Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, ai phải lập hóa đơn? Xem quy định mới nhất năm 2026 về hóa đơn trả lại hàng, hóa đơn điều chỉnh và cách xử lý đúng cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp.
Trong quá trình mua bán, việc khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa là tình huống xảy ra khá thường xuyên. Nguyên nhân có thể do hàng lỗi, giao sai mẫu, không đúng số lượng, không đạt chất lượng hoặc hai bên thống nhất điều chỉnh lại giao dịch.
Khi phát sinh trường hợp này, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp băn khoăn: người bán hay người mua là bên phải lập hóa đơn? Nếu hóa đơn đã xuất trước đó thì phải xử lý như thế nào?
Dưới đây là cách hiểu đơn giản để hộ kinh doanh có thể áp dụng khi phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng hóa.
1. Người mua trả lại hàng thì ai phải lập hóa đơn?
Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, việc xử lý hóa đơn cần căn cứ vào tình trạng thực tế của giao dịch và quy định về hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp thông thường, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh đối với phần hàng hóa được trả lại.
Các tình huống thường gặp gồm:
Người mua trả lại toàn bộ hàng hóa.
Người mua chỉ trả lại một phần hàng hóa.
Đổi hàng và việc đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch.
Người bán cần căn cứ vào hóa đơn ban đầu và số lượng, giá trị hàng thực tế được trả lại để xử lý hóa đơn phù hợp.
2. Khi nào người mua lập hóa đơn trả lại hàng?
Trong một số trường hợp, nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng thì người mua có thể lập hóa đơn điện tử giao lại cho người bán.
Vì vậy, trước khi thực hiện, hai bên nên xác định rõ:
Có thỏa thuận về việc lập hóa đơn trả hàng hay không.
Hàng hóa thuộc loại thông thường hay tài sản có quy định riêng.
Người mua có thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử hay không.
Giá trị của giao dịch sau khi trả hàng thay đổi như thế nào.
Việc xác định đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng cả hai bên cùng lập hóa đơn hoặc xử lý sai hóa đơn đã phát hành.
3. Trả lại một phần hàng hóa xử lý thế nào?
Ví dụ, hộ kinh doanh A bán cho doanh nghiệp B 100 sản phẩm và đã lập hóa đơn cho toàn bộ số hàng.
Sau khi nhận hàng, doanh nghiệp B phát hiện 10 sản phẩm không đáp ứng yêu cầu và trả lại cho hộ kinh doanh A.
Trong trường hợp thông thường, hộ kinh doanh A cần xử lý hóa đơn đối với 10 sản phẩm bị trả lại.
Việc điều chỉnh này giúp các bên xác định lại:
Giá trị hàng hóa thực tế.
Doanh thu bán hàng.
Số tiền khách hàng còn phải thanh toán.
Số tiền cần hoàn lại cho khách.
Nghĩa vụ thuế có liên quan.
Nếu hai bên có thỏa thuận để bên mua lập hóa đơn trả lại hàng thì thực hiện theo trường hợp tương ứng.
4. Trả lại toàn bộ hàng hóa thì xử lý thế nào?
Nếu khách hàng trả lại toàn bộ hàng hóa đã mua, hộ kinh doanh cần xác định hóa đơn ban đầu của giao dịch để xử lý.
Không nên chỉ thực hiện thao tác trả hàng trên phần mềm bán hàng hoặc hoàn tiền cho khách mà bỏ qua hóa đơn điện tử đã phát hành.
Hồ sơ thực tế cần thể hiện được rằng giao dịch đã phát sinh việc trả lại toàn bộ hàng hóa.
5. Đổi hàng có phải xử lý lại hóa đơn không?
Nếu khách hàng chỉ đổi một sản phẩm sang sản phẩm khác và giá trị giao dịch thay đổi, hộ kinh doanh cần lưu ý xử lý cả phần hóa đơn.
Ví dụ:
Khách hàng mua sản phẩm A trị giá 5 triệu đồng nhưng sau đó đổi sang sản phẩm B trị giá 7 triệu đồng.
Do giá trị giao dịch đã thay đổi nên không nên chỉ cập nhật sản phẩm trên phần mềm bán hàng. Hóa đơn liên quan cũng cần được xử lý để phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế.
6. Tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì sao?
Đối với một số tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, cách xử lý khi trả lại có thể khác với hàng hóa thông thường.
Đặc biệt, nếu tài sản đã được đăng ký sang tên người mua rồi mới thực hiện trả lại cho người bán thì cần kiểm tra quy định áp dụng đối với loại tài sản đó.
Trong trường hợp này, người mua có thể là bên phải lập hóa đơn trả lại tài sản nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Vì vậy, với những giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, hộ kinh doanh không nên áp dụng máy móc cách xử lý của hàng hóa thông thường.
7. Khi trả lại hàng cần lưu những chứng từ nào?
Khi khách hàng trả lại hàng, hộ kinh doanh nên lưu đầy đủ hồ sơ để chứng minh nghiệp vụ phát sinh trên thực tế.
Hồ sơ có thể bao gồm:
Hóa đơn bán hàng ban đầu.
Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn liên quan đến việc trả hàng.
Biên bản hoặc thỏa thuận trả lại hàng.
Phiếu nhập lại kho.
Chứng từ hoàn tiền.
Chứng từ thanh toán.
Đơn đặt hàng.
Hợp đồng mua bán nếu có.
Các tài liệu liên quan khác.
Việc lưu hồ sơ đầy đủ sẽ giúp hộ kinh doanh dễ dàng đối chiếu khi kiểm tra sổ sách hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
8. Có nên lập biên bản trả lại hàng không?
Khi phát sinh việc trả hàng, các bên nên có tài liệu thể hiện rõ nội dung giao dịch.
Một biên bản hoặc thỏa thuận trả hàng nên thể hiện các thông tin như:
Thông tin người bán và người mua.
Hóa đơn liên quan.
Tên hàng hóa.
Số lượng hàng trả lại.
Giá trị hàng trả lại.
Lý do trả hàng.
Phương án xử lý tiền hàng.
Thời điểm thực hiện trả hàng.
Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh việc trả hàng thực sự phát sinh chứ không phải chỉ điều chỉnh số liệu trên phần mềm.
9. Hóa đơn đã lập nhưng giao dịch bị hủy thì sao?
Ngoài trường hợp trả lại hàng hóa, thực tế còn có trường hợp người bán đã lập hóa đơn nhưng sau đó giao dịch bị hủy hoặc chấm dứt.
Một số tình huống thường gặp như:
Hai bên thống nhất hủy giao dịch.
Hủy một phần hợp đồng.
Đã thu tiền nhưng sau đó không tiếp tục cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Hoàn lại tiền cho khách hàng.
Điều chỉnh giảm giá trị giao dịch.
Khi đó, hộ kinh doanh cần căn cứ vào tình trạng thực tế của hóa đơn và giao dịch để thực hiện xử lý hóa đơn phù hợp.
Không nên để nguyên hóa đơn cũ nếu nội dung trên hóa đơn không còn phản ánh đúng giao dịch thực tế.
10. Hộ kinh doanh nên làm gì khi khách trả hàng?
Để hạn chế sai sót, hộ kinh doanh có thể thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Xác định hóa đơn bán hàng ban đầu.
Bước 2: Kiểm tra số lượng và giá trị hàng hóa khách trả lại.
Bước 3: Lập biên bản hoặc chứng từ ghi nhận việc trả hàng.
Bước 4: Nhập lại hàng vào kho nếu hàng được nhận lại.
Bước 5: Xử lý hóa đơn điện tử theo đúng trường hợp phát sinh.
Bước 6: Hoàn tiền hoặc điều chỉnh công nợ cho khách hàng.
Bước 7: Lưu toàn bộ hóa đơn, chứng từ và hồ sơ liên quan.
Thực hiện đầy đủ các bước trên sẽ giúp dữ liệu bán hàng, tồn kho, hóa đơn và kế toán được thống nhất với nhau.
11. Tóm tắt cách xử lý khi khách trả lại hàng
Hộ kinh doanh có thể ghi nhớ một số trường hợp chính như sau:
Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa: cần xử lý hóa đơn đã phát hành tương ứng với phần hàng bị trả lại.
Hai bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả hàng: thực hiện theo thỏa thuận và quy định áp dụng.
Đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch: cần xử lý lại hóa đơn để phản ánh đúng giá trị hàng hóa sau khi đổi.
Tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: cần kiểm tra thêm quy định riêng của loại tài sản đó.
Quan trọng nhất là hóa đơn sau khi xử lý phải phù hợp với giao dịch thực tế và có hồ sơ chứng minh kèm theo.
12. Câu hỏi thường gặp
Khách hàng trả hàng thì bên mua có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?
Không phải mọi trường hợp người mua đều phải lập hóa đơn. Cần căn cứ vào từng tình huống và thỏa thuận giữa hai bên để xác định bên thực hiện xử lý hóa đơn.
Trả lại một phần hàng hóa có phải xử lý hóa đơn không?
Có. Nếu hóa đơn đã được lập cho toàn bộ hàng hóa thì phần hàng được trả lại cần được xử lý để giá trị trên hóa đơn phù hợp với giao dịch thực tế.
Đổi sản phẩm khác giá có phải xử lý hóa đơn không?
Có. Khi việc đổi hàng làm thay đổi tổng giá trị giao dịch, hóa đơn cần được xử lý tương ứng.
Khách chưa thanh toán nhưng hóa đơn đã xuất thì sao?
Nếu hóa đơn đã được lập thì việc xử lý hóa đơn vẫn phải căn cứ vào tình trạng thực tế của giao dịch, không chỉ căn cứ vào việc khách hàng đã thanh toán hay chưa.
Có nên lưu biên bản trả hàng không?
Có. Biên bản hoặc thỏa thuận trả hàng là tài liệu hữu ích để chứng minh số lượng, giá trị, nguyên nhân và thời điểm phát sinh nghiệp vụ trả hàng.
13. Kết luận
Khi khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, hộ kinh doanh không nên chỉ thực hiện thao tác trả hàng hoặc hoàn tiền trên phần mềm bán hàng mà cần kiểm tra cả hóa đơn đã phát hành.
Tùy từng trường hợp, việc xử lý có thể liên quan đến hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn do bên mua lập hoặc quy định riêng đối với một số loại tài sản.
Hộ kinh doanh nên lưu đầy đủ hóa đơn, chứng từ trả hàng, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để dữ liệu bán hàng, kế toán và hóa đơn luôn khớp với giao dịch thực tế.
Đây cũng là cách eHKD khuyến nghị để hộ kinh doanh và cửa hàng xử lý nghiệp vụ trả hàng theo một quy trình rõ ràng, hạn chế sai sót về hóa đơn, doanh thu và nghĩa vụ thuế.
eHKD sẽ tiếp tục cập nhật các hướng dẫn về đăng ký kinh doanh, thuế, hóa đơn và kế toán hộ kinh doanh theo hướng dễ hiểu, đúng quy định và có thể áp dụng ngay trong thực tế.
Cập nhật lần cuối: 09/2026.
Lưu ý: Nội dung mang tính hướng dẫn chung. Tùy từng loại hàng hóa, tài sản, tình trạng hóa đơn và giao dịch thực tế, cách xử lý có thể khác nhau. Hộ kinh doanh nên đối chiếu quy định hiện hành hoặc tham khảo ý kiến chuyên môn khi gặp trường hợp đặc thù.
