Xuất hóa đơn có phải ghi chi tiết giờ lập hóa đơn hay giờ giao hàng không?

1. Xuất hóa đơn có phải ghi chi tiết giờ lập hóa đơn hay giờ giao hàng không?

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải thể hiện thời điểm lập hóa đơn theo quy định và hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Như vậy, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải ghi chi tiết giờ lập hóa đơn hoặc giờ giao hàng theo quy định về nội dung hóa đơn nêu trên.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định pháp luật. Việc không bắt buộc ghi giờ trên hóa đơn không có nghĩa là người bán được tùy ý lập hóa đơn vào bất kỳ thời điểm nào.

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể lưu thông tin giờ giao hàng, giờ nghiệm thu hoặc thời gian hoàn thành dịch vụ trên phiếu giao hàng, biên bản bàn giao và các chứng từ liên quan để phục vụ đối chiếu khi cần thiết.

2. Thời điểm lập hóa đơn áp dụng từ ngày 01/07/2026 được xác định thế nào?

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo loại hàng hóa, dịch vụ và đặc điểm của giao dịch.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

Đối với hoạt động bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa.

Đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định tương ứng, trừ các trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định.

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa.

Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục

Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao theo quy định.

Ngoài ra, pháp luật còn quy định thời điểm lập hóa đơn riêng đối với một số hoạt động có tính chất đặc thù như dịch vụ cần đối soát dữ liệu, kinh doanh bất động sản, bán lẻ xăng dầu, vận tải và các ngành nghề khác.

Doanh nghiệp cần căn cứ đúng loại giao dịch để xác định thời điểm lập hóa đơn, không nên chỉ dựa vào ngày thanh toán hoặc thời gian hàng hóa rời kho.

3. Giờ giao hàng có phải là căn cứ xác định thời điểm lập hóa đơn không?

Giờ giao hàng có thể là thông tin quan trọng để xác định thời điểm thực tế diễn ra giao dịch, nhưng không phải trong mọi trường hợp đều được dùng trực tiếp làm căn cứ lập hóa đơn.

Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét thời điểm chuyển giao thực tế và hồ sơ liên quan để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp giao hàng cho khách vào buổi sáng và hoàn tất việc chuyển giao theo quy định trong ngày. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn theo thời điểm được pháp luật quy định cho giao dịch đó.

• Doanh nghiệp giao hàng nhiều lần theo hợp đồng. Mỗi lần giao hàng phải được xem xét để lập hóa đơn cho khối lượng hàng hóa tương ứng theo quy định.

• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có biên bản nghiệm thu hoặc bàn giao theo từng giai đoạn. Thời điểm lập hóa đơn phải căn cứ quy định áp dụng đối với dịch vụ và hồ sơ bàn giao tương ứng.

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên thống nhất dữ liệu giữa bộ phận kinh doanh, kho vận và kế toán; đồng thời lưu phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu để chứng minh thời điểm phát sinh giao dịch.

4. Lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt không?

Có. Việc hóa đơn không bắt buộc phải ghi chi tiết giờ lập hóa đơn hoặc giờ giao hàng không loại trừ trách nhiệm lập hóa đơn đúng thời điểm.

Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt tùy thuộc vào tính chất vi phạm, số lượng hóa đơn và trường hợp cụ thể.

Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Không trì hoãn lập hóa đơn chỉ vì chưa thu được tiền nếu quy định yêu cầu lập hóa đơn tại thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.

• Không tự ý dời ngày lập hóa đơn sang ngày khác để thuận tiện cho việc đối chiếu hoặc hoàn thiện hồ sơ nội bộ.

• Kiểm tra các quy định riêng áp dụng cho ngành nghề và loại giao dịch của doanh nghiệp.

• Rà soát quy trình giao nhận, nghiệm thu và chuyển thông tin cho kế toán để hóa đơn được lập đúng thời điểm.

Khi phát hiện hóa đơn lập sai thời điểm, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất sai sót và thực hiện theo quy định hiện hành; không nên tự ý sửa ngày lập hóa đơn chỉ để khớp với chứng từ giao hàng.

Kết luận

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải thể hiện thời điểm lập hóa đơn theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch; không bắt buộc ghi chi tiết giờ lập hóa đơn hoặc giờ giao hàng theo nội dung hóa đơn được quy định tại điều này.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải xác định và thực hiện đúng thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc lưu giữ thông tin giờ giao hàng, nghiệm thu và bàn giao trên chứng từ liên quan sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc đối chiếu và giải trình khi cần thiết.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.