Doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử khi nào sau khi bị ngừng sử dụng? Cập nhật 05 trường hợp và quy định giải trình, sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh từ 01/07/2026.
Từ ngày 01/07/2026, việc ngừng, tạm ngừng và tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Vậy doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi nào và trong trường hợp nào được tiếp tục sử dụng?
1. Khi nào doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo khoản 3 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được tiếp tục sử dụng khi thuộc một trong các trường hợp sau:
Đã thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh.
Được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế.
Cơ quan thuế ban hành quyết định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
Qua kiểm tra, cơ quan thuế xác định người nộp thuế không còn thuộc diện rủi ro cao.
Có thông báo của cơ quan chức năng theo quy định.
Như vậy, việc bị ngừng sử dụng hóa đơn không đồng nghĩa doanh nghiệp bị mất quyền sử dụng hóa đơn vĩnh viễn. Khi nguyên nhân dẫn đến việc ngừng sử dụng được xử lý và thuộc một trong các trường hợp trên, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Trong thời gian giải trình, doanh nghiệp có được xuất hóa đơn không?
Có.
Trường hợp cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện giải trình trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
Trong thời gian này, doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh theo quy định.
Nếu doanh nghiệp giải trình, bổ sung đầy đủ hồ sơ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Nếu lần giải trình đầu tiên chưa chứng minh được, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Doanh nghiệp tiếp tục có 03 ngày làm việc để giải trình, bổ sung.
Nếu sau lần 2 vẫn không chứng minh được hoặc doanh nghiệp không thực hiện giải trình đúng thời hạn, cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Những trường hợp nào bị ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, một số trường hợp đáng chú ý gồm:
Chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
Tạm ngừng kinh doanh;
Có quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để cưỡng chế nợ thuế;
Thuộc trường hợp phải giải trình, bổ sung thông tin nhưng không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định;
Một số trường hợp khác theo quy định về quản lý hóa đơn điện tử.
Quy định này áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thuộc diện áp dụng.
4. Khi nào bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn?
Theo Điều 69 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn được áp dụng đối với người nộp thuế trong một số trường hợp như:
Không đủ điều kiện để áp dụng hoặc không có khả năng thu hồi tiền thuế nợ bằng biện pháp trích tiền từ tài khoản, phong tỏa tài khoản;
Đã áp dụng biện pháp trích tiền từ tài khoản, phong tỏa tài khoản nhưng quá thời hạn quy định vẫn chưa thu đủ tiền thuế nợ;
Thuộc các trường hợp cưỡng chế theo Luật Quản lý thuế;
Cơ quan hải quan hoặc cơ quan nhà nước, tổ chức được giao quản lý khoản thu đề nghị áp dụng biện pháp cưỡng chế này.
Hóa đơn bị ngừng sử dụng có thể bao gồm hóa đơn điện tử có mã, không có mã và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
5. Bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn có được xuất hóa đơn không?
Trong thời gian đang bị cưỡng chế, doanh nghiệp vẫn có thể được cơ quan thuế cho sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
Theo khoản 4 Điều 69 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, người nộp thuế phải có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn và nộp ngay vào ngân sách nhà nước số tiền thuế nợ đang bị cưỡng chế ít nhất bằng 18% tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn trước khi được cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh.
Do đó, cần phân biệt:
Được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử: khi đã xử lý nguyên nhân dẫn đến việc ngừng sử dụng và thuộc trường hợp được tiếp tục sử dụng.
Được sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh: áp dụng trong một số trường hợp đặc thù, chẳng hạn đang bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn nhưng đáp ứng điều kiện theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
6. Doanh nghiệp cần làm gì khi bị yêu cầu giải trình về hóa đơn?
Khi nhận được thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp nên:
Kiểm tra nội dung thông báo và nguyên nhân bị yêu cầu giải trình.
Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu chứng minh hoạt động kinh doanh và việc sử dụng hóa đơn.
Thực hiện giải trình trong 03 ngày làm việc.
Theo dõi kết quả giải trình.
Nếu nhận thông báo lần 2, tiếp tục bổ sung hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc.
Chỉ sử dụng hóa đơn theo đúng phương thức được phép trong thời gian giải trình.
Nếu chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
7. Ví dụ
Công ty A bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Công ty A có 03 ngày làm việc để giải trình và bổ sung tài liệu.
Sau khi kiểm tra, Công ty A cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh việc sử dụng hóa đơn đúng quy định.
Khi đó, Công ty A được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Ngược lại, nếu Công ty A không giải trình đúng thời hạn hoặc sau lần giải trình thứ hai vẫn không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định, cơ quan thuế có thể ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
8. Lưu ý khi doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp không nên tự ý lập và sử dụng hóa đơn điện tử khi chưa được phép.
Đặc biệt, việc sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký với cơ quan thuế được xác định là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Doanh nghiệp cần xác định rõ mình đang thuộc trường hợp:
Tạm ngừng sử dụng hóa đơn;
Bị ngừng sử dụng hóa đơn;
Đang trong thời gian giải trình;
Được sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh; hoặc
Đã đủ điều kiện để tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử sau khi bị ngừng sử dụng nếu thuộc một trong 05 trường hợp: đã thông báo tiếp tục kinh doanh, được khôi phục mã số thuế, được chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế, được xác định không còn thuộc diện rủi ro cao hoặc có thông báo của cơ quan chức năng.
Trong thời gian giải trình, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh theo quy định. Vì vậy, khi nhận thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần nhanh chóng chuẩn bị hồ sơ và thực hiện giải trình đúng thời hạn.
