Khi bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình về việc sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có 03 ngày làm việc để giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu. Trường hợp chưa chứng minh được, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình lần 2 trước khi ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Từ ngày 01/07/2026, việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo các quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể yêu cầu người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy người nộp thuế có bao lâu để giải trình? Nếu giải trình chưa đầy đủ thì xử lý thế nào? Khi nào cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
1. Khi nào người nộp thuế bị yêu cầu giải trình về hóa đơn điện tử?
Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong một số trường hợp liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế gửi thông báo điện tử để yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu.
Việc yêu cầu giải trình có thể phát sinh trong các trường hợp như người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn hoặc thuộc trường hợp cần giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Khi nhận được thông báo, người nộp thuế cần kiểm tra kỹ:
Nội dung cơ quan thuế yêu cầu giải trình;
Các hóa đơn hoặc giao dịch được yêu cầu làm rõ;
Thời hạn giải trình;
Tài liệu cần cung cấp;
Hình thức gửi hồ sơ giải trình.
2. Người nộp thuế có bao nhiêu ngày để giải trình?
Người nộp thuế có 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử để thực hiện giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu.
Người nộp thuế có thể thực hiện giải trình theo một trong các hình thức:
Đến trực tiếp cơ quan thuế để giải trình;
Giải trình bằng văn bản;
Giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu bằng phương thức điện tử.
Như vậy, khi nhận được thông báo, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cần lưu ý thời hạn 03 ngày làm việc để tránh quá hạn.
3. Trong thời gian giải trình có được xuất hóa đơn điện tử không?
Có.
Trong thời gian giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu, người nộp thuế thực hiện sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh theo quy định.
Điều này có nghĩa là trong thời gian chờ cơ quan thuế xem xét nội dung giải trình, người nộp thuế không thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử theo phương thức thông thường mà thực hiện theo quy định về hóa đơn theo từng lần phát sinh.
Do đó, khi nhận được yêu cầu giải trình, người nộp thuế cần chủ động chuẩn bị hồ sơ để vừa đáp ứng thời hạn giải trình vừa bảo đảm việc lập hóa đơn cho các giao dịch phát sinh đúng quy định.
4. Nếu giải trình đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định thì sao?
Trường hợp người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật, người nộp thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Có thể hiểu trình tự cơ bản như sau:
Nhận thông báo → Giải trình trong 03 ngày làm việc → Cung cấp đầy đủ tài liệu → Chứng minh việc sử dụng hóa đơn đúng quy định → Tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Vì vậy, người nộp thuế nên chuẩn bị các hồ sơ, chứng từ liên quan để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch và việc sử dụng hóa đơn điện tử.
5. Nếu giải trình lần đầu nhưng chưa chứng minh được thì xử lý thế nào?
Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu nhưng chưa chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2 yêu cầu người nộp thuế tiếp tục giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu.
Người nộp thuế tiếp tục có 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử lần 2 để thực hiện giải trình.
Như vậy, người nộp thuế có thêm một cơ hội để bổ sung hồ sơ, tài liệu và làm rõ các nội dung mà cơ quan thuế yêu cầu.
6. Khi nào cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Có hai trường hợp đáng lưu ý.
Trường hợp 1: Giải trình lần 2 nhưng vẫn không chứng minh được
Nếu sau khi giải trình theo thông báo lần 2 mà người nộp thuế vẫn không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, cơ quan thuế ban hành thông báo về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định.
Trường hợp 2: Không giải trình đúng thời hạn
Nếu người nộp thuế không giải trình hoặc không bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn được thông báo, cơ quan thuế cũng có thể ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Do đó, khi nhận được thông báo yêu cầu giải trình, người nộp thuế không nên bỏ qua hoặc chờ đến khi hết hạn mới xử lý.
7. Quy trình giải trình khi bị yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Có thể tóm tắt quy trình theo các bước sau:
Bước | Nội dung thực hiện |
|---|---|
1 | Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử yêu cầu giải trình, bổ sung |
2 | Người nộp thuế kiểm tra nội dung và thời hạn giải trình |
3 | Chuẩn bị nội dung giải trình và tài liệu chứng minh |
4 | Gửi giải trình trong 03 ngày làm việc |
5 | Nếu chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định → tiếp tục sử dụng |
6 | Nếu chưa chứng minh được → cơ quan thuế gửi thông báo lần 2 |
7 | Người nộp thuế tiếp tục giải trình trong 03 ngày làm việc |
8 | Nếu vẫn không chứng minh được → cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử |
8. Người nộp thuế nên chuẩn bị những tài liệu gì khi giải trình?
Tùy nội dung cơ quan thuế yêu cầu, người nộp thuế cần chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến giao dịch và hóa đơn được yêu cầu làm rõ.
Có thể bao gồm:
Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
Đơn đặt hàng;
Phiếu xuất kho, nhập kho;
Biên bản giao nhận hàng hóa;
Chứng từ thanh toán;
Hồ sơ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
Hóa đơn điện tử;
Hồ sơ kê khai thuế có liên quan;
Các tài liệu khác theo yêu cầu cụ thể của cơ quan thuế.
Nội dung giải trình nên trình bày rõ từng vấn đề mà cơ quan thuế yêu cầu, đồng thời đính kèm tài liệu chứng minh tương ứng.
9. Những trường hợp nào phải ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử gồm nhiều trường hợp như:
Chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
Tạm ngừng kinh doanh;
Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử;
Sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ;
Lập hóa đơn điện tử phục vụ việc bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền;
Bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh trong một số trường hợp;
Không còn đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;
Một số trường hợp thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không khớp hoặc không đầy đủ;
Bị xác định có hành vi trốn thuế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp;
Thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo quy định.
Do đó, không phải mọi trường hợp đều được giải trình theo cùng một quy trình. Người nộp thuế cần xác định chính xác lý do cơ quan thuế yêu cầu ngừng hoặc giải trình để thực hiện đúng thủ tục.
10. Mẫu thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử năm 2026
Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và ban hành các biểu mẫu liên quan đến hóa đơn điện tử tại các phụ lục kèm theo.
Trong đó, Mẫu số 01/TB-NSD được sử dụng cho thông báo về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Người nộp thuế cần lưu ý phân biệt giữa:
Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung: là bước để cơ quan thuế yêu cầu người nộp thuế làm rõ thông tin;
Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: được ban hành khi thuộc trường hợp phải ngừng sử dụng theo quy định hoặc không đáp ứng yêu cầu sau quá trình giải trình.
11. Ví dụ về trình tự giải trình
Công ty A nhận được thông báo điện tử của cơ quan thuế yêu cầu giải trình về một số hóa đơn điện tử.
Ngày cơ quan thuế gửi thông báo là thứ Hai.
Công ty A cần:
Kiểm tra nội dung thông báo;
Xác định các hóa đơn và giao dịch cần giải trình;
Chuẩn bị hợp đồng, chứng từ giao hàng, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan;
Lập nội dung giải trình;
Gửi hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc.
Nếu hồ sơ đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định, Công ty A được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Nếu chưa chứng minh được, cơ quan thuế có thể gửi thông báo lần 2. Công ty A tiếp tục có 03 ngày làm việc để giải trình, bổ sung.
Nếu sau lần 2 vẫn không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định, cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
12. Lưu ý khi nhận thông báo yêu cầu giải trình hóa đơn điện tử
Khi nhận được thông báo, người nộp thuế nên lưu ý:
Thứ nhất, kiểm tra ngay thời hạn giải trình.
Thời hạn thông thường trong trường hợp này là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử.
Thứ hai, không chỉ giải trình bằng lời.
Nội dung giải trình nên đi kèm hồ sơ, chứng từ để chứng minh cho từng vấn đề được yêu cầu làm rõ.
Thứ ba, kiểm tra từng hóa đơn được yêu cầu.
Cần đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, giao hàng, thanh toán, kê khai thuế và các chứng từ liên quan.
Thứ tư, nếu nhận thông báo lần 2 thì tiếp tục xử lý đúng hạn.
Thông báo lần 2 vẫn có thời hạn giải trình 03 ngày làm việc.
Thứ năm, không bỏ qua thông báo của cơ quan thuế.
Nếu hết thời hạn mà không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu, cơ quan thuế có thể ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Kết luận
Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử để thực hiện.
Nếu giải trình đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, người nộp thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Nếu chưa chứng minh được, cơ quan thuế có thể gửi thông báo lần 2 và người nộp thuế tiếp tục có 03 ngày làm việc để giải trình, bổ sung.
Trường hợp sau lần 2 vẫn không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định hoặc người nộp thuế không thực hiện giải trình trong thời hạn được yêu cầu, cơ quan thuế có thể ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
