thanh toán ủy quyền nhằm hạn chế rủi ro khi kê khai thuế.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
