Trường hợp đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó hủy hoặc chấm dứt giao dịch thì doanh nghiệp phải xử lý hóa đơn điện tử như thế nào? Quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC đã hướng dẫn cụ thể.
Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp giao dịch bị hủy sau khi người bán đã thu tiền trước được thực hiện theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Đáng chú ý, quy định này áp dụng đối với trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ; đồng thời cũng bao gồm một số hoạt động đặc thù như kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán hoặc nhà chuyển nhượng.
Đã xuất hóa đơn thu tiền trước nhưng hủy giao dịch thì xử lý thế nào?
Theo điểm c.4 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, sau đó phát sinh một trong các trường hợp:
Hủy giao dịch;
Chấm dứt giao dịch;
Hủy một phần việc cung cấp dịch vụ;
thì người bán phải điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Như vậy, trường hợp này không xử lý bằng cách bỏ hoặc xóa hóa đơn đã lập mà thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh để phản ánh việc giao dịch bị hủy hoặc phần dịch vụ không tiếp tục được cung cấp.
Hóa đơn điều chỉnh được lập như thế nào?
Việc điều chỉnh được thực hiện theo quy định tại điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán phải thể hiện thông tin để xác định hóa đơn được điều chỉnh, trong đó có dòng nội dung theo hướng:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số..., ký hiệu..., số..., ngày... tháng... năm...”
Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để phản ánh phần giá trị dịch vụ bị hủy hoặc điều chỉnh do giao dịch không tiếp tục thực hiện.
Ai là người lập hóa đơn khi giao dịch bị hủy?
Đối với trường hợp đã thu tiền trước và sau đó hủy hoặc chấm dứt giao dịch, người bán là bên thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn điện tử đã lập.
Quy định này khác với một số trường hợp người mua trả lại hàng hóa, khi các bên có thể thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng. Đối với trường hợp được quy định riêng tại điểm c.4 khoản 5 Điều 10, trách nhiệm điều chỉnh hóa đơn thuộc về người bán.
Có cần lưu hồ sơ, chứng từ khi hủy giao dịch không?
Do nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn phát sinh từ việc giao dịch bị hủy, chấm dứt hoặc dịch vụ bị hủy một phần, doanh nghiệp cần lưu giữ các hồ sơ, chứng từ chứng minh nghiệp vụ thực tế phát sinh.
Đối với các trường hợp thuộc điểm c.1, c.2 và c.3 khoản 5 Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu người bán, người mua có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu cùng hồ sơ hóa đơn các tài liệu liên quan đến việc hủy hoặc chấm dứt giao dịch để có căn cứ giải trình khi cần thiết.
Ví dụ trường hợp hủy giao dịch sau khi thu tiền trước
Doanh nghiệp A cung cấp một dịch vụ có thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền trước. Sau khi khách hàng thanh toán và doanh nghiệp đã xuất hóa đơn, hai bên thống nhất hủy toàn bộ giao dịch trước khi dịch vụ được cung cấp.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp A không hủy hóa đơn đã lập mà phải lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn thu tiền trước theo quy định tại điểm c.4 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Nếu chỉ hủy một phần dịch vụ, hóa đơn cũng được điều chỉnh để phản ánh đúng phần giá trị dịch vụ thực tế không còn thực hiện.
Lưu ý về thời điểm lập hóa đơn khi thu tiền trước
Theo quy định về thời điểm lập hóa đơn tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn thông thường là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Tuy nhiên, nếu người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp tiền đặt cọc theo quy định của pháp luật dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Do đó, việc đã lập hóa đơn ngay khi thu tiền trước là phù hợp với trường hợp thuộc quy định nêu trên. Nếu sau đó giao dịch bị hủy hoặc chấm dứt, doanh nghiệp thực hiện bước tiếp theo là điều chỉnh hóa đơn đã lập.
Kết luận
Trường hợp đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó phát sinh việc hủy, chấm dứt giao dịch hoặc hủy một phần dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn đã lập theo điểm c.4 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Doanh nghiệp cần lưu ý:
Không tự ý xóa hoặc bỏ hóa đơn đã lập;
Lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định;
Thể hiện thông tin xác định hóa đơn được điều chỉnh;
Lưu giữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc hủy hoặc chấm dứt giao dịch;
Đảm bảo việc kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế phù hợp với nghiệp vụ thực tế phát sinh.
